なぜかうまくいく"報告"の技術
こんにちは。たかっちです。
「その報告は、なぜか分かりやすいね」
上司のその一言に、私は戸惑いました。
特別なことはしていないのに。
でも、製造現場で学んだある習慣が、
知らず知らずのうちに活きていたんです。
Web担当になって間もない頃。
毎週の進捗報告に頭を悩ませていました。
「アクセス数は...」
「コンバージョン率が...」
「直帰率の推移を...」
データを並べれば並べるほど、
会議室の空気が重くなっていく。
そんなとき、製造現場での光景が蘇りました。
真夜中の設備トラブル。
当直の先輩は、眠い目をこすりながら、
最初にこう聞いてきたんです。
「で、結局どうしたいの？」
その瞬間、全てが明確になりました。
「報告は、逆算で組み立てる」
目的から逆に考えていく。
製造現場で学んだこの習慣が、
報告の質を変えていったんです。
変更前
「まず数値の説明から...」
「次に分析結果を...」
「最後に今後の対策を...」
変更後
「このままでは売り逃しの危険があります」
「なぜなら、こんなデータが...」
「だから、こうしたいんです」
すると、不思議な変化がありました。
会議での質問が的確になり、
議論が深まり、
決定までの時間が短くなっていきました。
【分かりやすい報告の技】
最初の一言で、全てが決まる。
私なりの実践法
１ 結論を先に
まるでニュースの見出しのようにしてみる。
「何が」「どうした」を
最初の一言に込める。
２ 理由は簡潔に
「なぜなら」を3つまでにする。
優先順位をつけて、
本質的なものだけをピックアップする。
３ 提案は具体的に
「いつまでに」「何を」「どうするか」。
曖昧さを排除して、
次のアクションを明確にすること。
先日、5歳の娘が自分の一日を報告してくれました。
「ねえパパ、今日ね、サンドイッチ作ったの！」
「まず、パンを出して、それからバターを塗って、
ハムを置いて、最後にもうひとつのパンで閉じたの！」
その瞬間、私は思わず「完璧な報告だね」と笑ってしまいました。
何をして、どうやって、結果はどうだったか。
シンプルで、伝わりやすい。
時に、子供の無意識な言葉の中に、 本質が隠れているのかもしれません。
PS：今日も報告資料を作ります。
娘のサンドイッチ報告を思い出しながら。
大人は時々、単純なことを 複雑にしすぎてしまうんですよね。
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