見出し画像

【macユーザーへ】やってらんねえフォルダ整理は『Hazel』で効率化｜初心者OK！の使い方解説

株式会社fūun

◾️こんな便利記事です
・フォルダ整理は人間がやらなくても良い仕事なので『Hazel』を使おう
・フォルダ整理を自動化して仕事の『やってらんねえ』を解消しよう

◾️こんな方へオススメの内容です
・デザイン作業や事務作業で、データがどんどん溜まってくる
・デスクトップにスクショが溜まりまくっている
・ダウンロードフォルダが混沌としている
・ファイルは自分で指定のフォルダへ移動して欲しい
・自動化アプリの設定が不安
・1回呑みに行くのを我慢してでも仕事を効率化したい

えーと、google spreadsheetで請求書を作って、pdfでダウンロードして、メールに添付…って、ダウンロードフォルダがぐちゃぐちゃで、今ダウンロードした最新ファイルはどこ…！？もう〜〜〜！！

えーと、えーと…デスクトップに置いたあのファイルを選択…って、数日前のスクリーンショットでデスクトップが埋まってるうううう！！！！えーーん！！！


……フォルダ整理、やってらんねえよ！！！！！！

めんどくさいよおおおおおおおおおお

こんにちは、東京のweb制作会社・fūunのみねこです！

みねこはwebディレクターをメインで担当しているものの、デザイン・動画編集・事務も担当しています。そうすると大変なのが、ファイル整理。

結論からお伝えしますと、ファイル整理は、人間がやらなくてもいい仕事のうちの一つです。私は多少のお金を払ってやらなくて済むなら、そうした方が良いな…と思っています。

『Hazel』で出来る事の例

ファイル整理って、正に『結果は必要だがその作業自体は無駄』な仕事なのですよね。…誰かがやってくれるなら、やって欲しい！！

・保存したスクリーンショットをリネーム、5分後に削除

・動画と画像を分類して別々のフォルダに移動

・1ヶ月間開かなかったプロジェクトフォルダを任意のフォルダに移動。フォルダのタグを「OLD」にして、カラーラベルを灰色に

・指定のフォルダに画像が保存された場合、Automatorのワークフローを発動させて自動でサイズ変更

・フォルダに画像が保存された時はフォルダの名前を使ってリネーム（例:「hazel」フォルダ→hazel-01.jpg、hazel-02.jpgとリネーム）

等、「結果は必要だがその作業自体は無駄」なファイル整理を強力にサポートしてくれます。

https://www.doghands.com/introduce-hazel/

…という事で、今日は有料だけどもうやってらんねえフォルダ整理を自動化してくれるアプリの紹介をしていきます。

最初の設定はありますが、その辺は、私が設定したオススメの内容をまとめていますので、自動化アプリを使った事がなくて、ちょっと不安…という方も是非、参考にしてみてくださいね。

自動ファイル整理アプリ『Hazel』のダウンロードはこちらから

Hazelはとっても便利な自動ファイル操作アプリ！
地味〜に作業時間を削ってくる、ファイルの整理や削除などの作業を自動化してくれるので、お仕事効率がスーパーパワーアップします！

まずは公式サイトからアプリをダウンロード！

1回だけ呑みに行くのを我慢して、アプリに投資してみよう

Hazelは有料アプリ。私が使っているのは『Hazel6』です。日本円にすると6500円くらい(2024年10月現在)ですが、1回呑みに行くのを我慢する位で、日頃の仕事の『やってらんねえ』を回避出来るので、買ってよかったなあ…と思える価格帯なんじゃないかなと思っています。

無料だと、一応Macの標準アプリ『automator』でも似た作業は可能ではあるのですが、私にはハイスペックすぎて設定がしんどくなっちゃいました。

程よい範囲で効率化したい、設定の難易度もやさしめのアプリが良い！という方には、Hazelをやっぱりオススメします。

呑みに行くのを我慢して、よかった。

Noodlesoft – Simply Useful Software

有料のハードルを超え、無事、ダウンロードができたら、次は私がいつも使っているアプリ内の設定を共有しますので、チャチャっと設定をしてしまいましょう。

😌地味にストレスな、デスクトップに溜まるスクショを自動削除

気付くとデスクトップに溜まっている『スクリーンショット』。
忙しい時に程、目に付く彼らは、塵も積もれば山となる『やってらんねえ』の要因の一つです。

Hazelをダウンロードしたら、3日経ったら自動でスクリーンショットを消しちゃう、というカンタンかつ実用度の高い設定をまず最初にしてしまいましょう。

設定手順

以下の説明は、このアプリの上の部分をメニューと勝手に呼びます。

メニュー、便利な言葉

【１】『メニュー』＞『Add Folder』＞『デスクトップ』を選択
【２】『メニュー』＞『Add Rule』をクリック
【３】『Name』エリアに、整理整頓用のルール名を設定

【３】についての補足
『Name』エリアに入れるのは、整理用のルール名なので、『スクショを3日で削除』など、自分がわかりやすい名前で大丈夫です。

【４】『if ”all” af the following are met』を選択

【４】についての補足
””の中はall,any,noneが選べます。
all,any,noneのそれぞれ使い分けは以下になります。

if ”all” af the following are met：以下の「すべて」が満たされている場合
if ”any” af the following are met：以下の「いずれか」が満たされる場合
if ”none” af the following are met：以下の条件が「なし」の場合

【５】処理対象ファイルの条件を以下の様に追加

  • Name contains 『スクリーンショット』：ファイル名に『スクリーンショット』を含む

  • Date Added is in the last 3 days ：追加日から3日経過

【６】最後に、指定したファイルをどんな処理をするか設定

  • Move to Folder:Trash ：ゴミ箱に移動

【７】saveして完了です！

無事、設定出来たら、こんな画面になっているはずです。

設定完了

今すぐ設定を適用させたい時は、ルールのチェックをアクティブにして、『メニュー』から『Action』＞『Run rules now』を実行してくださいね。

デスクトップ、すっきり〜〜〜〜〜！！！

😌ダウンロードフォルダの古い書類は、大事なファイルだけ移動＆不要ファイルは削除

ダウンロードフォルダの整理で面倒なのは、画像や写真など、またいつか使う事があるかもしれない素材と、そうでない素材の振り分け。

定期的に整理すればいいのかもしれませんが…
そんなの、やってらんねえ！！！！

大事なファイルだけ振り分けて、1週間触っていないファイルは消す設定を入れましょう。

設定手順

【１】『メニュー』＞『Add Folder』＞『ダウンロード』を選択
【２】『メニュー』＞『Add Rule』をクリック
【３】『Name』エリアに、整理整頓用のルール名を設定

ここまでは、先の『デスクトップのスクショの自動削除』とほぼ同じ。

【３】についての補足
今回は、消したくないファイルごとに、指定のフォルダに移動をさせる設定なので、『見積もり書の整理』、『請求書類の整理』、『zip整理』など、それぞれ自分の守りたいファイルを一気に整理しましょう。

【４】『if ”all” af the following are met』を選択
例えば、『見積もり書類の整理』というルールだったら、ファイル名に『請求』を含んだら、『00_請求』というフォルダに移動する様になっています。

名前に「請求」を含んだら即移動

よりざっくりとした指定として、拡張子の指定も可能です。これを行う事で、ロゴデータやイラストデータなど、svgやepsで作られがちな重要素材も丸っと移動できます。

拡張子指定でフォルダー移動も

【５】処理対象ファイルの条件を以下の様に追加

  • Name contains 『一週間以上触っていない古い書類は削除』

  • Date Last Opened is before This Week ：追加日から一週間経過

【６】最後に、指定したファイルをどんな処理をするか設定

  • Move to Folder:Trash ：ゴミ箱に移動

そして1週間触っていないファイルは消す

【７】saveして完了です！

これで、大事なファイルを指定の場所で保管しつつ、いらないファイルとはバイバイできます！

うおおおお、すっきりい〜〜〜〜〜🤩

😌経理関係書類は、Renameして更に綺麗に整理整頓

各会社から送られてきた請求書のファイル名がぐちゃぐちゃだああああ、ぐおおおおおおお…！！！！！

きええええええええええ

…なんて感情、事務や経理を兼任する、総務やフリーランスの皆さんなら感じた事もあるかと思います。

Hazelに頼んで、強制的に名前の先頭に『2024-10_』みたいなのを付けて管理しやすくしていきましょう。

設定方法

【１】『メニュー』＞『Add Folder』＞『ダウンロード』を選択
【２】『メニュー』＞『Add Rule』をクリック
【３】『Name』エリアに、整理整頓用のルール名を設定
【４】『if ”all(かany,none)” af the following are met』を選択
【５】処理対象ファイルの条件を追加
【６】最後に、指定したファイルをどんな処理をするか設定

  • Rename ：名付けルールを指定

  • Move to Folder ：rename後に移動したいフォルダを指定

Renameについての補足
基本的な設定は同じですが、Renameの中でさらに『▼』をクリックすると細かく設定が可能です。『yyyy_mm_dd』も『yyyy_mm』も設定できちゃいます。

【７】saveして完了です！

このRenameを応用すると、フォルダに画像が保存された時はフォルダの名前を使って『mineko』フォルダ→mineko-01.jpg、mineko-02.jpg…とRename出来たりもするので、なかなか汎用性の高い設定でもあります。

😭設定がうまくいかない〜〜〜という時

設定がうまくいってない…？という時は、大体、条件指定が失敗しているケースがほとんどです。

Hazelは2つのプレビュー機能があるので、設定をしたけど、不安な時、設定をしたけど、うまくいかない…という時はそちらで確認してみましょう！

【対策１】条件を作る時に『Preview Rules』でサンプルチェック

『メニュー』＞『Preview Rules』をクリックすると、対象フォルダの中から1つのファイルを選べます。

メニューはこの、画面上の所

条件に合えばグリーンの☑️、NGであれば赤く表示されるため、複雑な条件を組みたい時はオススメな機能です。絶対、大事な素材は間違って消さないぞ！

有償素材は守りたいですよね。

【対策２】条件を作ったら『Rule Status』で適応確認

『メニュー』＞『Rule Status』をクリックすると対象フォルダーの中の該当ファイルがでてきます。
複数のルールをチェックして実行すれば、溢れている条件が分かる便利な機能となっているので、しっかりと見ていきましょう。

確認して、安心して寝よう

😭英語の指定が分からない〜〜〜という時

私も英語が苦手なので、英単語帳をいっぱい調べてみました！
困ったらここを見れば、基本的な指定は確認できるかな、と思います。

◾️Hazelの設定における頻出英単語

if ”any” af the following are met：以下のどれかに該当する場合
if ”all” af the following are met：以下のすべてに該当する場合
if ”none” af the following are met：以下のいずれにも該当しない場合

date last modified：最終更新日
date added：追加日
date created：作成日
date last opende：最後に開いた日付
date last matched：最後に一致した日
curent time：現在時刻
is in the last：過去〜（is in the last 3days：過去三日間）
is in the next：次の
throw away if duplicate：重複している場合は破棄する
throw the file away：ファイルを捨てる
replace the exisiting files：既存のファイルを置き換える

contains：含む
is after：〜以降
is before：〜以前 
duplicate：重複

こういう事を質問できる人が相談役に欲しい方へ

今回、記事をお送りしたwebディレクター・『みねこ』は、fūunという、東京のweb制作会社で、中小企業さんや、スタートアップ企業さんのお手伝いしています。

普段はweb周りの全てのお困り事を解決しています

具体的にいうと、『webマーケティング』や『ブランディング』『webサイト制作』などを通じて、そういった会社さんの事業推進をサポートしています。

◾️私たちが出来る事
①魅力を引き出す事：ブランディング
②情報を整理して、表現でユーザーに届ける事：設計・企画
③いつでもなんでも気軽に相談できる事：運用支援
④必要なピースを一緒に探す事：コンサルティング

https://fu-un.com/service/

で、その中で、集客施策が〜とか、採用戦略が〜とか、サイトのリニューアルが〜とかそういった戦略や企画、制作のお悩み以外で、よくあるのが、この作業って、もっと効率化できない？という業務効率化や、DX化について。

つまり、今回の様な、『結構困ってるけど、誰に聞いたら良いか分からない』様なweb周りのお悩みです。

実は私たちは、企画や制作以外だけではなく、事業推進の一環として、『webの事をなんでも相談できる人』としてのお手伝い＝webコンサルティング事業も行っています。

イメージは隣のデスクにいる、いつでもなんでも気軽に相談できる人です。

こんな距離感をイメージしてください

『レンタルweb担』で今回の様な事からweb制作まで相談出来ます

中小企業さんや、スタートアップ企業さんって、リソースが限られている分、こんなあるあるが発生しがちです。

📝レンタルweb担の資料ダウンロードはこちら

こんな資料ですよ

それは、事業を推進する際に、戦略や施策の企画・実施と並行して、業務改善や効率化を行わないと、延々、内製化できない…コンサルティングに頼る事でしか事業を強化できない…という状態。

最近では、『web担』でこんなご支援をしました

そして、web業界って、その両軸を任せられるマルチ人材って結構少なかったりもします。(全部できる人は、中小企業さんや、スタートアップ企業さんが頼めない金額帯で受注する事がほとんどなので)

fūunは、『痒い所に手が届く』会社です

でも、私、みねこが所属する、fūunは、そんなギャップを埋め埋めする会社でありたいと思っています。

少数精鋭！

エンジニア、webディレクター兼デザイナー(みねこ)、アートディレクター兼ライターという、web制作における最小単位のチームをつくり、マーケティングもブランディングも出来て、クリエイティブ制作まで、低コストながらも一気通貫で対応できる体制を構築しています。

こんな事もできる？予算がこれ位なんだけど…の相談、もちろん無料で受け付けています

…という訳で、何か集約や販促などのマーケティングやブランディングの事、web制作の事、web制作じゃないけど、業務効率化に関わる事…。

そんなモヤモヤを無料でヒアリングし、アドバイスする時間をとっています。以下のSpirから、zoom打ち合わせの時間を入れられるので、興味のある方はぜひ、話しかけてくれたら嬉しいです。

無料相談のご予約は以下よりお申し込みくださいませ！

テキストベースで相談してみたい方は、以下よりお問い合わせくださいね

以上、『みねこ』からお送りしました！

今までのみねこの記事。こんな人間です。

普段は、たぬきに似てる夫と共に、愉快に暮らしています

私たちに少しでも興味を持ってくださる方や、お悩みを安心して話せるかもな〜と感じる方がいらっしゃったら、ぜひ一緒にお話ししたいです。

みねこはレモンサワーが好きなので、お近づきになった暁には、一緒に呑みましょう。

…以上です。
ここまでお読みになっていただき、ありがとうございました！

いいなと思ったら応援しよう！

この記事が参加している募集

#企業のnote

with note pro

17,218件

#おすすめアプリ

4,337件