372日目 管理できないなら、管理できるプロセスを構築し、自動化して管理できるようにする

4度目の緊急事態宣言が出そうです。
4回目だと、緊急度を感じにくくなりますね。

さて、業務を行っていて不都合な事が発生すると「管理が甘かった」という言い訳を良く聞きます。

じゃあ、ガチガチの管理をすれば良いのか？というとそれは違います。

もともと管理できていない状態で、それをやるともっと管理できなくなります。

何か理由があって管理の必要性があると思いますが、管理しなくても、管理することによって得られる効果が得られれば良いのです。

管理をしなくても良い状態になるのは理想ですが、現実的に難しい事が多いので、簡単な管理、つまりは管理できるプロセスを構築し、自動化する必要があります。

例えば、普通の人はお金を貯めたいですが、思ったほど貯まらないというと人が多いのではないでしょうか？

なので、お金を管理して、「貯蓄額を増やそう」とします。

お金の管理は簡単で、収入と支出を記録し、差額が貯蓄額になります。

収入の記録は大抵の場合、銀行の振込なので、定期的に振り込まれるので、振込額を確認すれば良いです。

難しいのは支出の方です。
クレジットカードで支払ったり、QR決済で支払ったり、引き落としであったり、現金で支払ったりします。

これらをどの頻度で情報を集めるのか決めないといけません。
月1回としても、忙しくて集計するのを忘れてしまうかもしれません。

頻度を上げても下げても解決策になりません。

そのような場合、アグリゲーションアプリを使って、集計を自動化し、管理に時間をかけなくても良い状態にする必要があります。

ただ、現金の場合は、自動で集計できないので、手動で管理する必要があります。

現金だけ入力作業が必要ですが、なるべく現金を使わないように意識して、どうしても現金しか使えない場合に現金を使って、手動で記録するというようにすれば、管理できるようになるかもしれません。

管理できている状態にすると、どの支出が多いのかが見えてきて、どのような対策を立てれば良いのかわかってきます。

このようにやる事が明確だが、管理できない場合は、プロセスを描いてみて、自動化できる部分は自動化して、手動でやらなければいけない部分を明確にし、手動でやる作業が最小化できる行動をすると良いです。