603,604日目 プレゼンの質疑応答スキル
プレゼンの資料や原稿は準備したのを披露するだけですが、質疑応答は準備しても、想定外の質問をされることがあります。
質疑応答のゴールは、質問者に理解を促し、納得させる事です。
質問内容が想定内でも、想定外でも、
まずやるべきことは質問内容を正しく解釈することです。
質問内容がぼやっとしている場合、聞き返して質問内容を明確にしましょう。
「うまくいってる？」って質問が来た場合、
何がうまく進んでいるのか明確にしましょう。
「スケジュール通り進んでいるのか？」とか、
「コスト削減が進捗しているのか？」とか
「顧客とのコミュニケーションが良好と言うことなのか？」とか。
質疑応答は時間が限られていることが多いです。
そのため質問内容も短くなりがちです。
質問者の意図を解釈できないまま回答してしまい、質問者が納得できないまま打ち切られてしまう事が多々あります。
これは時間の無駄です。
質問内容が明確になったら、次は回答の仕方です。
「結論→理由→根拠」の順に説明します。
まず、結論を言います。
「スケジュール通り進んでいません。」とか
「コスト削減は半分くらいまで進みました。」とか
「顧客とのコミュニケーションは良くありません。」とか。
その次に、理由を述べます。
「コロナの影響で、物流が止まっており、作業ができません。」とか
「複数の会社から見積を取得できたので、発注先候補を決める事ができました。」とか
「オンライン会議になってしまい、非公式な情報を入手できていないため、顧客の本音の部分がわからない。」とか。
最後に、根拠を述べます。
「部品は現時点で、インドにあり出荷は3日後です。」とか、
「削減額は最安値の会社で、当初の予算比の76%です。」とか、
「昨日もオンラインの打合せがあったが、議題に沿って話を進めたたけでした。コロナ前なら接待して、顧客に社内の様子を聞く事ができたが、今はそう言った話ができない。」とか。
結論と理由だけで終わってしまったり、理由を説明してから結論を言ったりしてしまう場合が多々あります。
順番を変えるだけで、聞き手の理解度が変わります。
また、根拠がないと、
「本当なのかな？」と納得度が低いままになってしまう可能性があります。
短い時間で聞き手に理解してもらう場合は、結論から話しましょう。