644日目 紙でやっていたプロセスを変える必要がある。
20年前に構築されたデジタル化されたシステムは、既存の紙でやっていたプロセスをそのままデジタル化してた状態です。
つい最近まで、紙でやっていた作業のデジタル化も似たようなものです。
プロセスを変える事より、デジタル化そのものが目的で、効果も出ていたと思います。
承認欄に判子を押す作業が、承認ボタンを押す作業になって業務の流れ作業はあまり変わっていません。
システム化されているので、データの集計や分析をする際はかなり効率化されます。
ただ、データを直接参照することが出来ず、CSVファイルを吐き出す機能しかないので、現場で最新の自動で最新の情報を表示するなどの簡単なビューをつくるだけでも、ちょっとめんどくさいプログラムを書かないといけません。
紙でやっていた時代は、数える人を雇って分析すればよかったのですが、システムの話になるとアレルギー反応を起こして、紙の時代にやっていたような分析すらやらなくなり、クリックすることが仕事のようになってしまっていることがあります。
デジタル化をすると、デジタルにあったやり方でさらに効率化が可能ですが、
デジタルの作業を覚えるのが精一杯、
ブラックボックス化されて仕組みまでよくわからない、
デジタルアレルギーという副作用、
など
新たな課題が発生します。
この課題は厄介です。
ここを乗り越えないと、プロセスを変える部分まで手が出せません。
紙でやっていた時代のプロセスで共通している課題は、
「組織を縦割り化した状態で最適化が図られている」ということです。
紙の時代は、部長に情報が配布され、その情報を部長が課長に、課長が部下に情報を伝達していました。
これをデジタル上で再現しているプロセスは多々あります。
また、仕事の基本は報連相、マイクロマネジメントは良くないという管理者が楽できる仕組みを作ってしまっていると、ほぼ改善は不可能でしょう。
このような、プロセスを破壊するにはトップダウンで楽をしている管理職に仕事をさせることが重要となってきます。
部下の細部まで業務を把握する、
部下からの報連相を待たずに自ら情報を得に行く、
という行動に変えなければいけません。
部下の細部まで業務を把握ることや部下からの報連相を待たずに自ら情報を得に行くことは、情報を社内の誰でもがアクセスできる状態にして、検索して見つける、ほしい情報を自ら吸い上げると言った情報処理技術を必要とします。
デジタル化していないと出来なかったことです。
これらを使いこなせるようになると、縦割り化した情報伝達は伝達時間を遅らせる邪魔でしかありません。
お金の話は経理部門中心に動いているため、月次の集計、四半期の集計と言った無駄な区切りが発生していたりします。
リアルタイムで把握できる状態にしておけば、月末の情報を見るだけで良く、月次の集計は不要です。
プロセス変えることは、やればいいだけの話です。
しかし、なかなか進まないのはこのような
「過去のしがらみ」と
うまくサボる機能を壊したくないという
「無意識の抵抗勢力」が
見えない状態でごびりついているからかもしれません。
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