5W1H、人にモノを頼むときに使うべきもの、使うべきでないもの

2021年7月27日 07:20

5W1H(Why, What, When, Who, Where, How)のことを指しますが、会社の業務上、人に何かをお願いするときはこれを駆使することが重要です。

「仕事を頼んだのに思っていた通りの成果が出てこなかった」という経験は誰しもが持っているものではないでしょうか。

あれほど速く出せと言っていたのに遅かったり、欲しかったものと全く違うものが出てきてやり直しさせたり、とてもイライラしますよね。

ですがそれは依頼者側にも問題があるかもしれません。

5Wを伝えていますか？

いつまでに
誰に
(どこで)
何を出して欲しいのか
それはなぜなのか

これを意識して人に依頼するとスムーズなはずです。
その際、できる限り精細に必要としている条件を伝えることが重要となります。

いつまでに: 明日の15:00までに
誰に: Bさんに
何を出して欲しいのか: XXと△△が明記されている資料
なぜか: □□の分析をするのに必要

と言った感じです。
"どこで"というポイントはあまり個人的には使うことはありませんが例えば、

メールで送って欲しい
電話をかけて欲しい

などの具体的な依頼をここに盛り込んでもいいかもしれません。

大きな理由として、人間は計画が具体的であればあるほどそれを順守しやすくなる傾向があります。

例えば10人で会議しているところを想像していただいて、

「早めに報告書上げてね」

と依頼するのと、

「今日の1400までに、BさんとDさんは、XXに対して△△が考慮されている状態で私にメールで報告をあげてください。」

と具体的に依頼するのとでは反応が全く変わります。

基本的に依頼対象が狭まって具体性を持つと、受け手的には責任感が増すものです。

Howを伝え始めた瞬間に、マイクロマネジメント化します。

「これを出すためにBさんはEさんを隔週会議に15分参加させて、◯◯について話し合うようにさせてください。」

これが悪い例ですが、Howは相手が決める権利があるものです。
依頼者側はWhatが満たされればHowはある程度どうでもいいはずです。

これをしてしまうと信頼関係に問題が生じてきます。

受け手の立場としては、
「この人私のことを全く信頼していないんだな」
というように思われてしまうからです。

もちろん受け手側が、「どうやったらいいのか」について相談してきた時はアイディアを上げてもいいと思いますが、その合意無しでHowに口を突っ込むのは越権行為と言えます。

ですのでHowは依頼対象者にお任せしましょう。

一番大きな問題は依頼者側が、

"What"と、"How"の区別を付けられない人が多いということです。

自分が今話しているのがどちらなのか、常に考えながら話さないと混乱が生じます。

一般的に依頼者が欲しいものは何かしらの"成果"なのに(本人もそれはわかっている)、事細かに「ああして、こうして、こうやってください。」と言うことを得てして言いがちです。

見分け方は意外とシンプルです。
Whatの場合は大概箇条書きにできます。

・XXが欲しい
・△△を改善してほしい
・◯◯という結果が欲しい

Howは長文になりがちです。

・XXに会議に入ってもらってこういう話をしてもらって、周りの意見を聞いてまとめてなんちゃらかんちゃら

依頼先から適切なアウトプットが出てこない時は、自分が適切にモノを頼めているのかを見直すのも良いかもしれません。

Shimeji & Oyaki

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