業務改善の成功の鍵は、まとまった時間の確保。

2024-10-03

社内でも、社外でも、 #業務改善 や #DX推進 で成功している #プロジェクト の共通点を探っています。「経験豊富な人がいる」「テーマ選定が適切」などさまざまな要因があります。そのなかでも「まとまった時間を確保できているか？」が、非常に重要な要素だと感じます。

▼通常業務とプロジェクトの兼務。

現場内で立ち上がる #プロジェクト だと、参加メンバーは「 #プロジェクト 」と「通常業務」を兼務します。緊急度も重要度も高いのは、通常業務です。そのため、 #プロジェクト メンバーは通常業務を中心にタスクを組み、空き時間で #プロジェクト を進めることになります。現場では日々さまざまな事件が起こるもの。差し込み業務もある。結果、 #プロジェクト 関連のタスクが遅延します。

▼プロジェクト停滞の負のサイクル。

たとえば、 #kintone や #生成AI の活用 #プロジェクト の場合、ツールの理解が必要です。 #プロジェクト を隙間時間にやり、ツールを少し理解する。通常業務に忙殺され、ツールの使い方を忘れる。再度時間ができたときは、ツールの使い方を覚え直すところから再開する。一歩進んで二歩下がるような歩みとなるのです。「進んでいない」ことに疲弊感を覚え、 #プロジェクト がより遅延する。

▼大事なのは、まとまった時間の確保。

仕事を進める時は、スキマ時間にちょこちょこやるより、まとまった時間に一気にやったほうが効率的です。 #プロジェクト も同じ。まとまった時間をどう確保するか？たとえば、業務の閑散期を予測し、その時間をロックする。たとえば、 #プロジェクト メンバーで通常業務を分担し、メンバーひとりのまとまった時間を確保して #プロジェクト を託す。時間のコントロールが大事だと感じます。

#プロジェクト型業務 で一番希少な資源が、「 #時間 」であることが多いです。この時間をどう生み出すか？捻出するか？組織内で試行錯誤しつつ、ノウハウを貯めたいです。

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