事務処理の変革は、解き明かしが大事。

2024-08-02

#業務改善 や #DX推進 について多くの企業と情報交換をしています。その中で「管理部門の改善や改革はパワーがかかる」と話を聞きました。 #Excel やAccessを駆使して #業務フロー が作り込み、「 #勤勉 」に取り組まれている。業務を解き明かすことに時間がかかってしまう。

▼「怠惰」なほうが効率化が進む。

プログラミング言語「Perl」を開発したラリー・ウォール氏が、「 #プログラマの三大美徳 」を提唱しています。プログラマが持つべき資質をまとめたもの。「 #短気 (Impatience)」、「 #傲慢 (Hubris)」、そして「 #怠惰 (Laziness)」です。なぜ #怠惰 が必要なのか？ #怠惰 であるが故に、作業のくり返しを嫌い、効率化をめざす。一方、 #勤勉 だと作業のくり返しでも、手を抜かずに対応する。その結果、 #非効率 が温存される可能性がある。

▼事務処理をすべて解き明かす。

以前、社内の事務部門の改善の相談にのったとき「 #業務フロー の詳細」をお聞きしました。やはり複数の #Excel を組み合わせ #マクロ などで #自動化 しつつ、職人的な技で重要な業務を遂行されていました。担当の方は責任感が強く、 #勤勉 に業務に当たられていました。「相談があります」と声をかけてもらってイメージしたものより、 #業務フロー も、利用しているツールや書類の数も膨大でした。システム化する難易度を感じます。

▼解き明かしに時間をかける。

#業務改善 でも、 #DX推進 でも、大事なのは「 #現状把握 」です。前述したような「 #勤勉 な人が対応している事務処理」は、予想以上に業務が複雑だったり、ツールが入り組んでいる可能性があります。つまり「解き明かしに時間がかかる」ということ。強敵に挑むには、戦力を整える必要があります。魔王と戦うには、勇者が伝説の武器を手に挑むイメージです。強敵に挑む変革では、 #プロジェクト体制 や時間を確保することが大切です。

勤勉に努力している人や組織ほど、実は「 #非効率な業務 」を抱え込んでいるケースが多いと思います。ひとつひとつ解き明かし、 #効率化 する道を一緒に探りたいです。

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