その業務の「目的」を知りたい。

2024-10-25

社内で大事にしているのが「 #業務標準化 」です。継続的に #業務フロー図作成 や #マニュアル作成 を進めています。こうした資料作成で重要だと感じるのが「目的」の記載。たとえば「なぜその業務をやるのか？」「その工程を入れる意味はなんなのか？」といった部分です。

▼作業手順だけ残ると後任が困る。

#業務マニュアル にも種類があります。そのひとつが「業務の手順を詳細に説明した #作業手順書 」です。「システム利用なら、まずこの画面を開き、上から2番めのボタンを押し、この処理をする」と詳細な操作が記載されているイメージ。後任が一番知りたいのは、その手順の「意味」だと思います。「なぜ処理の前にボタンを押さないといけないのか？」「この順番に意味はあるのか？」と疑問を覚えてしまうのです。

▼考古学のように、推論を重ねる。

#作業手順書 に書かれた手順の意味や目的がわからない。そうなると、もう推測するしかありません。考古学に近いと感じます。当時の状況を推測して、「きっとこういう背景から、この作業手順になっているのではないか」と推測をする。推測に推測を重ねても、確信に変わることはありません。だからこそ、「なぜその業務をやるのか」という目的や背景などを、マニュアル関連の書類に明記することが大事なのです。

▼目的がわかると推論の精度が上がる。

#推論 にも #ボトムアップ と #トップダウン があると思います。 #ボトムアップ は小さな情報を集めて、全体像を描く流れ。 #トップダウン は大きな目的や方向性を理解した上で小さい情報をつなげていく。精度が高いのは #トップダウン だと感じます。業務の目的が明確にわかっていれば、多少、作業手順でヌケモレがあっても、精度の高い推論ができます。時代や状況に変化にあわせ、作業手順を変えることもやりやすい。

目的を明確に記載する。基本的で、だからこそ、つい忘れやすいものでもあると思います。未来の人が見てもわかるように「目的」から #マニュアル をつくること、組織で大切にしたいです。

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