サラリーマンのルーティーンである週報は０秒で書き始めよう！
週報の提出は多くのサラリーマンに課せられたミッションかと思います。その週報の書き方を部下に教育したときのポイントを備忘録がてら記事にしました。
週報の書き方の授業受けたことあります？
僕は理系の大学院生まで経験していますが、研究室では週報を求められることはありませんでした。
当然週報の提出をミッションとしていた研究室もありましょうが、そんなに多くはないのではないでしょうか？
社会人になれば当たり前のように提出させられる週報。
つまりは社会人になってから週報を書くスキルは育まれるのだと思いますが、今までいくつかの記事にも書いてきた通り、僕の所属する会社ではあまりまともに仕事のやり方を教育する制度も文化もありませんでした。
僕の経験では、異動して読む人の好みが変わることによって、週報は3行でまとめることを求められたり、A4用紙にびっちり書くことを求められたりしました。
なので、僕が所属する会社では『週報は上から言われたとおりに書いていればいいよ』と、教育されてきました。
週報は読む人のためにあるのであって、書く人のためにあるわけではないので当然のことですが、ここで思考停止に陥っている社員が多いと思い、僕は自分が課長を務める課以外の担当の方を集めて週報の書き方講座を開きました。
これは僕が個人的に大事にしている生産性の上げ方シリーズのうちの『フレームワークを利用しよう』編（自分で勝手に名付けています）のうちの一つです。
週報を書くときに一番時間がかかっていることって何でしょう？
僕は毎週やってくる週報を書くという作業に対し、一時期作業時間分析を行っていました。
作業時間分析とは製造業ではよく用いられる手法で、主に製品を作る工程のうち、どの工程にどれくらいの時間がかかっているかを計測して、その中で短縮できる部分を見つけ出して改善していく手法です。
これを僕が週報を書く時間について分析してみました。
すると、僕の中で一番時間を取っていたのは『何から書こうかな？どういう展開にしようかな？』と考えている時間でした。
タイピングの指を動かしている時間より、腕を組んでうーんだのえーっとだのとつぶやいている時間のほうが圧倒的に長いことがわかりました。
今僕の部署にいる方々は皆さん熱心に仕事をしているので、自分が担当されている仕事に対しての想い。考えていること・努力したから見てほしいところがたくさんあります。
きっと皆さんも僕と同じことに時間を費やしていると思いました。
フレームワークの大切さ
書きたいことがあふれている場合、情報が整理されていない状態だといえます。
ちょっと変な例えになりますが、あなたが日雇いのバイトで謎の倉庫に連れてこられたことを想像してみてください。
無数のいろんな野菜がバラバラに置いてある状態で、あなたに『うまいことまとめといて』と言われても指示が漠然としているとは思いませんでしょうか？
でも、これが『週報をうまいことまとめておいて』と言われているのと同じだと思います。
『うまいことまとめる』と言われても、野菜だとしたって色・サイズ・栄養素・値段・匂いといろいろな分け方があると思います。
作業の初手にどうやって分けるかを考えている時間が大量に入ってくるとお思います。
でも、その倉庫のはじっこに『緑』『茶色』『白』とか書いてある箱がおいてあればどうでしょう？
0秒で作業に取り掛かれますよね？あとは思考停止の脊髄反射で次々に野菜を箱に詰めていけばあっという間に作業が終了ですよね？
週報もそのような状態になるのが理想です。
では、どうやったら部下たちをそういう状態に導いてあげられるでしょうか？
週報にはどんなフレームワークが使えるのか？
部下への教育には実際に僕が使っているフレームワークを伝えました。
僕が使っているフレームワークは、友人と飲んでいるときの何気ない一言に着想を得たものでした。
ある日、僕の住んでいる地域で配布されているフリーのタウン誌の編集長をしている友人と飲んでいるとき、その友人が自分の仕事についてこんな風に語っているのを聞きました。
文章の構成っていろいろあるよね？
よく言う『起承転結』ってのは物語の盛り上がりとしては基本となりうるけど、端的に情報を伝える文章には向いてないんだよね。
だから俺は文章を『序破急』で考えるようにしてるんだよね。
さすが編集長。いう事がオシャレです。
序破急とは・・僕は世代的にエヴァンゲリオンの映画シリーズのタイトルとして知っていましたが、それを仕事に展開できるとは思っていませんでした。
要は限られたスペースで端的に情報をすっきりと伝えるためには三段構成がいいという事でした。
理系バリバリの技術者としての僕には全く出てこない発想で、感銘を受けたのを覚えています。
この時の会話から、僕は週報を書くときに三段構成にしようと思って自分の中でルールを考えました。
それは時系列で書くことをまとめる三段構成を『過去・現在・未来』の順で書くということです。
もう一歩具体的に書くと、こういう順番になります。
前述のとおり、週報は読む人（それを受けてもっと上位の週報を編集しなおす人）の好みによってスタイルは変わりますので不要な部分は削除すれば使いまわすことができます。
簡単に例を書けば、
【過去・背景】
A社、B社のVOCから××の物性が100以上である製品が求められることが判明し、市場サイズも十分であることから開発に着手していた
【現在・今週のこと】
△△の手法を用いて試作品を作成したところ、目標物性をクリアするものが得られた
【未来・次のアクション】
今後は■■の物性を測定し、問題なければ〇月までには量産機試作を行う予定。A社の初期プロジェクトに採用された場合の売り上げは××万円を見込んでいる
くらいの感じでしょうか？
（僕がまとめている週報ほぼそのままのような気がする・・・）
これがテンプレ化していれば、日々業務に取り組んで素材となるネタさえあれば思考停止で当てはめていけばOKです。
実際に部下たちにこうやって指導した結果、上がってくる週報はとても内容がすっきりしてて、書いている本人たちも楽になったと好評でした。
まとめ
フレームワークは思考停止になって作業ができるというメリットがありますが、良くも悪くもアウトプットが毎回同じ方向性になります。
今のフレームワークが求められているものをアウトプットしているのという問いかけを定期的に行い、ブラッシュアップしていくことが大切です。
今は僕が出す週報をまとめる役割の上司は、かなり数の部署から出る週報を読まなければいけない立場にあるので、あらすじを書いておかないと今週の出来事の良し悪しが把握できないと思い入れてます。
蛇足と思う場合は見直すことがひつようになります。
自分でも無意識に思考停止してやっている仕事はあると思います。
常に疑いをもってブラッシュアップしていくことが成長に必須だなと、部下への教育を通じて自分に戒めをもらいました。
こんなこと書いてる僕はこんな人間です。
よかったらこっちも読んでもらえるととてもうれしいです。
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