引き継ぎは、マニュアル作成のチャンス。

2024-01-29

「前任者の異動・退職で、業務を引き継がないといけない。でも #手順書 や #マニュアル がない。どうしたら？」。こんな相談をよくいただきます。「だからいいんだ。千載一遇の好機です」と逆転の発想で捉えるようにしています。

▼これ以上、あと回しにできない。

#マニュアル 作成が進まない理由のひとつは、優先度が上がらないこと。通常業務や差し込み仕事があると、ついつい後回しに。前任の異動日や退職日が決まったら、 #マニュアル作成 の #デッドライン が明確になる。優先度を上げざるを得ません。夏休みの宿題と同じ。締め切りがあるほうが、人は集中力が上がります。

▼時間がないから内容を絞られる。

業務を #マニュアル に落とそうとすると、書きたいことが山のように出てくることがあります。「あれも書いたほうがいい」「これも必要」という具合です。でも、 #デッドライン が決まると「本当に必要なものはなにか？」と強制的に考えざるを得ません。結果的に、 #マニュアル の記載内容がシンプルに絞られます。

▼後任担当が聞いて、言語化する。

自分の業務を言葉にするのは、実は難しい。無意識にやっていることも多いためです。 #引き継ぎ では #後任 がつきます。 #後任 はその業務の素人であることが多い。「なぜその工程を挟むんですか？」など素朴が疑問がでてくる。疑問を聞きながら後任が #マニュアル を書き起こすと、 #未経験者 に優しい #マニュアル に仕上がる。

ピンチはチャンス。 #引き継ぎ の時を逃さず、 #マニュアル作成 や改定を進めたいです。

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