毎日使われるマニュアルは、腐らない。

2025-01-27

社内で「 #業務標準化 」を大事にしています。 #kintone の #アプリ開発 も、 #要件定義 も、 #棚卸し もすべて。業務を整理して #言語化 し、マニュアルに落とし込む。そして、組織内で毎日使い、加筆修正する。「 #流れる水は腐らず 」のことわざの通り、動かし続けることが大事。

▼「淀む水には芥溜まる」

これは「よどむみずにはあくたたまる」と読みます。芥（あくた）とは、ゴミやちりのことです。イメージは沼地や、水の流れがほとんどない水路です。そういう場所では苔や藻が増え、淀み、水が腐敗していく。逆に、常に水が流れつづける場所では、清らかな状態が保たれます。オフィスもそう。人が活発に動く場所に比べ、ほとんど人が入らない倉庫は、塵（ちり）が積み重なっていく。

▼マニュアルを停滞させない。

#業務マニュアル は「作成」にフォーカスが当たりやすいと感じます。いかに漏れなく、完璧なマニュアルを完成させるか。本当に大事なのは「完成した後」です。マニュアルを使って業務を行ない、違和感があれば都度マニュアルを加筆修正していく。まさに「 #流れる水は腐らず 」の通り、日々使い続けることで、マニュアルが常に「新鮮」な状態となり、業務の効率化や品質向上につながる。

▼使い続ける意志を組織で持つ。

部署内で #業務課題 が起きると、みんな「マニュアルになんて書いてある？」と確認します。問題を起こした「人」ではなく、業務を規定した「 #手順書 」を責める。課題の原因が手順書にあれば、手順書を加筆修正する。これは「 #標準化 がレベルアップする」ことであり、組織としては発見なのです。手順書に書いてあっても「見た人」が実行できていないなら、書き方に問題があるのかもしれないと考える。

#業務標準化 を徹底して感じるのが「終わりがない」ということです。それも「水の流れ」で考えると当然のこと。水を流し続け、常に新鮮な状態に保つ。この視点を、組織で大事にしたいです。

#note #毎日note #仕事 #最近の学び #リスキリング #問題解決 #業務改善 #プロジェクト #マネジメント #HR #教育 #ビジネス #キャリア #IT #仕事について話そう