業務可視化のはじめの一歩は、業務メモを残すこと。

2024-09-25

#業務改善 でも #DX推進 でも「 #業務可視化 」のプロセスが大切です。 #業務フロー図 を作成して全体を俯瞰し、課題をあぶり出す。 #フロー図 が大事だと理解しつつ緊急度が低いため、つい後回しになる。大事なのは #メモレベル でも記録に残すことだと思います。

▼記憶は、薄れていくもの。

業務の記録は残したほうがよい。わかっているものの、忙しいとつい「覚えているから大丈夫」と記憶だよりになる。しばらく時間があいて思い出そうとすると、重要な情報が抜けたり、過去の詳細な操作を思い出せなかったりします。その結果、過去の記憶を呼び覚ましたり、過去の資料を掘り起こすのに時間がかかってしまう。「なぜ記録を残さなかったのだろう」と後悔する。

▼記憶ではなく、記録に残す。

「正確に、詳細に記録に残す」のは大変です。ですので「 #メモレベル でも記録が残す」と割り切ることも大切だと思います。 #業務の記録 を、走り書きや箇条書きでもいいからメモに残しておく。Web会議なら録画しておく。対応履歴を所定の共有フォルダに格納しておく。わずかでも「 #記録 」が残っていれば、そこから記憶を呼び覚ましたり、推測の精度を上げたりすることができます。

▼記録があると、他の人も支援できる。

#業務フロー図 を作成する時、その業務のメイン担当者は「忙しくて動けない」というケースがよくあります。このときに「 #業務の記録 」が残っていれば、手分けができます。第三者が記録を読み解いて、 #可視化 を手伝うことができます。業務を誰かに引き継ぐときも、過去の対応履歴が蓄積されていれば、「このケースはこういう処理をすればいいのか」と後任がヒントを得ることができる。

#業務の記録 を残すことは、一見手間がかかるように見えます。一方、その価値はとてつもなく大きいです。だからこそ「 #メモレベル でも記録を残す」など、できることからはじめること、組織で大切にしたいです。

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