初めての外国人採用での学習～不十分なビザ・就労許可の調査～

はじめに

今日から、外国人採用について、失敗した採用工程表のボイントは、どこにあるのか？について書いています。

日本の経済成長と日本国内の労働人口の減少、また、多様性の拡大を背景に、アジアからの人財の雇用・活用が活発になって来ました。

日本国内でアジアの人財を採用、活用するためには、適切なビザの選択が不可欠です。アジアからの外国人が日本で働くためには、そのスキルや経験、目的に応じて様々なビザ（査証・在留資格者証）が存在します。

技術・人文知識・国際業務分野の者、特定活動としての在留の者、技能実習生としての研修を受ける者、特定の技能を持つ者、高度な専門職の者など、それぞれの背景や目的に合わせて適切なビザを選択することが求められます。

その審査の厳格さ、厳しさは、国際的に注目を浴びています。

今後の審査基準の緩和が、どうような動向になるのか？注目されるところです。

１．不十分な在留資格（ビザ）・労働許可の調査

1. 採用計画の工程表の作成と運用が重要

採用を始める前に、まずは「計画」が必要です。初めての外国人採用だと、採用計画が全体を網羅して、何をやるべきで、今現在、どこのステップにいて、この後は、何をいつまでに進めるべきかが見えてきます。

これは、日本人採用の採用計画書より、外国人採用なので、ステップ項目が多くなるのが当たり前ですね。ただ、一度、経験すると、流れを想定もやりやすくなります。

肝心なのは、採用計画を「工程表」として作ることです。

工程表には、採用活動の全てのステップ、それぞれのステップの開始日と終了日、そしてそのステップの担当者が書かれます。例えば、「求人情報の作成」を、4月1日から4月7日までの一週間で行い、田中さんが担当する、というように具体的に書きます。

※ここでは、当初に作成してる採用計画の進捗がどうなっているか？常時、採用計画の工程表で管理していくことが、重要です。工程表は、随時、スケジュールなどの変更が必要になると思います。

２．問題の概要とリスク

日本で外国人を採用する際には、就労が出来る在留資格（一般に就労ビザ又は労働ビザと呼ばれる）と就労許可としての所轄出入国管理局への申請と許可が必要です。この手続きが不十分だと、申請が不許可になり、外国人採用は、止まってしまします。

３．予防策

①社内での外国人採用の知識の構築をする

中小企業や零細企業にとっても、経営者や総務部、人事部の専門知識の骨格や概略を押さえる能力は、とても高く、知識を習得する機会や専門家に知識の助言を求めることが重要になります。

私は、外国人採用をする企業自体が、経営者も含めて社内で、知識を構築することが、重要だと思います。その外国人採用の準備や知識構築が、採用を成功させる条件にもなると思います。

在留資格や労働許可に関する法的手続きは専門的な知識が必要です。専門家に相談することで、適切な在留資格を選定し、必要な書類を正確に提出できます。

②採用前に必要な在留資格や労働許可の種類と手続きを明確にする

採用する外国人労働者の国籍、職種、スキルレベルに応じて、必要な在留資格は異なります。例えば、高度人材、技術・人文知識・国際業務、特定活動、特定技能、技能実習生、留学生など、それぞれに適した在留資格があります。

４．失敗後の対応策

上手くいかなかった場合、失敗してしまった場合に、どうしたら良いか？原因を明確に出来るかが重要です。「事実は何か？」そこを、深く考えていきます。

どこに問題があって、原因が何か？実際はどこが理由で不許可になっていたのか？明確に出来れば、再度のチャレンジが見えてきます。

新たな事実が、わかり、その事実が原因だった場合には、再申請、再認定申請が、絶対に不可能な場合も出てくるでしょう。

① 所轄出入国管理局への対応

不許可理由のヒアリング⇒（採用理由書の修正再提出

申請が不許可になった場合、文章で通知が来ます。親切な審査担当者の方で不許可になりそうだと連絡をくれる方も中にはいらっしゃいます。

最も重要なのは、採用理由書の再提出が、できるかどうか？です。

郵送で不許可通知が来た時に、根拠が短く書かれています。
この根拠は、法律用語で短い文章で、書いてあります。

審査担当者の氏名がかかれていますから、必ず、出来る限り、その担当者に連絡を取ります。本当に困った居るんですと相談すると、必ず、親身になって、話してくださる方に出会います。

審査担当者の方が、理由の内容をはっきりとは言えないとお答えになる場合は、上長に繋いでもらうことも必要になります。

不許可の理由がよくわかっていたとしても、最終的に決裁になったときの不許可状況を、聴き取りして、そこを明確にしていった不許可の理由に論点を絞り込んだ、採用理由書を修正・強化し、再申請を行いところです。

※技能実習生の場合、建設業だけは、国土交通省への計画認定が必要となり、第一段階は、厚生労働省管轄の所轄外国人技能実習機構への認定申請の認可となります。
（建設業だけは、初動で、国土交通省への計画認定が必要となります）
このそれぞれの認定申請は、かなり詳細な計画認定の審査担当部署で、事前で電話打合せ相談が出来る体制になっています。
その相談回答や指導を受ける実務が可能なので、私たちは、認定不許可になった場合は、経験がないです。
その後に、入管に申請審査を受けますが、これも申請許可になるのは、確実です。
まれに、本人と同姓同名の入国審査上、問題がある外国人がいて、混同される状況となり、本人調査に時間が掛かり、申請審査が遅れることがあります。

② 外国人就労者本人への説明と再スケジュールの周知

透明なコミュニケーション

申請が不許可になった理由と、今後のスケジュールを外国人就労者本人に、明確に、概略で、説明します。

そして、本人に、入社希望に揺らぎがないか？意思を確認します。経済的な問題が本人にある場合、対処できることなのか？明確にしていきます。

本人との信頼関係が大切です。

再スケジュールの作成

再度、後日、改めて、申請の再手続きにかかる時間、新たな在留資格の取得までの流れなどを計画し、それを就労者にお伝えします。

➂ 社内での調整項目

採用計画書の修正

申請失敗が生じた場合、採用計画書も修正が必要です。これは社内での最も重要な調整項目となります。

採用理由書の再提出

申請が不許可になった場合、最も重要なのは採用理由書の再提出です。不許可の理由を踏まえ、採用理由書を修正・強化し、再申請を行います

人事部門との連携

採用計画書の修正を含め、人事部門と密に連携を取ります。現場では、採用計画どおりに人員の配置が出来なくなることが、はっきりしましたので、体制を修正してもらう依頼になると思います。

費用面での調整

再申請には追加の費用が発生する可能性があります。そのため、予算調整も行います。

即座に法的アドバイスを求める

もし、会社側に不備（必要な業種の許認可がなされていなかった）や違反（過去の違反が改善されたか？）が発覚した場合、速やかに、総務部の対処や、法的アドバイスを求めることが重要です。

これにより、問題を早期に解決し、法的なリスクを最小限に抑えることができます。

④必要な書類や手続きを速やかに整える

失敗がわかったときは、適切な在留資格を取得するため、または既存の在留資格を更新するために、提出済みの必要な書類が、再申請にとって、どこまで有効か？新たに、入手すべきものがあるか？所轄出入国管理局に確認を取っておくようにします。

必要書類を再度、速やかに整え、手続きを行う必要があります。

以上が、日本国内で外国人を採用する際の不十分な在留資格・労働許可の調査に関する解説です。このような問題は、しっかりとした予防策と対応策が必要です。

事例も書きたかったのですが、長くなり過ぎました。

参考になされたい方は、この記事に一旦、ポイントがわかるように書いています。をお読み頂けると幸いです。

日本国内でのアジアの人財を採用するための適切なビザの選択②｜東城敬貴 keiki tojo (note.com)

６．最後に

外国人を初めて雇用する際は、事前の計画と準備が重要です。

しかし、それでも、上手くいかなかった場合でも、どうその失敗をチャンスに変えていくのか？そのことを見ていきたいと思います。

次回以降は、『２．文化的な違いの誤解』について、わかりやすく、解説していきます。

追加の事項に気が付き次第、そのことも加えていきたいです。

日本は、将来の日本の社会のために、
より良いしくみを構築できるはずです。

お読みいただき、本当にありがとうございます。

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