マニュアルの作りすぎに要注意。

2023-10-27

組織内で #勉強会 を毎月実施しています。各チームの #プロジェクト について「できたこと」「失敗して学んだこと」などを #オープン に発表する。一人の学びを、組織の学びにする。1チーム6分前後の #LT大会 のイメージです。印象に残ったのが「 #マニュアル作成 の注意点」です。

▼作成したマニュアルが機能しなかった。

発生した事象は「 #業務マニュアル があるものの、大事なポイントがスキップされてしまい、不備に繋がった」というものでした。対策として「 #マニュアル をわかりやすくする」「注意点などを記載して、より #マニュアル を詳細にする」というものが考えられますが、今回は「 #リスク を伝える」という選択肢がとられました。

▼マニュアルが膨大になると読まれない。

不備があるたびに #マニュアル を書き足すと、 #マニュアル のページ数が増加。本当に大事なところがわかりにくくなり、 #マニュアル が別な意味で機能しなくなってしまいます。解決策のヒントは「 #運転免許証 の更新」でした。交通事故を防ぎ、 #安全運転 を促すために、免許更新の最後に「交通事故のリスクの動画」を見せる。

▼マニュアルを守らないと何が起こるか？

「関係部署に迷惑がかかる」など、不備を実体験した人はイメージができます。一方、マニュアルを読んだだけの人は「最悪の事態」をイメージできない。そこで免許更新の動画のように、 #マニュアル 通りにやらないことにより、発生するリスクを対象者に伝える。「怖い」「危ない」ということを正しく理解してもらう。

#作業手順 の裏側にある背景や #心得 も、組織内で浸透させていきたいです。

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