【会社の共有フォルダー多い人✋】時間ロスしているんで時短しませんか？

山口アツシ

2021年3月7日 17:44

こんにちは、デスクトップ整理コンサルなど、仕事を爽快にするテクニックのセミナー講師をしているアツシです。

今回は会社の共有フォルダーを使う人向けのテクニックに関してお話します。

この記事は以下に当てはまったら、読んで得をすること間違いなし！

・早く仕事を切り上げたい
・会社の共有フォルダーが多い
・仕事のヌケもれ・ミスをなくしたい
・会社の共有フォルダーが複雑な階層でわかりづらい

(この記事は2,235文字で約5分で読めます)

結論

・会社の共有フォルダーが多いビジネスマンは無意識の間に時間ロスしている
・会社への共有フォルダーはショートカットを作ろう
・デスクトップにショートカットを置いてはダメ
・ショートカットまとめフォルダーを作ることでかなりの時短効果

１、会社の共有フォルダーが多い人は無意識に時間ロスしている

あなたの会社は共有フォルダー多いですか？

私の会社はとてつもないほど共有フォルダーがあります。階層も深く、どこにあるか分からないことが多々あります。結果、探すことに時間がかかったり。。

実はその行動、無意識のうちにかなりの時間がロスされています。私の場合、計測したら1日15分。これ1カ月20日働くと仮定すると300分、計5時間です。大きいですよね。

時間だけではなく探している間のストレスで脳が疲れたりと、フォルダーやファイルを探すことは仕事の効率面で大きな支障をきたします。

あと、フォルダーを探している間に別の事を思い出して、本来の目的を忘れてしまうことってないですか？そこからヌケもれやミスが発生するんですよね。

ではそれをどのように解決すればいいのでしょうか？

２、共有フォルダーへのショートカットを作る(＋爆速テクニック)

会社の共有フォルダーを探す時間を削減するテクニックは、「ショートカット」です。よく行くフォルダーにショートカットを作りましょう。

ショートカットを作る時、あなたは右クリックでショートカットファイルを作ってませんか？

ショートカットファイルを作る時右クリックを作って、自分のPC画面にコピーして、会社の共有フォルダーのショートカットファイルを消して、、、だと手間ですよね？

実はとても便利なショートカットがあるのです。

[Alt]キーを押しながらショートカットを作りたいファイルを空白箇所にドラッグ

知る人ぞ知るショートカットキー。ショートカットキーが多くて覚えられない人もこのショートカットキーは覚えておくと便利です！

ちなみにショートカットを覚えたいという人は、暗記で覚えるショートカットキーではなく、CtrlやAltキーの意味を知りながらショートカットキーを覚えることができる以下の著書がおススメです。私はいつもデスクに置いています。

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３、ショートカットを一元管理するフォルダーを作ることはかなりの時短効果

ショートカットをデスクトップにばらばらにおいてませんか？

デスクトップにショートカットを置くと便利ですが、デスクトップが汚くなり、ショートカットをデスクトップ上で探すのに時間が掛かるのでやめた方がいいんです。

ではどうするか？

図のようなショートカットまとめフォルダーを作りましょう。

私がストアカでデスクトップ整理術でセミナーしている内容の一部ですが、ショートカットは一つのフォルダーにまとめておくことが重要。

整理整頓の基本で同じカテゴリーのモノは、特定の場所で一元管理すると効率が上がりスッキリします。

フォルダーに入れることで、このフォルダーはショートカットだけ表示されるのでとても見やすく、探す時間がかかりません。

そして、頻度高く使うものから番号を振ると、PCが勝手に順番に並べてくれるのでストレスかからず短い時間でショートカットを選択できるようになります。

まとめ

・会社の共有フォルダーが多いビジネスマンは無意識の間に時間ロスしている
・会社への共有フォルダーはショートカットを作ろう
・デスクトップにショートカットを置いてはダメ
・ショートカットまとめフォルダーを作ることでかなりの時短効果

現在私は、サラリーマンとして仕事をする傍ら、デスクトップ整理コンサルタントなど、爽快に仕事を進めるテクニックを伝えるセミナーを開催しています。

このnoteでは、
①気分が上がる＆効率UPにつながる仕事術
②セミナー講師として学んだこと
③仕事に活用できるマーケティング知識
をみなさんの仕事に活用できる形で発信しています。

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