仕事に追われたプレイングマネジャーのある1日
こんばんは、だぴてぃです。
先日の記事が大人気です。ありがとうございます！
ここ最近毎日更新ができています。
読んでくださる方々のおかげです。感謝感謝です。
忙しい中での更新ルーティンが出来つつあります。
12月の特徴
12月は1年の業務を整理する期間でもあるので、とにかく情報整理に時間を取られます。
でも、普段のルーティンもこなさないといけないので、とにかくハードな1ヶ月になります。
早くこいこいお正月……。
1日はどんな感じなのか？
職業は「臨床検査技師」というカラダのことを調べる仕事です。その中でも細胞検査士という専門資格でご飯を食べてます。
ある1日のログをとってみました。
どうやらこんな感じらしいです。
08:30 出勤
09:00 業務開始（本当はもっと前から始めているけど便宜上）
09:00〜09:30 タスク整理
09:30〜10:00 軽い作業
10:00〜12:00 ルーティン作業① 基本25分のサイクルで休憩時に5分出来るタスク処理
12:00〜13:00 お昼休憩 食事のお供に動画コンテンツで勉強（行儀悪い）
13:00〜13:30 軽い作業
13:30〜15:00 ルーティン作業②
15:00〜16:00 部外に出てMtg、面談等々
16:00〜16:15 部内情報共有データ作成
16:15〜16:30 書類断捨離
16:30〜17:30 ルーティン作業③
17:30 退勤
ブラックではないですね。
ただもっとできそうな気がします。
タスク整理と軽い作業がポイント
＜タスク整理＞
デスクワークが中心です。なので何からでも手をつけることができちゃいます。
しかしそれは非効率な働き方。
まずはタスク整理します。
よく使われるのが「重要度」と「緊急度」でわける4事象のマトリクスですね。僕も使っています。
優先度としては
1、重要かつ緊急
2、重要だけど緊急ではない
3、緊急だけど重要ではない
4、緊急でも重要でもない
ここで迷うのは2と3だと思います。
賛否分かれるとは思いますが、個人的には長い目で見ると重要なものほど早く処理してしまった方がいいと考えています。
重要じゃないけど緊急度高いって、実はライトなタスクが多いですから、仮に相手に迷惑かけてしまったとしてもダメージが少ないんですよね（イラッとはされるかもですが）。
タスク分けしていると、同じゾーンに何個もタスクが入ると思います。
どれから手をつけていいかわからない……ってなるので、ここはゲーミフィケーションの要素を取り入れてます。
☆ゲーム感覚で仕事を進める
同じ事象（重要かつ緊急など）に2つ以上のタスクが入っている場合で、その中でも優先度をつけられない場合って結構あると思うんです。考えている時間ももったいないので、僕はふせんにタスクを書いて、抽選しますw
1）ふせんにタスク名書く
2）コップの中に入れる
3）混ぜる
4）くじ引きする
そこで出たタスクから消化していきます。
できれば後回しにしたいタスクも正直ありますが……
呪うなら自分の運なので、もう仕方ないとわりきって受け入れます。
＜軽い作業＞
ポモドーロテクニックがそこそこ有効な性格なので、とくに波に乗るまではガンガン使ってます。
ですが、最初のセッションだけは「10分」でやります。
理由は簡単で「最初から25分はきついから」です。
10分なら「まあ、、、とりあえずやってみるか」って気持ちになれます。そしてあっという間に10分のアラームがなります。まだまだできる！ってなってますが、一旦3分だけ休憩。その後、本筋の25分サイクルに入ります。
単純すぎる作戦ですが、これはかなり有効だと思っています。
とくに集中しにくいなーってときに使えるテクニックです。
ルーティンはまとまってやる
僕の場合、細胞判定というルーティンがあります。
ある程度ガッと集中してやらないといけないので、まとまった時間が必要になります。
なのでここだけは枠をとっておいて、他の時間でマネジメントワークを差し込んでいきます。色々試しましたが、現状はこの感覚とバランスでこなすのがベスト。
やってみて思うのが、朝からまとまって診断・判定業務をこなすより、3つくらいに分けておくと集中力も持ちますし、何より負担軽減につながっているのを実感します。やっぱり顕微鏡にずーっと向かっているってそこそこの体力が必要ですからね。。。
情報共有は欠かさない
基本的には業務システムのチャットを使用します。
ただそれだけではまとまった情報共有にはなりにくいので、異なる場所にデータベースを作って、そこに資料を投下しておきます。いつでもどこでも部内の情報を確認できるようにしています。
実際、確認することはそんなにないんですが、何かあってもそこを検索すればいいですし、他の業務をカバーしているときに「しまった、担当者休みだった……どうしよう」ってなっても検索すれば最低限のことはわかるようになっています。
リーダーとして自分の仕事負担を減らすには、効率化された情報共有が欠かせません。
仕事をメンバーに振りまくるだけがリーダーの仕事ではないですからね。
書類はデータ化、どんどん捨てろ
いくらペーパーレスになったからといっても、やっぱり紙の資料は増えていきます。
メーカーさんから頂いた冊子や宣伝ビラ、院内で使用した会議資料……などなど。そんなのメールかPDFで良くね？って思うものも、なぜか紙でやってきます。なんたって仕事してる感を出すにはもってこいですからね。
それはさておき、書類は溜まっていく一方です。
なので必ず1日に10枚は書類をシュレッダーすると決めています。
10枚もあるんかい！ってツッコミはよしましょう。
悲しくなるので。
できるだけモノを溜めないようにします。デスク上はスッキリしていないとうまく集中できないので。
一番頭を使うのはチーム外の仕事
部外でいろんな人に会って仕事するときが一番神経を使います。
こちらはそうではなくても、相手にとったら「部署の代表」だからです。
立場的にもそういう役目ではありますが、部署に迷惑かけない判断をすることはもちろんですが、病院として最適な判断をしなければなりません。自分のところだけいい思いをするなんてのはナンセンス。
そのバランスを取るために、午後からは頭フル回転で仕事します。
詳しくは先日書いた「検体検査vs生理機能検査」のnoteをみていただきたいです。とにかく話の通じないモンスターと相対しなければなりませんので。。。
メンバーがいるから思い切って仕事できる！
これです。ここに全てです。
僕がある意味自由に仕事できているのはメンバーのおかげです。患者さんはもちろん、メンバーのために仕事していますが、本当に頼りになるメンバーが今は揃っています。
日々感謝ですね。
帰宅後は怒涛の家事と育児が待っています。その分の体力を残すなんてしたくないですが、メンバーのおかげでなんとか生きていられます。そこも感謝です。理解してくれているかわかりませんが、協力してくれるので。本当に頭が上がりません（こんなリーダーでいいんでしょうかねえ）。
ということで最後はメンバーによって生かされているよ！ってお話になりましたが、まあこんな感じの1日になることが多いです。
ではまた！
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