【会議の意味】について再考する

新入社員から定年退職まで3万時間も会議に費やしている。会議の時間を設けることとは相手の時間を奪うことになる。つまり殺人者は至る所に存在するのだ。

会議とは

会議とは、何かを決める場所、アクションを生むことが目的である。

そこで必要なのが、ファシリテーターである。

最悪な会議の3条件

①そもそも集まるべきではない

そもそも会議では、複雑な議論と合意をするために催すものである。

メール上では伝わらないことを説明する、相手の表情を汲み取りながら説明する、その内容を踏まえての議論と合意を兼ね備えた内容であれば会議を開く価値がある。

情報共有と報告的な内容はメールで十分である。資料の読み上げは自殺行為。絶対にやめましょう。もし、文化的に定期的に会議を設けなければならない時は、読み上げの時間を5分~10分設けよう。

②どうなったら終わりがわからない

会議の着地点を決める必要がある。例えば、営業成績が下がっている背景から、その成績向上のため戦略を立てるなどだ。

会議のゴールを設定したら、タイムスケジュールを立てる必要がある。

そうしないと、時間が推してると最後に気づくことになり、何も決まらずだらだらと会議が伸びてしまうからだ。

③決まったことを確認していない

会議の最後の５分に決まったことを確認する時間を設けよう。

円滑な会議

会議冒頭では簡単な事故紹介から始まり、参加してくれたすべての人に感謝の意を表す。(会議の時間を設けることとは相手の時間を奪うことになる。会議がだらだらと続くことは人の寿命を縮める=殺していることを意味する。)

会議の目的を提示して、会議の終わりまでに何を期待し、何を達成すべきかを全員で共有する。

タイムキーパーを決める。議題の各ポイントに費やす予定の時間を事前に計画する。時計を監視(気にするではダメ。１分１秒を大切にしなさい。)し、スケジュールを守るようにしてください。

ビジュアル、統計、または例を用いる。問題を提示するときは、参加者が状況を明確に把握しやすいように、統計や例を参加者と共有するようにする。

参加者をディスカッションに巻き込む。参加者からフィードバックを得て、ディスカッションに参加させる。質問をしたり、議事録を書いたり、グラフにコメントしたりするようにお願いする。(ここでは参加者の巻き込み力も大切。)

話し合ったことを要約/結論を提示して、会議を終了させる。必要に応じて、その時点から各メンバーが何をしなければならないかを述べてください。次の会議がいつ開催されるかを全員が知っていることを確認してください。もう一度、参加してくれてありがとう。

時間を伸ばすのではなく、いかに効率的に短い会議を開くことができるかが鍵となる。もはや決められた時間を短縮できるようにしよう。

終わりに

何度も繰り返すが、何も得られない会議は無駄。会議を開く人は少しでも参加する人に「参加してよかった」と思えるような会議にするように心がけよう。

会議も一つのエンターテイメントである。ある意味小説だと捉えても良い。しっかり起承転結があるものだ。時には速く、時には遅く。その緩急を楽しもう。主催者はエンターテイナー。皆にとって価値ある時間を過ごせる、そんな会議を作り出して行こう。