『書く技術・伝える技術』の格言と感想
重要な文章が書けたり、1回で伝えたいんだけどどうも上手くいかないという人いると思います。わかります。
おそらくこれを読んでいる人は資料作成や文章を書くことで仕事をしている人かと思います。中にはあまり本は読まなくてツイッターの140文字の文章を言語化するのが精いっぱい見たいな人もいるかもしれません。
実は書いたり、伝える行動を磨くことで意外にも営業、トーク、プレゼンで役立つ理由がそこにはあります。Amazonの評価もそこそこ高いので読んでみてください。Youtubeのまこなり社長も読んでました。
順番に解説します。
１．まとめ
個人的に重要だと思ってメモしました。250ページありますが、重要なことは2割でした。特に太字のところが超重要です。
・メンタルモデルを意識してわかりやすく速い文章を心掛ける
・良い文章には型がある
・総論を最初に持ってくることで相手に意図が伝わる
・大きい枠、中くらいの枠、小さい枠の流れを意識して伝える
・細かいことを押し出しても伝わらないので話すときは全体像から
・文を繋げるのはよくない、1文1ポイント
２．メールや文章で上手く書くことができない人
まず、重要な文章とは何かを明確にする必要があります。これは経験上言えることですが、『1回でパッと読めるかつ記憶に残る文章』です。もうこれに勝るものってないですよね。例えば、『そうだ、京都にいこう。』的なやつです。←合ってる？
そういう文章やワードって無駄がなくて論理に一貫性があって言葉選びが的確ですよね。
あなたがビジネスパーソンであるならば確実に読んで損はないと思います。なぜなら、管理職の上司を捕まえて仕事の進め方や相談をするとき、相手は時間がほとんどない方なので5分も10分も同じテーマで議論するのは不毛な時間です。
この本に書いてありましたが管理職の人は30秒後には次のアクションを決めるそうです。多分、嘘です、もう少し時間あるはずです。
まあでも大体ちょっと読んで内容が入ってこなかったら、止められたり最初のところを突っ込まれて説明するみたいな感じになりますよね。
『1回でパッと読めるかつ記憶に残る文章』は共通項があります。それは、➀30秒以内に読める、②情報は短くまとめる、③冗長を省く、④漢字を使って強い言葉で書く。
次に、論理の構成に移ります。
本の中でも同じような絵が出てくると思います。この論理構成は資料作成でもメールでもトークでも同じことが言えます。
冒頭に総論を持ってくる、そのあと、それぞれの論点に根拠となる各論を説明するといった具合です。
例えば、市役所までの道のりを答えるとき、このように説明したとします。「この道をまっすぐ行って、2つ目の信号を右に曲がると交差点に出るのでまっすぐ渡ってから3つ目の信号で左に曲がると着きます。」
おいおい、まっすぐ行って何回信号曲がればいいんだよ。大体何分くらいでつくんだよって思いますよね。←せっかちです。
これを少し工夫すると、このような文章になります。
「こっちのほうに歩いて10分ほどで付きます。それまでに信号を5つくらいすぎます。まずはこの道を…」
まとまっていてわかりやすいのではないでしょうか。工夫した点は上述の総論から述べるというところです。話し手と聞き手では知識量に差があることを前提に全体像を相手に与えてから細かい話をすると相手の理解がより深まります。
これはあるあるなんですが、細かいところを話したくなるんですよね。なぜなら話し手が一番重要だと思っているから。今回の場合は道案内でしたけど、道って入り組んでて複雑だとつい細かい話をしてしまいがちです。
ここまでで総論から述べることの重要性について理解いただいたと思います。でも説明する単語や何回も繰り返して同じことを言ってしまうみたいな方に次です。
３．言語化能力が乏しい人
難しい言葉は敢えて使わないほうがいいです。
論理だけ守っていれば大半は伝わります。←できているか怪しい
あなたが言語化能力が乏しいと感じているなら図やグラフを使って書くや伝えることをしてみましょう。
アジア系の人が欧米系の人に比べてコロナウイルスに感染する患者が少ない理由は人間が本来持つ自然免疫力にある。（総論）
根拠としてはグラフからわかる通り、欧米系よりもアジア系の人のほうが自然免疫力のグラフが右にあり、欧米系の頂点にいる層はアジア系でいうところの山のふもと部分に当たる。←これ以上語れないので終わります(笑)
といった具合に、総論から何を言いたいかでグラフ化することで言語化能力がなくても伝わります。言語化できればべストですが、難しい場合は伝える工夫をデザインすることで切り抜けましょう。
４．営業、トーク、プレゼンで役立つ理由
2章のところでも話しましたが、総論から説明せよです。
少し言葉を変えてメンタルモデルを作ると言います。
どんなに自分が学識才能を有していようとも言葉が伝わらないと宝の持ち腐れです。まずは、相手の知っている言葉で話したり書くと圧倒的に伝わります。例えば、「今日の打ち合わせのトピックは大きく分けて2つあります。1つは前回の問題点だった○○で進捗があったのでその共有です。２つ目は今進めている開発案件で進め方と段取りの確認についてです。」
当たり前かもしれませんが、これがあるとないのとでは聞き手の構えが違うと思います。あると親切ですよね。
また、論点までも前置きすることで、相手にメンタルモデル（心構え）が作られます。「第1に…第2に…」と言った表現です。
なぜメンタルモデルを作ることが必要なのかと言われると理由は3つあります。
１．相手の脳内で高速処理されやすくなる
２．今後、やりとりが早いやつと思われる
３．手間が少なくなる（説得に時間がかからない）
メンタルモデルを作ることで相手の予想通りに文章をが展開されるのでスっと入ってきます。
説明が上手いとか言われる人の特徴はメンタルモデルを作ることに長けています。←私は説明下手ですが意識的にやるようにしています
なので、営業、トーク、プレゼンでは必ず聞き手のメンタルモデルを作ってから細かい話をするとこちらの意図が伝わるようになります。
めちゃくちゃ便利なので使ってみてください。
それではまた。