広報として働くうえで大事な3つのこと【きほんのき】

こんにちは！トリニアスの広報部でマネージャーをしている丸山です。

以前、新卒採用活動の中で候補者さんとの面談に出させていただいてた時に、私が執筆した記事を読んでくださった方が多くいらっしゃいました。「丸山さん背中を追いかけたいと思いました」「こんなキャリアを積んでいきたいです！」といった嬉しすぎるお言葉もいただき、1つの記事でこんなにも誰かの心を動かすことができるのなら、個々が発信し続けるべきだな～！と、より強く思うようになりました。

そこで今回は、広報として働くうえで大事なことを書き留めておこうと思います。考えると大事なことって数え切れないくらいあるのですが【きほんのき】として、私が思う3つのことに絞ってお伝えします。

広報未経験の方に「広報の仕事をするのにライティングスキルは必要ですか？」とよく聞かれるのですが、それは元々なくても自身の勉強次第でいくらでも上げられると思っていて。それよりももっと大前提で大事なことをまとめてみようと思います✍️
（挨拶をはっきりする！報連相！などのどの仕事でも大前提すぎる基礎は割愛します）

💡対象やターゲットがどのように捉えるかをイメージする。

広報は、伝えたいポイントが本当にステークホルダーに伝わるか？どう伝わるか？を常に考えることが求められる仕事です。

想像力のトレーニングは学生さんでもできます！自分がその立場ならどう行動するか？を考えて議事練習をしてみてください。
例えば接客業のアルバイトであれば、お客様が何に困っていて、何をしたら喜んでくれるかを考える。何よりもまずは相手の気持ちに立って考えることがどの広報業務でも大事になってきます。

加えて、様々な情報を発信していくために自社（社員や展開しているサービスなど）についてはもちろん、ボードメンバーの意思を深く理解しておくことも重要。なかなかこの辺りを直接聞く機会を逃してしまいがちなのですが、私はマネージャーに就いてからは月1回以上、専務に会社のビジョンに関わる質問をして、今後のことを聞いてみるように意識するようになりました。

広報部のスケジュールはその日その人によって様々。30分刻みの小タスクが多い日もあれば、1時間かかるMTGが多い日、記事執筆で3時間使う日など。同じルーティーンというわけでなく、違う毎日を送っているからこそ忘れてはいけない、確認することと即行動すること。

💡1時間かかる修正の前に、3分の確認をする。

「イマイチ分からないところがあるな〜でも今忙しそうだし聞きづらい…一旦このまま進めるか」と、思い違いで仕事を進めてしまって依頼者の意図と違ったことを提出してしまい、結局修正に1時間2時間とかかってしまう…これは意外とよくある話。この「一旦」が依頼者からすると怖いんですよね（笑）

この記事を読んでくださっている方が学生さんであれば「私だったらすぐ聞けるけどな〜」と思っている方もいるかもしれません。（私もその1人でした…笑）でも、社会に出て仕事をしていくと質問したいことって山ほど出てくるんですよね。予想以上の質問の量に「これ以上聞くのはやめておこう…」っていう謎の自己判断をしてしまう。

ー 3分でもいいから確認しておけば、数時間かかる修正はしなくてよかった。

いくら相手が忙しそうでも、後からのことを考えると先に "分からない" を解消して自分自身が納得してから仕事に取り掛かる方がスムーズ。広報の仕事では記事執筆もよくあるんですが、記事を書いている途中に悩んで執筆時間が4,5時間以上かかってしまうより、何度も質問や相談をして悩む時間が減った方が依頼者としては嬉しいはずです。もちろん「どうしたらいいですか？」という自分の考えがない状態だと「まず自分で考えてみたら？」と思ってしまうので、自分の案を伝えてどう思うか聞いてみたり、悩んでいる部分を具体的に聞く必要はあります。

💡1分でできることを寝かせない。

※これは広報だけでなく、仕事をする上で大事なことかもしれません。
仕事の基本は即レス！！！すぐに返せるようなメッセージを「MTGの後でいいか」と置いてしまわないように。レスポンスを待たせている間は、仕事が前に進むことを阻止しているということ。自分でボールを持ったままにせず、できるだけ早く相手にパスを回す。

このようにタスクを極力早くクリアにしていくことが、後々自分を助けることになります。1分でできることを「メッセージ返信」「MTGの共有」「研修のアウトプット」という "タスク" に追加するのではなく、サッと対応した方が身のためです！

あとは、思ったよりも業務に時間がかかってしまい、期限内にタスクが終わらないこともあるかと思います。そんな時はすぐに報告！！！終わらないことが分かった時点で報告すること。合わせて「あとどれくらいで終わりそうなのか」新しい目安の時間を伝えます。

でも毎回、終わらないので報告→期限を延ばしてもらうということをしていると信頼がなくなってしまい、任せてもらえる仕事の幅が狭くなってしまうので必ず振り返って改善すること。どうして期限に間に合わなかったのか？どうしたら次は期限内に終わらせることができるのか？
仕事はPDCAを自分で回すことが重要です。PDCAができて一人前だと思います。

一括りに広報と言っても、採用広報・社内広報・社外広報などあり、トリニアスの場合は兼任しながら分担しているので、追っている目標（KPI）もそれぞれ。
業務をこなすだけになってしまうのは本質的ではないため、しっかり逆算して立てた目的・目標に対してやるぞ！！！絶対達成させるぞ！！！と、メラメラしている状態を自分でつくることが大事だと思います。

日々のタスクに追われて「これって何のためにやってるんだっけ？」とならないよう、目的・目標達成した後のことをイメージして（きました！ここでも大事な想像力！）、"こうなりたい" "こういう状態になっていたい" というゴール設定が必要です。また、その目標が、組織目標に連動しているか？スキルアップに繋がっているか？自分の中で納得している目標か？これらを確認することも重要ですね。

おわりに

以上が広報として働くうえで大事な3こと【きほんのき】です！
※あくまでも個人的です（笑）

この記事が、広報というお仕事に興味を持っている方の役に立てばとっても嬉しいです！とはいえ、私にとってもこれらは常に心に留めておきたいことなので、このアウトプットを通してより意識していきます✊

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