今日から実践する「心穏やかに仕事する技術」

「常に頭の中には仕事のことがある」
「いつも焦りを感じている」
「誰かから怒られるのではないかといつも不安」
「プライベートの時も仕事のことが気になる」
「メールを開くのが恐いと感じる時がある」

あなたの頭の中にもしこのような考えがあると
したら、それはあなたのメンタルが危険な
兆候かも。

実はこれは、私がこれまで精神障害がある方と
仕事をする中で聞いた、彼らが障害を受傷する
直前に感じていた代表的な考えです。

特に真面目な人ほどこういった考えに
陥る傾向があります。

今回は、仕事に追われる緊張状態を解消し、
「心穏やかに仕事をする方法」をお伝えします。

時間管理マトリクスで自分の仕事を分類する

まず最初に取組むべきは、自分の仕事の分類です。

人は忙しくなってくると、
全ての仕事が同じ重要度だと勘違いしてしまいます。

しかし本当にあなたが取り組むべき仕事は
第二領域「緊急ではないけど、重要な仕事」です。

第三領域と第四領域はバッサリ切り捨てるか、
誰か他の人に任せましょう。

第三、第四領域の扱いについては前回の記事を
参照ください。

前回の記事の中で仕事が出来る人は

自分がやらなくて良い仕事をどんどん人に任せる
起きる前に処理をしている
パターンを解析して短時間で処理する（考えている時間が極端に短い）

と書きましたが、まさに第三、四領域の仕事は
「自分がやらなくていい仕事は人に任せる」
ことで処理をするということです。

では残りの二つ

「起きる前に処理をしている」
「パターンを解析して短時間で処理する（考えている時間が極端に短い）」

をどこで使うかというと、
第一、二領域の仕事で使います。

では、今回は最も扱いが難しい第一領域の
減らし方について説明します。

第二領域の仕事は「未来の仕事」

まず最初に大事なお話しをしますね。

それは

「第二領域の仕事は第一領域に向かって動いている」

ということです。

第二領域の仕事というのは、

緊急ではないけど、重要な仕事なので、
いつまでもやらずにすむわけではありません。

いずれ必ずやらなければいけない時がきます。

言い方を変えると、

「緊急の仕事とは『現在（今）』の仕事」
「緊急ではない仕事は『未来』の仕事」

その「未来」がいずれ「現在」に来るということです。

そこで仕事が出来る人の仕事のやり方の
残り2つの考えを使います。

使う順番は

「パターンを解析して短時間で処理する（考えている時間が極端に短い）」
　　　　　↓
「起きる前に処理をしている」

この順番です。

第一領域はパターン化して最速で処理する

例えば、以前の私はお客様の提案資料や、
お客様へのメール、またメンバー育成など、
その都度考えてゼロから行っていました。

ところがよくよく考えると、お客様への
提案資料は新規顧客用で数パターン、
既存顧客用で数パターンの資料を作って
おけば、6～7割はカバーできました。

またお客様へのメールもテンプレートを
数パターン用意しておいて、それを転用
すれば、メールの文面の8割は作れました。

またメンバー育成も「前にも説明したよね」
ということを何度も説明していることに
気付いたため、あらかじめ自分の知識を
資料にして、後で読み返せるようににしました。

そしてメンバーから相談があった時には

「まずこの資料を読んで自分で考えてみて」

と返答するようにしました。

このように、自分が普段行っている仕事の中で
パターン化出来ることはたくさんあります。

それをあらかじめ用意することで、第一領域の
仕事を大幅にスピードアップすることができます。

「第一領域の仕事はスピードが命」です。

この領域の仕事をどうやったら短時間で済ます
ことができるかをぜひ考えてみてください。

空いた時間は全て第二領域の仕事に使う

こうして第一、三、四領域の仕事を処理して
空いた時間は全て第二領域の仕事に使います。

第二領域の仕事は

「これから起こる重要な仕事」

です。

ここで、仕事が出来る人の最後の考え方

「起きる前に処理をしている」

を第二領域の仕事に適用します。

お客様に次に行う大きな提案を考えたり
チームメンバーのレベルアップのための教育プログラムを作り実行したり
自分の知識をさらに高めるために自己投資を行ったり
人間関係を良好にするために、その相手と親密度を高める時間に使ったり

将来に発生する仕事だけでなく、
大きなリターンを得るための
投資の時間にします。

こうして第二領域の仕事の割合が大きく
なってくると、自然と第一領域の仕事が
減っていきます。

そして理想を言えば、ぜひ第二領域に来る
重要な仕事は

「あなたのwant toのゴール」

に関連する内容を入れてください。

こうすることで、あなたが叶えたいゴールも
同時に達成することが可能になります。

ぜひ時間管理マトリクスを使って、
あなた自身がこころ穏やかに仕事が出来る
ようにしてあげてください。