メールの処理で、1日の業務効率が変わる

仕事をしている皆さんは1日、どのぐらいの時間をメールに割いているかご存知ですか。
様々な情報がありますが、インターネットで簡単に検索してみてください。


大概、

2時間から3時間程度はメール処理に費やしている

といった記事やデータが出てくると思います。


メールの処理と言うのは、
受信したメールへの返信、自分から送信するメールの作成、のことをこの記事では指します。

1日の就業時間は何時間ですか?

例えば朝9時から夕方の18時まで、休憩時間を1時間抜くとすると、8時間が就業時間としてはメジャーではないでしょうか。

このうち、3時間をメール処理に費やしたとしましょう。

パーセンテージで言えば、なんと37.5%。

1日の仕事のうち4割弱もメール処理に費やしていては、なかなか仕事が進みません。

大事な資料の作成だったり、取引先との商談だったり、自身のコンテンツ作りや、マーケティング調査、成果物の作成などなど。
仕事がたくさんあるはずです。

もちろん、自分自身はメールの書き方に非常に気をつけて、効率的な効率的に仕事を進めていても、
相手から来るメールが読みづらかったり、ときにはイライラさせられることがあって、精神的に参ってしまったり…。
自分のコントロール外で起きる要因で、仕事が進まないことも考えられますね。


ただ、あなたの仕事は、メールを処理することではありませんよね?
メールを処理する事は、仕事ではありませんよ。


あくまで、メールはコミュニケーションツールです。
にもかかわらず、メール処理に1日の3分の1以上、費やしている場合ではありません。
何かビジネスを動かすために、仕事を前に進めるために、メールを使うんです。


そして、メールというのは自分の書き方を変えることで、大きな時間短縮につながるツールです。

また、相手のメールが分かりづらくても、自分がわかりやすいメールを書くことができていれば、何に対して質問すればいいのか頭で理解できるので、
自分の返信によって、仕事を前に進めることができるようになります。


まずは今あなたが、
1日どれぐらいのメールを受信し、
どれぐらいのメールを送信し、
どれぐらいの時間をかけてしまっているのか。


ざっくりでいいので、振り返ってみてください。
意外とたくさん時間を取られていて、驚くかもしれませんよ。

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