採用担当になったらまず何をする？きほんのき。

この記事は、採用業務をこれから担当する方、採用担当と任命されたけどタスクの引き継ぎばかりで全体像が見えないという方に向けて書いています。

結論、最低限おさえておきたいのは下記の３つです。
・目標数値と、現在の状況を把握する
・ポジション別の選考フローを整理する
・データの構造を把握する

1. 目標数値と現状の把握

まずは、採用の目標数値と現在の採用状況を把握しましょう。
どのポジションで、何人の採用（ヘッドカウント）を目指しているのか、ヘッドカウントはどの程度埋まっているのかを確認します。この情報を把握することで、採用計画に基づいた予算や期日の設定、採用プロセスに必要なリソースの確保が可能になります。

同時に「あなた個人の目標数値」も把握しておきましょう。
いつまでに何人採用するという目標なのか、この部署を〇〇人体制にするという目標なのかによって、動き方が変わります。
後者の場合、採用だけしても流出の方が多ければ永遠に目標を達成できません。組織にはある程度の新陳代謝は必要です。健康的な新陳代謝が起きている組織か、否かを見極めることも大切です。

2. ポジション別の選考フローを整理する

採用プロセスにおいて、各ポジションの選考フローを明確にすることは非常に重要です。

会社内ですべてのポジションの選考フローが共通している場合もありますが、現場によって異なることが意外と多いです。例えば、ある部署では面接が3回以上あり、ある部署では書類選考の後にカジュアル面談を実施していた、など独自のルールで運用していることが頻発します。

ポジション別の選考フローを整理し、以下の情報を把握しましょう。

• 面談の形式

• 選考ステップ数

• アサインされる面接官と役割分担

• 選考結果の連絡タイミング

特に、採用プロセスにおいては、タイムリネスと透明性が大切です。選考フローを明確にしておくことで、応募者に対して適切な情報提供ができ、採用プロセスをスムーズに進めることができます。

また、選考フローがきちんと明示されていれば、面接回数の削減や採用プロセスの短縮など、プロセスの改善点を見つけることができます。改善点を見つけることで、採用プロセスの効率化につながります。

3. データの構造を把握する

最後に、応募者の情報や選考フローの情報、採用決定までの日数など、採用に関するデータを収集・分析することが重要です。そのためには、データの構造を把握しておく必要があります。

一方で、「分析できる状態のデータがない」ことも多く、あなたの組織がどのようにデータを管理しているか把握することから始めなければなりません。

もしデータがバラバラで分析できる状態でない場合には、今後どのようなデータの持ち方をすれば必要な分析ができるかを考える必要があります。

まとめると、採用担当になったらまずは、目標数値と現在の状況、ポジション別の選考フロー、データの構造を把握することが必要です。これらを明確にすることで、採用担当として採用計画を実現するための施策を打ち出し、オペレーションを円滑に回すための第一歩となります。