営業マン必見！知られざるChatGPTの活用術-メール編 #6
音信不通のお客様にどうアプローチする？ChatGPTで作る「再連絡依頼メール」のコツ
はじめに
営業の場面で、**電話もメールも反応がない…**という状況に陥ったことはありませんか？
検討中のはずのお客様と突然連絡がつかなくなると、「どう切り出すべきか」「しつこいと思われたくないし…」と悩みがちですよね。
そこで、ChatGPTを使った「再連絡依頼メール」を作成し、丁寧かつ確実に相手との接点を取り戻す方法をご紹介します。
そのまま使えるプロンプト例
あなたは日本語に精通したプロのコピーライターです。
以下の条件に沿って、電話・メールともに連絡が取れなくなった顧客への再連絡依頼メールの草案を作成してください。
【条件】
1) ターゲット：こちらの提案内容を検討している中小企業の経営者
2) 状況：電話連絡がつながらず、メールも返信がない状態が2週間以上継続
3) 文字数：200～300文字程度
4) トーン：相手の事情を配慮しつつ、柔らかく丁寧
5) 必ず盛り込む内容：
- 連絡を取ろうとしたがつながっていない事実への言及
- 「ご多忙かと思いますが…」など、相手のスケジュールや事情を慮る一文
- 提案内容や情報を改めて簡潔にまとめる（相手が忘れている可能性あり）
- 「もし差し支えなければ、いつ頃ご都合がよろしいでしょうか？」など、返信のきっかけとなる質問
これらの要素を踏まえて、失礼のない文章で再度の連絡を促すフォローメールを作成してください。
⇩
このプロンプトのポイント
「相手の事情」への配慮を優先
「ご多忙かと思いますが…」「お時間を頂戴し恐縮ですが…」など、“督促メール”にならないよう丁寧な言葉遣いを強調しています。連絡の経緯を簡潔におさらい
「○月○日以降、何度かお電話やメールを差し上げておりますが…」など、連絡が取れなかった事実をサラッと伝えつつ、トゲのない表現に。提案内容のリマインド
しばらく時間が経っている可能性があるため、相手がどんな提案を受けていたのかを再認識しやすいように要点を再提示しましょう。返信のハードルを下げるフレーズ
「もし差し支えなければ、簡単にご都合をお知らせください」など、相手が「まずは返信してみようかな」と思えるような一文を加えます。
まとめ＆次のステップ
連絡が取れない場合、「放っておく」「しつこく追う」のどちらも極端に走りがち。
適度なタイミングで、相手の立場に配慮しながら再連絡を促すのが重要です。
ChatGPTを使えば、短時間で相手の事情を汲んだ文面を生成でき、文章のトーンや内容の微調整も簡単。
ぜひ今回のプロンプトを活用して、「丁寧だけど、しっかりと返信を促す」フォローメールを作成してみてください。
行動を起こしてくれるかどうかは**“あとひと押し”**で変わるかもしれませんよ。
補足：しつこくならないためのポイント
連絡頻度を考慮: 何度も短期間に送るのではなく、1～2週間ほど間隔を空けると「追い詰め」感を与えずに済みます。
件名を工夫: 「ご確認のお願い」「ご都合はいかがでしょうか？」など、シンプルで柔らかい件名にすることで、相手がメールを開きやすくなります。
電話とメールの合わせ技: まずメールを送り、その後に電話。あるいは留守電を残した後にメールなど、相手に合わせた連絡手段の組み合わせを試してみるのも一つの方法です。
以上が「お客様と電話もメールも連絡が取れないとき」に活用できる投稿例です。
ぜひご活用いただき、気まずさやしつこさを回避しつつ、お客様との商談を前進させてみてください！