知られざるChatGPTの活用術-メール編 #1：営業マン必見のテクニック
わずか5分でできる！営業メールテンプレート作成の秘訣
営業メールを作成するたび、「どうすれば読み手の心をつかめるか」「自社の強みをうまく伝えるには？」と悩むことはありませんか？
実は、ChatGPTを使うだけで、驚くほど短時間で完成度の高い営業メールを作成できるのです。
なぜ今、ChatGPTを使うべきなのか？
素早い作成:
思考のヒント出しや文章構成をChatGPTに任せることで、短時間で複数パターンのメール案を得られます。営業活動のスピードアップにつながるのは大きな魅力です。ターゲットに合わせた提案:
「中小企業向け」や「B2B向けITソリューション」など、細かな条件を指定するだけで、想定する顧客層に寄り添った文章を生成できます。送り先のニーズに合った内容がスムーズに完成します。何度でもリトライ可能:
気になる部分があれば「〇〇を強調して」「全体をもう少し短めに」と追加で指示し、何度でも修正案を得ることが可能。完成度を高めやすい点も魅力です。
具体的な入力例
たとえば、以下のようにChatGPTに指示するだけで、魅力的な営業メールの草案が手軽に作れます。
1．中小企業向けITソリューションの初回接触メール
プロンプト例
あなたは日本語に精通したプロのコピーライターです。 以下の条件に基づいて、中小企業の経営者宛てに送る初回接触用の営業メールの草案を作成してください。
【条件】
1) 提案する商材：B2B向けITソリューション（業務効率化システム）
2) メールの目的：製品導入に興味を持ってもらい、詳細説明やデモの依頼につなげる
3) メール全体のトーン：ビジネスライクかつ親しみやすい
4) 文字数：300～400文字程度 5) 必ず盛り込む内容：
- 相手にとっての具体的メリット（コスト削減、業務効率化、導入事例 など）
- 信頼感を高めるための根拠（導入企業数や実績など）
- 詳細説明・デモ申し込みの呼びかけ
- 自社が他社と差別化されている要素
【形式】
1) 件名
2) 冒頭のあいさつ
3) 本文（提案内容とメリット、実績、次のアクション）
4) 締めの言葉・署名
これらの項目を踏まえ、読み手が興味を持ちやすい、わかりやすく魅力的なメール文を作ってください。
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解説
「トーン」や「文字数」などを具体的に指定することで、不要な質問を最小限に抑えます。
「導入企業数」や「実績」など、書いてほしい要素を箇条書きにすることで、ChatGPTが抜け漏れなく情報を盛り込む可能性が高くなります。
件名から署名まで書式を指定すると、メールの流れを整えた文章が得られやすいです。
ChatGPTで営業メールを作るメリット
時間の大幅短縮
従来、構成を考えて文章を推敲する作業には多くの時間を要していました。ChatGPTを使えば、文章のベースがすぐに整うため、他の重要な業務にリソースを集中できます。ターゲットニーズへの即応
条件設定（ターゲット業種、求めるトーンやスタイルなど）をするだけで、相手の興味・課題にマッチした内容を自動生成。短い指示でバリエーション豊かな提案を用意できるのは大きな利点です。複数パターンの簡単比較
新規顧客向け、継続顧客向け、製品別など、条件を少し変えて再入力するだけで複数のパターンが簡単に作成可能。最適なメールを選びやすくなります。
ちょっとしたコツで成果が倍増
具体的な数値や事例を盛り込む
「売上が○％アップした事例」「導入企業の実績」など、数値や実績を具体的にすると信頼度が高まります。ChatGPTへの指示文にあらかじめデータを盛り込むのもおすすめです。「追記指示」で微調整
作成された文章を見ながら「○○をもう少し強調して」「導入企業の声を盛り込んで」など、都度追記指示を出すと、より自社らしい文章に仕上がります。差別化ポイントを最初に書き出す
他社との比較や独自の強みなど、自社が誇れるポイントを簡潔に羅列してからChatGPTに投げかけると、差別化が明確になったメールが得られます。
まとめ
今まで試行錯誤に時間を割いていた営業メールこそ、ChatGPTを活用する絶好のチャンスです。
「ターゲット設定」や「欲しいトーンの指定」を行うだけで、質の高いメール草案が短時間で完成します。さらに何度でもリトライできるため、より洗練されたメールを作ることが可能です。