【#191】柔軟な説明の極意

こんばんは。今週も1週間が終わりましたね。

私は今日が1番予定が詰まっていて、偉い人への会議資料の事前相談・説明等もあるため、気の抜けない1日を過ごしていました。

そんな状況で、アポを取っていた偉い人の打ち合わせ時間が、前の予定の都合で当初の1時間→15分になるという事件があったのですが、その15分で無事に承認を得て仕事を進めることができました。

ある種の成功とも言える事例かと思うので、なんで上手くいったのかという点を記しておこうと思います。

○オプションの準備

まず1つ目。事前の準備が功を奏しました。

どんな準備かというと、お相手の方が大変忙しいとわかっていたので、5分で説明するならこことここをこう伝えるというパターンと、時間がしっかり取れるならここは資料を具体的に投影してここまで見てもらうという2つのパターンの説明オプションを昨日準備していました。

これが事前にできていたことでどんな状況でも慌てないという気持ちで臨めていたというのが1つ。

○ルールの理解と相談の具体性

2つ目は社内の決裁権限のルールを熟知した上で、相談に具体性を持たせたことです。

ここをこういう方針で進めていいですか？だけだと不十分で、こういう案で決裁権者の○○さんに◻︎◻︎課長からご相談して、了承を得られれば稟議で進めて良いですか？と確認を進めました。

課長、説明してよーという案件ですが笑
上が動いてくれないから〜という言い訳を言っていると仕事が止まるので、課長の立場も立てながら上と調整するということをし始めてそろそろ1年半。

偉い方ほど学内ルールに厳しいので、煩雑な学内ルールを読み込みまくってインプットした上で決裁ルートを外さないように具体的に相談をする。

この点も意識することで、やり取りが少なくすみ、時間の壁を突破することにつながったと思います。

○全体とゴールの共有

そして1番大きいのがこの3つ目。
相談していた業務の話が降りてきた時に、全体の仮スケジュールを即引いて展開、ゴールも共有をしていました。　

今日に至るまでの中で少しの修正は入りつつも、この業務については今こういう動きになっているよね、というのが偉い人の頭に入っていることで、今日はここの確認であるということがはっきりしており、「これってさぁー」みたいな話は微塵も出ませんでした。

人を巻き込んで進める業務（ほとんどそうですけど、その色が特に強い仕事）は、業務が発生したらまず即レスくらいの勢いで叩きスケジュール作って展開して要職の予定を押さえる。

あとは円滑に仕事を進めるために社内の決裁ルールや権限を強く意識しながら具体で相談・説明する。

説明はポイントを絞ったショート版とちょっと細かいディープ版をオプションで持っておいて、行ったり来たりできる状態にしておく。

これが円滑で柔軟な相談・説明の極意かなぁと思いました。

まあ、こんなに周到に準備できる時ばっかではないんですけどね　苦笑

常に意識はしておきたいポイントだと思います。

それでは！