#248 【ビジネスメールは】ショートカットしてなんぼや【一笑門 マガジン】
どうも！海先輩です！
このマガジンでは、毎朝配信しているPodcastプログラム「海先輩の一笑門RADIO」の内容を発信しております。
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新卒の頃はメールを一通送るのにも、かなりドキドキしたのを覚えています。
誤字脱字がないかとか、言葉遣いは合っているかを何度も何度も確認して、いざ送った後に「あ、資料の添付忘れてた！」と気付いて、追いメールを送る始末…笑
今はだいぶ慣れてきましたが、慣れがまた怖いんですよね。添付資料を間違えたり、宛先を間違えたり。
メールマナーはビジネスコミュニケーションの基本中の基本。今後も意識して気を付けようと思います。
おはようございます。海先輩です。
いつも読んでいただきありがとうございます。
今日は、ビジネスメールはショートカットしてなんぼ、というお話です。
【B2Bのお仕事（法人向け）】のお仕事をしている方は特に、毎日のように大量のメールを捌いていると思います。
おそらくビジネスメールでよく利用されているのはMicrosoftの【Outlook】か、Googleの【Gmail】が主かなと思いますが、「ルール」や「フィルタ」などの【メールの振り分け設定】はもう必須中の必須ですよね。
自分に関係のあるメールなのかそうでないのか、大量のメールに埋もれていると分からなくなってしまいます。
忙しいときはメールの振り分けをしていても、【どれが重要なのか】分からなくなっちゃって、メールを見るだけでストレスが溜まってしまいます笑
とある有名なビジネスパーソンの方は、会社員時代にメールを見るのが嫌すぎて、メールを確認するのを一切やめたとか。
するとみんなChatで【「件名：○○」のメールをチェックしてください】と送ってくるようになったので、それが来たら検索してチェックするという運用に変えたらしいんですね。
なかなか思い切った行動だなとも思いましたけど、これができたらいいだろうなとも思いました。
さて、導入がやや長くなってしまいましたが、今日は【メール術】のお話ですね。
普段お客様や社内のやり取りでメールをしていると、【だいたい決まった文章ばっかり打っている】ことに気が付くんですよね。
例えば以下の内容とかって、ほぼ同じ文章じゃないですか？
株式会社＊＊＊
＊＊＊様
いつも大変お世話になっております。
株式会社＊＊＊の＊＊＊です。
お待たせ致しました。
ご依頼頂いておりました御見積書をご用意致しました。
下記のURLよりご確認の程お願い致します。
---
【URL】
※パスワードは＜＞です
---
ご不明な点等ござましたら、
お電話またはメールにてお申し付けください。
何卒宜しくお願い申し上げます。
とか
株式会社＊＊＊
＊＊＊様
いつも大変お世話になっております。
株式会社＊＊＊の＊＊＊です。
お問い合わせを頂きまして、誠にありがとうございます。
社内で内容を確認致しますので、少々お時間頂けますと幸いです。
お待たせし恐れ入りますが、こちらご依頼受領のメールとさせて頂きます。
引き続き何卒宜しくお願い申し上げます。
これを【毎回毎回キーボードで打つ】のって、結構めんどうだなって思うんですよね。
なので、僕の場合は【署名に登録】しちゃって、必要に応じて少し書き換えるというやり方にしています。
あとは【辞書登録】もおすすめです。
例えば【いつ】と入力してスペースキーの変換をすると、【いつも大変お世話になっております。】と出るようにしたり、【なに】と打つと、【何卒宜しくお願い申し上げます。】と出るようにしたり。
ビジネスでよく使う（というかビジネスでしか使わない）文言を辞書登録しておくと、本当にメール作成の効率がグーンと上がります。
「別にこれくらいの文章ならチャチャっと打っちゃうよ」という人もいるかもしれませんが、こういう【ちょっとした時間の節約が業務効率化の一歩】なんですよね。
先ほど紹介した署名に登録しちゃう手法も、ちょっとした一次返信くらいなら秒で終わっちゃいますからね。
メールって【後でまとめて返そう】としちゃうと、意外と時間かかったりしません？
パッと返せるものは返せるように効率化しておくべきだと思うんですよね。
全ビジネスパーソンの皆さん、ぜひご参考にして頂けますと幸甚です。
最後にお知らせです！！
私ですが、スキルマーケット【ココナラ】にて3つのサービスを展開しております！
【提供サービス】
①電話相談サービス
②就活生向け自己分析コンサル
③好きな歌詞・名言からiPhoneの壁紙デザイン
各サービスの詳細を下記に載せておりますので、ご興味ある方はぜひ見てみてください！
①電話相談サービス
週末の午後、海先輩に直接電話で相談ができるサービスです！
サシ飲みの感覚で気軽にお話しましょう！
「海先輩にちょっと相談してみたい！」
「海先輩とお話してみたい！」
「とにかく雑談がしたい」
「とても人には聞かせられない愚痴を吐きたい！」
対応スケジュール等はココナラ内で確認できます！
少しでも興味のある方は、以下のリンクからぜひ！
【本サービスの3つの特徴】
①100円/分で、仕事・人間関係・就職・転職・恋愛の悩みを聞きます。
②ご自身の悩みをお話し頂ければ親身に聞かせて頂き、とあるトピックについて講義形式で話してほしいなどのご要望がございましたらお応え致します。
③会社にいるちょっと年上の先輩くらいの感覚で、気軽に相談できます。
【海先輩からメッセージ】
改めまして、海(かい)です。海さん、海ちゃん、海くん、かーい、お好きに呼んでください。
どうですか最近、なんだかちょこっと気疲れを感じていたり、同じ毎日に退屈していませんか？
もしかすると「もう人生のどん底だ」と本当に辛いお思いをしているかもしれませんね。
僕は社会人になってから仕事のことや恋愛のことで悩みがドサっと増えたんですよ。
学生の頃は悩みと無縁な毎日だったので、まさか自分がこんなに病むとは思ってもいませんでした。
そんなときに思い切って地元の友達に電話で相談をしてみたんです。
すると、嘘みたいに気持ちが楽になって、前を向いて歩み出せるようになりました。
そして友達が僕にしてくれたように、僕も誰かの力になりたいと思ったんです。
こうして僕と出会えたのも何かのご縁かもしれません。
日常の悩みやストレス、ふとした疑問、誰にも言えなかった愚痴。
あなたの内に秘めた“それ”を僕に打ち明けてみませんか？
電話越しにあなたのお気持ちをお聞かせください。
どんなお話でも、話し方でもかまいません。
僕はいつでもあなたの味方です。
あなたの少しの勇気を、必ず未来へ繋がる大きな一歩にします。
お気軽にお電話ください！
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