【不動産賃貸管理事務職】発展途上だから面白い！効率化を徹底した先に見えた景色とは
皆さんこんにちは！
Good Job Pass(社内副業制度)を活用し、note記事を執筆することになりましたFANTAS technologyの栗原です。
普段は企画・マーケティング関連の仕事をしています。
投資用不動産事業を柱とするFANTAS platform を提供しているFANTASですが、賃貸管理事業や、中古戸建・空き家再生事業など様々な事業を行っていることをご存じでしょうか。
そこで、本日は賃貸管理業務に携わるメンバー、松本有莉さんのSTORYをお届けします。
インタビュー前は、「クールなお姉さん」という印象が強かった松本さんですが、インタビューを通して、人情味あふれた優しい一面に触れることができました。
FANTASとの出会い
――松本さんがFANTASを知ったきっかけとその時のイメージを教えてください！
前職でも不動産管理に関する仕事に従事していて、新たな環境でこのキャリアを磨きたいと思い、転職活動をしていました。そんな中、 求人サイトでFANTASを見つけました。
「管理会社」というと堅い会社が多いイメージなのですが、それとは全く異なる雰囲気で目立っていました！
――どういった点で目立っていたのですか？
求人サイトで管理会社を調べると、会社のロゴのみでホームページがないなど、雰囲気があまり伝わってこない会社が多かったのですが、FANTASはホームページが明るくおしゃれな印象でした。
企業イメージが伝わりやすい点も惹かれましたね。
――面接も順調に進み最終的に内定をもらった時点で、迷いはなかったですか？
そうですね。実を言うと、もう一社悩んでいたところはあったんです。
規模感が10名ぐらいのところで、地場の不動産を管理している会社さんと、FANTASで悩みました。
視野を広げたいという思いで、転職活動を始めたので、自分の転職の軸に立ち戻って、幅広い事業に携わっているFANTASに決めました。
担当しているお仕事について
――現在所属しているPMチームがどのような部署ですか？
またチーム内でどのようなお仕事をされているか教えてください。
一言で言うとＰＭ(プロパティマネジメント)チームは、賃貸管理の部署です。
不動産を所有するオーナー様と入居者様の間に立って、賃貸経営をサポートする業務なのですが、FANTASではオーナー様のサポートはCS(カスタマーサクセス)チームが行っているので、PMチームは入居者様の対応をメインで行っています。具体的には、賃貸契約の締結から、入居中、退去に関する業務を一貫して行っていますね。
PMチームは分業制を取っていて、私は契約関係の業務を担当しています。退去から次の契約まで滞りなく進むように管理するのが私の仕事です。
――次の借主さんが見つかるまでのサポートと考えていいですか？
はい、そうです。具体的な業務の流れを言うと、
（1）お部屋の図面を作成する
（2）賃貸募集をかける
（3）入居のお申し込み後、契約書を作成する
（4）契約手続き
この一通りの作業を私が所属しているチームで行っています。
――ありがとうございます。業務を行う中で気をつけていることはありますか？
そうですね、正確な情報をわかりやすくお伝えすることを一番心がけています。
誤った情報をお伝えしてしまうと、入居希望の方にご迷惑をかけることはもとより、会社の信用が傷つく恐れがあります。
また、賃貸募集の際に、仲介会社の方がお客様用に賃貸図面を作り直してくださることも多いので、その方が見やすいレイアウトで図面作成することを心がけています。
お部屋の管理戸数もどんどん増えているので、いかに効率的に図面を作れるかという点にも重視しています。
――効率化というと、具体的にどんなことを意識されていますか。今の業務で変更した部分などを教えていただけますか。
以前は設備情報をすべて手入力していましたが、エクセル上にチェックボックスを作成し、該当する設備にチェックを入れれば作成できるようにしました。
また、掲載情報をパターン化して、効率的に作成できるようにしましたね。まだまだ発展途上なところはありますけど。
――管理戸数は、現在どのくらいでしょうか？
管理戸数は3,300くらいですね(2022年9月末日時点)。
――だいぶ増えてきましたね。それは効率化が必要不可欠ですね。
そうですね。FANTASに入社してから、効率化や、業務改善については、特に考えるようになりました。
入社したての頃は、プレーヤー側というか、「とにかく申し込みが入ったものをさばく！」ような気持ちでやっていましたが、業務に慣れてくると、「これ効率悪いな」とか、「もうちょっと工数を削減できるな」と感じる作業が多いことに気づいたんです。
――プレーヤー側からマネジメント側に意識が変わってきたんですね！
はい、そちら側にちょっと片足を突っ込んでいるのかもしれないです。
元々、人に教えることや、マニュアルを作成するのが好きで自然と行っていたところはありましたね。
――相手の気持ちになって、考えてくださっているのですね。
そう言ってもらえるとうれしいですが…（笑）。
視点が変わることでマンネリ化も少なくなり、さらにやりがいも生まれますよね。
仕事でやりがいを感じる瞬間
――その他にも、最近やりがいを感じた瞬間はありますか？
日々の業務の中で少しずつ改善しているのですが、メンバーから「仕事しやすくなりました」「ありがとうございます」と、言ってもらえることは、小さいことですが自分の中でやりがいに繋がっています。
――確かに「ありがとう」って言ってもらえると、やりがいを感じますよね。
チームの人数も多いので、メンバーの仕事を見ているときや、気にかけている瞬間は、「自分がそういったポジションを任されている」と感じますし、それに見合うようにならなきゃいけないとも感じます。
――気が引き締まりますね。
時期によっては繁忙期もあると思うのですが、大変だと感じた瞬間などがあれば教えてください。
そうですね...基本的に「寝たら忘れてしまうタイプ」なので、
今まで、これがすごく大変だったなという記憶はあまりないのですが…（笑）。
私は1月に入社したので、入社してからの半年間は繁忙期と重なっていて、業務量が多く、ちょっと大変でしたね。
電話対応の極意
――そういえば、松本さんはクレーム対応が上手だと聞いたのですが…
クレーム対応というか、電話対応ですね。多分声が大きいだけなんですが…（笑）
テレフォンオペレーターのバイト経験や前職の業務で電話対応する機会が多かった影響で、電話をとるのが早いんです。確かに、苦手意識はないですね。
電話越しですが、その方が何を求めているのか、汲み取ることを特に大事にしています。
あとは、小さいことですが、話し方を意識していますね。
相手に不安感を与えてしまうことのないように、とにかく自信をもってハキハキと話すように心がけています。
そのために、相手が質問してきそうな内容をあらかじめ想定して、徹底的に自分の不明点がなくなるまで調べるようにしています。
――その努力があって、それがお客様の疑問や不安の解決につながっているのですね。
次に、松本さんの将来のキャリアビジョンについて教えてください。
そうですね、せっかくFANTASに入社したので、もっとチームメンバーが心地よく働くことができるよう、マネジメントの点でも成長していきたいです。
業務がうまく回るように、それを支えていきたいと思います。
――最後に松本さんから見て、どんな人がPMチームに向いていると思いますか。
そうですね、PMチームはこの先も、どんどん成長していく必要があるチームなので、新しいことにチャレンジできる人や、仕事を楽しめる人がいいと思います！
ーーチャレンジ精神がある方がいいのですね。
そうですね。
あとは、結構業務の幅が広いので、一つのことに集中というよりは、いろいろなことに視野を広げて、自分の中で管理していける人がいいかなって思いますね。
いかがでしたでしょうか。
このインタビューを通して、効率化や業務改善を進める一方、お客様に真摯に向き合うためならば手間を惜しまない姿に心を打たれました。
これからの松本さんの、そしてPMチームの成長が楽しみですね。
賃貸事業に興味のある方はコチラも合わせてご覧ください。
https://www.wantedly.com/projects/1100613