読書まとめ『入社1年目のエクセル仕事術』→仕事の実力は、エクセルの使い方に現れる
『入社1年目のエクセル仕事術』中山 真敬
一言でいうと
仕事の実力は、エクセルの使い方に現れる
概要
人に貸していた本が戻ってきたので、久しぶりに読み返してみました。
エクセルの指南書は多数ある中で、本書は、エクセルの操作マニュアルではなく、本質を理解するための本である、と掲げています。操作効率を上げるテクニックは紹介されているものの、それを使って仕事をいかにスムーズに進めるか、という考え方の部分に重点が置かれていると感じました。テクニックを習得させる前に、なぜそのテクニックが必要なのか、習得するとどのようになれるかを説明しています。
また、「エクセルの使い方を見れば、その人の仕事の実力がわかる」と筆者は主張しています。エクセルはオフィスワークに欠かせないツールであるがゆえに、使い手が本質を捉えているかどうかが顕著に表れます。原色ビカビカで何を伝えたいのかわからないエクセルが横行する職場で働く身としては、同意しかありません。
仕事の実力を左右する3つの要素と、それに関連するエクセルの使い方をまとめました。
① 目的意識：何を伝えたいか、で並べ替え
自分なりの考えを持てるか、言われたことだけをやるか、業務に対する目的意識の有無によって変わってきます。目的が明確になっていないエクセルはデータの羅列でしかなく、「で、何が言いたいの？」と返されてしまう可能性大です。
エクセルでデータを集計する際に、どの項目を表示するか、どんな順番にするか、合計や平均は必要か、最大値やマイナスを強調するかなど、考慮することは無数に存在します。目的を明確にしていれば、どのように集計すればよいかが判断できます。例えば商品の売上データを集計して並べ替えるときに、売れ筋商品に注目するべきだと思うなら降順、死に筋商品の改善を提言したいなら昇順に並び替えますよね。
② 時間厳守：繰り返し操作の生産性を上げる
優れた成果物を作れたとしても、期日に間に合わなければ評価されません。エクセルの操作を効率化して生産性を高めることは、時間厳守につながります。同じ操作を繰り返し行うときに役立つテクニックをふたつ抜粋します。
セルの書式設定の繰り返しは、F4キーで行えます。バラバラの複数セルに色をつけるときなどに使っていましたが、Ctrl+1でセルの書式設定を行うと、OKを押すまでのすべての設定をワンボタンで繰り返すことができます。「セル黄色・赤文字・強調」のような設定を繰り返すときに便利。
Ctrl+Dは上のセルをコピーするショートカットですが、図形を選択しているときは、図形をコピー・貼り付けしてくれます。さらに、コピーされた図形を移動させてから再びCtrl＋Dを押すと、次の複製が同じ間隔で作られます。
③ コミュニケーション力：セルにコメント
エクセルを使ってコミュニケーションを図る方法として、コメント機能の利用がオススメされています。今まで活用できていなかったので、積極的に使ってみようと思いました。
コメントを使用しない場合、「7月売上シートのE47セルの値がおかしい、あと8月売上シートのD列の書式が崩れている」などとメールやチャットで指摘することになります。指摘する側もいちいちセル番地を記載するのが面倒だし、指摘された側も文面とエクセルファイルを突き合わせて確認・修正するのは手間がかかりますよね。
ファイル内の該当セルにコメントが書かれていれば、どこが指摘されているかが一目瞭然です。次のコメント箇所に順にジャンプする機能もあるので、見落としも防げますね。修正した箇所にはさらにコメントを追加することで、指摘した側の再チェックも容易になります。
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