オンラインイベントの教科書

　今回はこちらの本を読んだので、自身の考えを交えながらレビュー兼読書感想文を書きます。
オンラインイベントの教科書

オンラインイベントの教科書

オンライン開催の必要性

　新型コロナウイルスの影響で直接人を集めてのイベントが中々開催しづらい状況が続いていますね。もしかしたら「新しい生活様式」というものが根付くと、今後は開催場所を定めた集客型のイベントはもう開催できないかもしれません。私の社内でもイベントをいくつか開催しているのですが、こういったイベントや外部イベントなどは今後オンラインでの開催が増えることを考えると色々とノウハウを溜めたいなとAmazonでこちらの書籍をポチってしまいました。
　オンラインイベントって一見すると開催する側も参加する側も不安が先に目立ちますよね。私も直接集まって話ができないことで、目線や反応を確認できないので正しい熱量や情報を伝えることができるかであったり、その場で話す内容を柔軟に変更したりできないなどやりづらい印象がありました。
　ただ、"オンライン「でも」できること、オンライン「だからこそ」できること、リアル「だからこそ」の価値があります。"とのことで、必ずリアルかオンラインのどちらかに倒すというよりは、状況などにあわせてやり方を変化させていくことが必要なのかもしれないと思いました。

オンラインイベントのメリット

1. 参加者の対象が全国、全世界に広がる
2. 録画でき、資産になる
3. 会場費等、コストがほぼかからない
4. 好きな時間、好きな場所で活動できる
5. リスクに強い

　昨今の情勢により今年から社内でもいくつかのイベントがリアルではなくオンラインでのイベント開催に切り替わったりしているのですが、自身でオンラインイベントを開催する際に、最初に気づいたメリットは場所に囚われないというところでした。「場所に囚われない。。ということは、環境さえ整えれば首都圏の方でなくても参加できるじゃん！」という至極当たり前のことに気が付き、結果社内で先日開催したオンラインイベントでは弊社の別拠点からの参加者も迎えて開催することができることができました。

運営で必要な役割

　オンラインで開催する場合、運営側もイベント当日は遠隔となるため対面でのイベントより事前準備をしっかりと行っておく必要があります。著書にも一例としてイベントの規模に応じて以下を担当する仲間が欲しいという記載がありました。

・司会進行／ファシリテーター…参加者に対し満足度の高い時間を過ごしていただくための重要な役割
・ゲスト／講師…イベントテーマやトピックに沿ってお話いただく役割
・タイムキーパー／ディレクター…進行スケジュール通りに進んでいるか、管理する役割
・配信担当…パソコンやカメラ、マイク等配信用機材を操作したり、映像を進行にあわせて切り替えたりする役割
・質疑応答担当…質疑応答のためのツール（チャット機能、フォーム送信機能など）をチェックして司会や講師／ゲストに伝える役割
・SOS担当…音が聞こえないなどのオンラインの不具合等SOSに対応する役割
・SNS対応…参加型イベントでは、指定のSNSやハッシュタグ付のリアルタイムな投稿をチェックして司会進行や講師／ゲストに伝える役割
・事務局…参加者情報管理、参加費管理、必要機材手配、ゲスト対応、募集情報配信、当日投影の資料準備等　運営全般を担う役割

　私が実際にオンラインイベントを実施した感想としては、基本的には講師や発表者の役割は自身のタイムキープ位にして、できるだけ役割を減らして喋りに集中していただいた方が良いとは思います。あとは、全体的な進行や質疑応答など当日のイベントを支配していただくのは司会に任せて、それ以外の画面を映したり、録画など配信担当にもう一人いると安定してイベントを回すことができると思います。

私がオンラインイベントを開催して感じた反省点

　私がこちらの著書を読んでから実際にオンラインイベントを開催した際に感じた反省点は2点です。
　1点目はイベントの時間内にアンケート記入時間を確保しておくべきだったというところです。今後もイベントを継続して行っていくためにアンケートを取る方も多いと思いますが、これはイベント終了後に別途依頼するのではなくイベント時間内にアンケートの記入時間まで確保しておくべきだったと感じました。
　リアルにも共通する事ではありますが、開催から時間が経つと段々熱は冷めていきます。実際に開催したイベントではアンケートの記入を別途依頼したところ回答率が悪くなりました。やりたいことは全てイベントの時間内に収めるというのはひとつ大切なことかもしれません。
　2点目はzoomなどを使用してブレイクアウトセッションを使用してチームでディスカッションなどを行う時は、部屋が分かれた際に画面共有が切れてしまうので、ある程度事前に資料を展開する事であったり、全員が資料を開くことができる格納先を準備しておく事などが必要だと感じました。
　zoomの操作の話にはなりますが、ブレイクアウトセッションを行ってチーム分けを行うと、ホストで画面共有していた資料が写らなくなるんですよね。これは当日やってみて気づく落とし穴であり意外と不便です。

最後に

　実際にやってみると結構課題は感じるものの、可能性も大いに感じることができました。著書にもありましたが、結局は「何のために開催するのか」や「どんなゴールを目指しているのか」が大切であって、リアルかオンラインかは手段の話ですので上手く活用していければと思います。
　皆さんも快適なオンラインイベントライフをお楽しみください。

オンラインイベントの教科書