3ヶ月半の育休から、わずか2時間で職場復帰できた秘訣
育休中、仕事から離れるのは不安ですよね。また復帰の際にかかる不安やストレスも相当なものだと思います。
前回記事では、育休に入る前にAIを使って情報を整理し、その不安を和らげるシステムを作ってみたことを紹介しました。
そして今回は、私が実際に3ヶ月半の育休から復帰して見えたAIの可能性と結果を振り返ってみたいと思います！
育休前に準備したこと
1. AIの作成
前回記事で述べたように、育休明けの「浦島太郎」状態を避けるため、こちらのSlack通知を整理・保存するAIを作成しました。
2. メンバーへのお願い
育休中ずっとAIが狙い通りに動いてくれるためには、メンバーの協力も必要です。一方で、メンバーへの負担を極力避けたい思いもありました。
結果的に、社内のメンバーにお願いしたのは ①メンションの徹底 ②新しくチャンネルが作成された際のAIの追加 の2点のみで済みました。
加えて念のため、関連の深いメンバーにだけは①②のフォローも依頼することにしました。
実際の結果と役立ったポイント
キャッチアップにかかった時間
復帰してみると、メンバーの協力のおかげもあり育休前に整理されたタスクがしっかりと整理・保存されていました。
このおかげで、結果的に3ヶ月半の情報をわずか2時間でキャッチアップすることができました！
完全に詳細を把握しているわけではありませんが、要点を抑えた「ざっくり見た」状態で、やるべきタスクが分かり、メンバーとの会話もスムーズに進む状態です。
検証もかねて、AIでのキャッチアップ後に全Slackのやりとりをざっと流し見たのですが、スレッドを見なくても約1日かかりました。。
これを考えると、AIの助けは圧倒的に便利でした！
キャッチアップに特に役立った項目
AI作成時は想定で整理項目を設定しましたが、実践して特に便利だった項目をご紹介します。
タイトル・内容要約
タイトルと要約だけを見て次に進むことで、長い文章を読む必要がなく、最低限のポイントを簡潔に把握できました。優先度
優先度の高いものから順に把握できるため、情報量の少ないうちに必要な情報を入れられます。反対に低優先度の情報は軽く確認する程度で済むため、力の入れ具合も含めて効率よくキャッチアップが出来ました。チェックボックス
リストの横にチェックボックス☑を付けたところ、理解した情報とフォローアップが必要な情報を簡単に識別でき、作業効率が大幅に向上しました。詳細を知りたい用にSlackのURLも用意しておいたのですが、途中で行き来すると煩わしい上にそこだけ情報が一気に増えるため混乱も生じました。そこで最後にチェックの付いたものだけを一気に詳しく見ていく形にしたところ、効率良く情報をキャッチアップできました。
感じた課題
AIを活用した情報整理には多くの利点がありましたが、いくつかの課題も見えてきました。
1. 優先度の設定におけるブレ
まずは優先度の設定におけるブレが明らかな課題として浮かび上がりました。
具体的な例として、あるタスクについてのリマインド投稿がありました。
AIに「期限が復帰日前の場合は優先度を下げる」設定をしていたところ（これ自体は大正解！）、このタスクの1回目の投稿は復帰日前の締め切りが記載されていたため"低"優先度として扱われましたが、リマインダー投稿には締切日が記載されていなかったため"中"優先度に分類されてしまいました。
このように、同じ内容でも優先度の不整合が起きており、優先度順にみていく際に違和感がありました。
優先度は復職時に一括で相対評価してもらう方が、ブレも生じず効果的かもしれません。その際に内容の統合もしてもらうとより楽になりそうです。
次回からはリアルタイムのAI利用と一括でのAI利用を上手く使い分けを行おうと思います。
2. 進行中の取り組みのメンション漏れ
さらに、進行中の取り組みは完結していないためメンションのタイミングが難しいのか、Slackを全て見た際に初めて知る情報もいくつかありました。
これを解決するには、メンションを条件にするのではなく、AIの判断基準を柔軟に設定することで改善できるかもしれません。
ただ進行中のものは直近だけ追えていれば基本問題ないため、費用とのバランスを考えると無理にAIで頑張りすぎず、特定チャンネルだけ3日程度目検で見てしまう方が手っ取り早い印象も持ちました。
AIを使うべきか否かというバランスも考えていく必要がありそうです。
まとめと今後の展望
実際に育休と復職を経験して、AIを活用した情報整理の恩恵は非常に大きいと感じました。
また、育休からのスムーズな復帰は、個人の心理的不安の解消だけでなく、組織全体のパフォーマンス向上にも貢献します。
今後は反省も活かしながら、社内の育休だけでなく他の長期休暇後の復帰にも適用できるようにしていきたいと思います。