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仕事のチャットがうざい、疲れる、ストレス… そんなときの10の対策

テキストコミュニケーションの青井タコ

こんにちは！
仕事におけるチャットコミュニケーションのノウハウをお伝えしている青井タコです。

これまで発信側のノウハウをご紹介してきましたが、今回はどちらかというと受け手側のお話です。
「仕事におけるチャットコミュニケーションのノウハウをお伝えしている」と言っておきながらこんなこと言うのはどうかと思いますが、仕事のチャットって正直うざく感じることもありますよね。
忙しいときに頻繁に通知がきたり、自分とあまり関係がない話が長々と続いたり、それでも無視するわけにもいかず…。

もちろん完全に解決することは難しいですが、出来ることはたくさんあります！

個人で出来ること

通知の設定にこだわる

基本中の基本ですが、「ルームごとの通知オンオフ」くらいで終わっていませんか？

ルーム
どのルームでどんな形で通知を受けるか

宛て先
新たな投稿のたびに通知を受けるのか、自分宛てのメンションだけ通知を受け取るのか、など

表示形式
ポップアップを表示させるのか、バッジが付くだけなのか、など

時間帯
勤務時間外も通知を受けるか、受けないか、など

これらにこだわって細かく調整していくと、かなりストレスを軽減できます。
ツールによってどれくらいの粒度で設定できるかは異なりますが、できる項目はルームごとに設定を変えましょう。ルームの用途や優先度によって、シビアに調整するのがポイントです。

「ステータス」でけん制する

多くのチャットツールでは、名前の近くなどに自分の状況を表す「ステータス」を表示する機能があります。離席中、会議中などです。反応できないとき、したくないときは、積極的に使っていきましょう。
あなたの状況が分かりやすくなることは周囲にとっても助かります。

反応の型を作っておく

何らかの連絡が来たとき、初回の反応は定型的なメッセージで済むことも多いです。

「ご連絡ありがとうございます！後ほど確認いたしますので、少々お待ちください。」
「ご連絡ありがとうございます、承知いたしました！」
「確認の上、気になる点などあれば改めてご連絡させていただきます」

こういった定型的な文は、辞書登録しておくのが有効です。「いつも同じ文言だな…」と思われるのが気になるなら、同じ意味合いのフレーズで3パターンくらい用意しておくと完璧ですw
これにより、返信の負担を減らすことができます。

話した方が早いことは話す

チャットにストレスに感じる最も大きな要因は、受け取る投稿の量や頻度が多いことではないでしょうか。
ダラダラとチャットが続きそうな気配を感じたら、「すみません、5分だけ直接お話させていただけないでしょうか」などと、zoomなどのテレビ電話をつないでしまう方がいっそ楽なことも多いです。
その場で話す気分じゃなければ、「すみません、誤解がないよう直接お話したいので、次回MTGの議題とさせていただけないでしょうか？」などと逃げるのも手です。

雑談はこっちが主導権を握る

上司からのチャットの雑談は無碍にできないですよね。余裕があるときならいいですが、忙しいときはなかなか悩ましいですよね。
そんなときの対応のポイントは、こちらが主導権を握る、ということです。

重要なのはタイミングです。余裕があれば即レスでいいんですが、そうでないときは、「すみません、立て込んでおり返信が遅れました！」などと謝って、こちらに余裕があるときまで寝かしておきましょう。

その上で、早く切り上げたいなら、以下のようなタイミングを狙うとよいです。

  • こちらに余裕があり、相手が忙しそうなとき

  • 雑談を切り上げざるを得ないMTGなどが迫っているとき

また、話のテーマもこちらがコントロールできると良いです。自然に仕事の話に持っていったりできると時間を有効に使いやすいです。

ただ、ちゃぶ台を返すようで恐縮ですが、雑談も即レスしてくれる部下の方がかわいいのは間違いないですし、上司との雑談も楽しめたり有益だったりすることも多いので、できるなら前向きに対応するのが良いと思います。人間関係も仕事のうちなので、このあたりは戦略的にやりましょう。

AI機能を使う

プランにもよりますが、最近は、SlackでもTeamsでもAIが要約してくれる機能が出てきました。使いようによってはかなりの時短になるでしょう。
AIの要約は、「情報量が多いわりに、重要度が高いわけでない」ときに使うと有効かと思います。

また、自動返信機能もあれば試してみるのもよいでしょう。

定期的にルームを抜ける

チャットを長く使っているとルームがどんどん増えていきます。異動したり、プロジェクトを抜けたのに、入ったままになっているルームはありませんか？もちろん情報を拾っておきたいなら別ですが、そうでないなら期の変わり目などに定期的にルームから抜けると、余計な情報に煩わされずに済みます。

チームでやるべきこと

これまで個人でできることを書いてきましたが、悲しいかな、どうしても個人での対応には限界があります。できるなら、チームでの対処ができると望ましいです。リーダー的な立場ならもちろん、そうではなくても、勇気を出して提案していく価値はあると思います。あなたがストレスを感じているチャットは、他にも同じように感じている人がいる可能性が高いです。

単に「通知がダルいです」というのではなく、「生産性向上のためにコミュニケーションのルールを作りましょう」という文脈なら提案できそうではないですか？

チャットの使い方の認識をそろえる

要は、ルールを作っておくということです。

  • 即レス不要、急ぎの要件は電話する

  • 読んでほしい人には必ずメンションをつける

  • 【重要】【参考】など、投稿の用途によってラベリングをする

  • 勤務時間外はメンションを付けない

などです。仕事のチャットはまだ新しいツールなので、自分にとっては当たり前のことも他の人には当たり前じゃなかったりします。部署によっても使い方がまったく違ったりもします。

例えばプロジェクトの発足時や、期の変わり目などを狙って、みんなの共通認識をそろえるとチームの運営がスムーズになるでしょう。

定時報告や情報共有の型を作っておく

上の共通ルールの応用的な話ですが、これは、チャットで流通する情報量が増えすぎないようにする、ということです。細切れの情報がチャットで都度流れてくるようなツライ状態を避けましょう。
定期のミーティングで情報を集約するようにしたり、日報や週報などでまとめて報告するなどの型があると、チャットの情報量が抑制されやすいです。

ルームを用途別に適切に分ける

業務や用途ごとにチャットルームを分けておくと、関係のないメッセージに気を取られずに済みます。例えば、「営業関連」「プロジェクトA」「日常雑談」など、テーマごとにルームを分け、必要な情報だけに集中できるようにします。
雑談が流れてきて仕事の情報に集中できない…という本音があるとき、あえて「交流のために雑談ルームを作りませんか？」などと提案すると、前向きでいい感じです。

ルームが適切に分かれていれば、必要なときに必要な情報だけを素早く確認でき、効率がアップするでしょう。通知のオンオフも調整しやすいです。ただ、分けすぎたら管理が難しくなるので、ほどよいラインを探りましょう。


今回は以上です！

今後も定期的に更新していくので、もし参考になったら、ぜひスキやフォローお願いいたします！

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