静岡市災害ボランティアセンターでのkintone活用事例
2022年も全国各地でさまざまな自然災害が発生し、いち早い復旧復興のため被災地では「災害ボランティアセンター」が立ち上がりました。運営には、サイボウズのクラウドサービスkintone（キントーン）も活躍！
そのひとつ「静岡市災害ボランティアセンター」で、どのようにkintoneが活躍しているのかをご紹介します。
静岡市災害ボランティアセンター運営アプリ
静岡市災害ボランティアセンターの開設と共に、ホームページ とFacebookページ が公開、ボランティア募集が開始されました。
ボランティアによる支援が必要な被災者とボランティア活動をしたい人とをマッチングしていきます。ここから大活躍するのがkintone。以下の5つの流れをkinoneアプリで管理していきます。
①事前登録 ②活動予約 ③当日受付 ④ニーズ管理 ⑤活動報告
それでは、5つのアプリとICT活用のメリットを簡単にご紹介していきます。
①事前登録
連絡先とお手伝いできることをリモートで事前に把握していきます。
【メリット】
・ボランティアの居住地がグラフでわかる
・登録者の地域を限定して一斉メール送信ができる
・ボランティア活動保険未加入者の把握もできる
②活動予約
活動可能日やエリアなどの情報から予約人数が自動で見える化できます。
【メリット】
・活動人数の予測をすることができる（特に連休など）
・人数に合わせて資機材調整ができる
・ホームページを見て、参加者の多い日を避けることもできる
③当日受付
ボランティアがQRコードから受付、行列を作る必要がないので、密を避けることができます。
【メリット】
・活動人数の集計が自動的にできる
・コロナ関連の体調チェックも同時に実施できる
④ニーズ管理
被災者のお困りごとをクラウドで共有し、地図上で見える化します。
進捗状況も見える化されるため、対応漏れを無くすことにも役立ちます。
【メリット】
・地図上でハザードマップとの重ね合わせもできる
・分布状況を見てサテライトの配置など効率的な対応ができる
・活動依頼シートのプリントアウトが簡単にできる
・活動報告とも連動し、活動履歴も自動的に表示される
⑤活動報告
活動依頼書に表示されたQRコードを読み取ることにより、ボラティアリーダーが簡単に活動報告を本部に送ることができます。今までは活動終了後に職員がヒアリングをして状況整理が夜遅くまで続くことがよくありましたが、その時間短縮に有効です。
【メリット】
・当日の活動内容がすみやかに本部で把握できる
・翌日の活動準備を早い時間からすることができる
災害ボランティアセンターでのICT活用メリット
さらに、いずれにも共通して、以下のメリットがあげられます。
・職員の事務作業負担も大幅に軽減できる
・情報の一元化、見える化で、誰もが情報を把握できる
・いずれのデバイス、場所からもアクセス可能なため遠隔支援ができる
今回、静岡市社協では、kintoneに触れるのが初めての職員ばかりでしたが、約1週間でほぼスムーズに使えるようになりました。
これは、kintoneがIT知識を持たなくとも簡単に扱えることだけではありません。静岡県社協は、2020年に平常時及び災害時における情報共有システム等のIT支援に関する協定をサイボウズと締結しています。これにより、平時から毎週のオンライン会議を繰り返し、連携して備えていたことも大きな要因のひとつでしょう。
次回は、静岡県社協職員に伺った市町社協と連携し災害ボランティアセンターをkintoneで運営するスムーズな活用の秘訣をお届けします。
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