私の仕事術：❸資料作成のコツ｜横田幸平　racco合同会社代表

#37　一晩寝かすのがコツです

【私の仕事術：❸資料作成のコツ】資料が完成しても、一晩寝かして次の日に読み返そうお漬物のお話ではありません。でも、資料も出来上がってから、一晩寝かせるのが実はとってもいいです。ズバリ、一晩寝かせるメリットですが ❶違う目線で、冷静に資料を振り返る事ができる。 ❷内容の過不足に気付ける。 ❸誤字脱字や、言い回しがおかしい部分が見つかる。という効果があり、結果として『資料がさらに洗練される！』のでおすすめです資料を作る時って、高いテンションでサクサク作る時

#36　フォルダ多くない？

【私の仕事術：❸資料作成のコツ】シンプルなフォルダ管理方法でストレス激減皆さん、パソコンの「フォルダ管理」ってどうされていますか？例えば・・　・仕事の案件（事業計画、●●プロジェクト等）　・仕事内容ごと（申請、企画書等）　・目的（一時避難用、保存用等）と、色々な管理の仕方がありますよね。でも、「えーっと、あのファイル、どこだっけ？どのフォルダだったかな。。」と、フォルダをクリックして開いて中を見て閉じて・・という状況、皆さんも身に覚えありませんか

#35　上手いファイル名のつけ方

【私の仕事術：❸資料作成のコツ】未来の自分がわかるように、ファイル名にはこだわろうお取引先への提案書や、社内説明資料、はたまたキャンペーンの効果検証報告など、忙しくなるとたくさんの資料を同時進行で作るという事ありませんか？その都度、パワーポイントやExcelを立ち上げて、複数の画面を開きながら、資料を作りつつ、しかも会社ですから会議にも参加しないといけない。。「もー、やる事たくさんで大変！」って、よくある光景だと思います。忙しいと、資料を作ったのにファイルを保存

#34　６Ｗ２Ｈ？

【私の仕事術：❸資料作成のコツ】資料作成のシナリオに困ったら「6W2H」これまで「1枚のスライドに、いいたい事は1つ」とか「体言止めでズバリ言おう」等、魅力的なプレゼン資料作りのノウハウを紹介してきました。でも、そもそも「資料って、どんな内容にしたらいいんだ？？」という、素朴な疑問を持つ方もいらっしゃると思います。何をどんな風に話をしたらいいのか、悩んでしまいますよね。そんな、資料の内容をどうしようと悩んでしまった時の対処法をご紹介します。それは、『6W

#33　資料作りの三原色

【私の仕事術：❸資料作成のコツ】資料に使う色は「赤・青・黒」の３色！私が20代前半の若い頃、仕事でパワーポイントを使い始めた時は、見映えの良い資料を作ろうと、人一倍、配色にこだわっていました。見た目の綺麗さ、華やかさを意識して、赤や青、緑にオレンジと様々な色を使って、色鮮やかな資料を作っていたのを覚えています。「ここはこの色がいいかな？」と、いつしか資料の内容よりも色使いに時間を使っていた時もあり、今思うと、もったいなかったなと思います。イベントでのプレゼン

#32　タイトルが思いつかない!

【私の仕事術：❸資料作成のコツ】「スライドのタイトルは最後につける。」で全然かまわない若手社員にパワーポイントを作ってもらおうとお願いし、その後の様子を見ていると、ずっと何かに悩んで手が止まっている、というのをよく見ました。「どうした？何に悩んでいるの？」と聞くと、「タイトルが思いつかないんです・・」との答えが。でも、この気持ち、わかります。私も若いころは資料作成はまずタイトルを一生懸命考えていました。学生時代、読書感想文や論文を書く時は、最初にタイ

#31　使うグラフにセンスが出る

【私の仕事術：❸資料作成のコツ】グラフは伝えたい事を意識したものを使おう提案や企画がうまくいくかどうかは、色々なグラフを駆使し、根拠となるデータを見せて、どれだけ相手になるほど！と納得してもらうかにかかっていると言っても過言ではありません。説得力が更に出るように、グラフを作るときも、より効果的に見えるグラフを作る事が大事です。ただ、効果的に見えるグラフを作ると言っても、グラフには適したものとそうでないものがありますので、まず基本の３つのグラフの特長と、より相手に

#30　数字で語る

【私の仕事術：❸資料作成のコツ】数字を使って客観的に説明すると説得力アップ想像してみてください。ＡさんとＢさんは同じ部署で、今月の売上が好調な事を上司に報告しようとしています。 Aさん、Bさんとも同じ事を報告していますが、どちらの報告が、とても好調だと聞いて感じますか？ほとんどの方が、Ｂさんの報告の方がすごいと思ったと思います。Ａさんの報告も悪くないのですが、これだけだと、どれだけすごい状況かまでは伝わりません。資料を作る上でも、具体的な数字を盛り込むと、

#29　たかが改行、されど改行

【私の仕事術：❸資料作成のコツ】改行位置を気を付けると、読みやすさが倍増さて、問題です。下記ＡとＢ、どちらが読みやすいですか？この２つの文章はどちらも同じ事を書いていますが、右側の方が読みやすくないですか？実際に声に出して読むと明らかで、左の方は「デジタルトランスフォーーーメーションとは、」とか「ITのしん、、、とうが、」と、変なところで間ができてしまうはずです。一方、右も当然改行されるところで間ができますが、ちょうど息継ぎするような間になるので聞いてい

#28　すばり言うわよ

【私の仕事術：❸資料作成のコツ】語尾は体言止めで、ずばり言い切ろう！社内の会議や、取引先への提案などプレゼンテーションする時、大事な会議になればなるほど「大丈夫かな？うまくいくかな？」と心配だったり、不安になると思います。そのような時に作る資料は、つい弱気になって、資料中の言葉にもそれが出てしまいます。そうならない為の、今日のポイントは語尾は『体言止め』で、ずばり言おう！です。『体言止め』とは、簡単にいうと文の最後を名詞で終わらせる方法です。新聞やニ

#27　文字数制限ルール

【私の仕事術：❸資料作成のコツ】一文は４０文字以内で書くことを意識しようパワーポイント初心者に多いのが、「いいたい事やセリフを、そのまま全部スライドに書いてしまう」事です。そして、プレゼンの時はそのまま読み上げてしまうというのをよく見ます。緊張していたりすると、つい読み上げるだけの発表になりますよね？ただ、発表を聞く側は、読み上げるのを聞いている以上に、「文字の多さ」が実はとっても気になります。だいたい会議に参加すると皆さんせっかちになるので発表

#26　そこに「意味」はあるのか？

【私の仕事術：❸資料作成のコツ】オートシェイプには意味を持たせて使おうプレゼン資料に作りなれていない時は、ついつい、いろんなオートシェイプを使って、飾りつけしがちです。いろいろあると使ってみたくなりますよね？私も昔は見出しにリボンとか登場人物にスマイルというか顔のマークとか使ったなと。また、単純に直線を引くだけでも、実線にしてみたり、点線にしてみたり、線を太くしたり、細くしたり。色も青色にしたり、赤色にしたりと、その日の気分で、あまり意識せずに使っていました

#25　統一感を出そう

【私の仕事術：❸資料作成のコツ】幅や高さ、位置を揃えて、統一感のあるデザインに資料作成に慣れてない若手が作る提案書や企画書は、いろんな色を使って、色使いで綺麗に見せようとしがちです。そもそも色使いで綺麗に見せるのは、センスとか高度なテクニックが必要で、私ももっとセンス良くできたらいいのになって今でも思います。とはいえ、綺麗な資料って、やっぱり作りたいですよね？そこで今日ご紹介するのは、色使いにこだわらずとも、もっと簡単に、綺麗な資料に見える方法です。それ

#24　言いたい事は１つまで

【私の仕事術：❸資料作成のコツ】資料は１枚のスライドに、言いたい事１つ企画書や提案書などパワーポイントで作る資料は、つい気持ちが入りすぎて「あれも言いたい」「これも言いたい」と1枚のスライド（ページ）に詰め込みすぎてしまう傾向があります。特に若手社員やパワーポイントに慣れていない方は顕著です。あれもこれも言いたいとなっていると、説明を聞いている方は「一体、このスライドで何が言いたいの？」となって、相手に伝わりません。ですので、パワーポイントで資料を作る際は、基本

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#37 一晩寝かすのがコツです

#36 フォルダ多くない？

#35 上手いファイル名のつけ方

#34 ６Ｗ２Ｈ？

#33 資料作りの三原色

#32 タイトルが思いつかない!

#31 使うグラフにセンスが出る

#30 数字で語る

#29 たかが改行、されど改行

#28 すばり言うわよ

#27 文字数制限ルール

#26 そこに「意味」はあるのか？

#25 統一感を出そう

#24 言いたい事は１つまで