タイムマネジメントとは
■アジェンダ
1.タイムマネジメントとは？
2.ハイパフォーマーがやっているタイムマネジメントの考え方
3.今日からできるできる効率術
■本文
1.タイムマネジメントとは？
タイムマネジメントとは時間管理の意味ですが、ビジネスにおいては平等に与えられた「時間」をうまく使い、生産性を上げるといった意味で用いられることが多い。
仕事ができるといわれる人は、時間の使い方がうまく、適切な業務に適切な時間を使っている。
それは、ただ短ければよいというわけではなく、重要度などを見極め、管理していく。
2.ハイパフォーマーがやっているタイムマネジメントの考え方
タイムマネジメントの考え方は下記の4点である。これを意識するだけで改善される点は多くあるだろう。
・仕事をなくす
仕事に時間がかかる背景には、「必要のない仕事を行っている」「二度手間になっている」といった事実が存在していることが多い。仕事に取り掛かる前に、まず仕事の絶対数を減らす。
・仕事をまとめる
同じタイミングでできる仕事を組み合わせる、一括で処理するなど、作業をできるタイミング・できる場所を「まとめる」ことによる業務効率化の効果は大きい。漏れなく「まとめ」によって、無駄なく仕事をすることが大切である。
・仕事の順番を変える
仕事には不確定の要素が頻発するため、当初のプラン通りに仕事を進めるのがベストではないことも存在する。その時、臨機応変に仕事の順番を変えられる能力も、最終的に仕事を少しでも早く終わらせるために必要なスキルである。
・仕事を簡単にする
作業を可能な限り「簡単にする」ことで、スピードを出しやすくすることができる。マニュアライズやビジュアライズによって仕事を「仕組み化」することも、仕事を少しでも簡単にするための試みである。
3.今日からできるできる効率術
では、2章で記載したことをするためには、実際何をすればよいかを下記に示す。
①時間の使い方を記録する
今どのように時間を使っているのかを記録を行うことで、翌日からの改善につながる。
②優先順位をつける
緊急度ではなく、緊急と重要の掛け合わせまで意識して優先順位をつける。
緊急だが、重要度が低いものに割く時間が長いともったいない。
③調整ツールを使う
アポもそうだが、自分がその日に必要な時間をブロックしてしまうことも大切。
④場所の効率性を見つける
在宅やアポ先などどの環境でどのタスクをやるのが良いか考えて計画をする。
⑤マルチタスクをしない
マルチタスクは有能ではない。脳への負担が大きく、生産性が悪く、成果物の質が低くなることがわかっている。
⑥同じタスクは固めて行う
似た作業はまとめてやると効率が良くなる。しかし、飽きなどが来た場合は、効率性が落ちるため、別タスクを挟んで対応する。
⑦2分以内にできることはすぐ行う
時間術で意外と大切なのが、作業を溜めない、先延ばしにしないということである。
そのためには、やるべきことを予定通りこなすことも大切ですが、新しい作業を作り出さないようにする習慣も重要である。
⑧少ない時間が空いた時にすることを用意しておく
ふと時間が空くことも多い。ここでは特に、つい後回しになりがちな「緊急度が低い＋重要度が高い」ことをやれるよう準備しておくことが大切である。
■参考サイト
https://www.recruit-ms.co.jp/glossary/dtl/0000000205/
https://saleshacks.digima.com/time-management-that-sales-reps-should-do/