脱メタボ業務のためのMicrosoft Word実践事例 Part1｜適アプリ適タスク編
こんにちは！フォネットの長田（おさだ）です。
このページでは、当社が学校や行政、自社を含む企業の組織DXをサポートする中で得たノウハウを、記事にまとめてお届けしております。
さて、これまでの記事では講演内容を書いてまいりましたが、いよいよ今回から実践事例をご紹介します。
だいぶ引っ張りましたね（笑）
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
1. 準備運動
Q. 次の資料はどのアプリ（ソフト）で作るべきでしょうか？
あなたは今、ある業務の担当になっており、次の内容の資料を作らなければならないとします。
Microsoft社のOfficeアプリ（Microsoft Word / Microsoft Excel / Microsoft PowerPoint）のうち、それぞれ１つ選んでお答えください。
①顧客や事業所の一覧表
②社員旅行のしおり（しおりって言葉、通じます！？）
③業務マニュアル
④講演会の告知のためのチラシ
いかがでしょうか？
よろしければこの質問、同僚や友人にもしてみてください。
チェックすべきポイントは、２つあります。
同じようなアプリを何度も選んでいないか
他の人（複数人のデータが必要）と答えを比べて一致するか、しないか
目的に適した手段（アプリ）を選ばないと効率Down↓↓
ちなみに、筆者自身は普段どのアプリを使うかというと…
①顧客や事業所の一覧表 … Microsoft Excel
②社員旅行のしおり … Microsoft PowerPointまたはMicrosoft Word
③業務マニュアル … Microsoft Word
④講演会の告知のためのチラシ … Microsoft PowerPoint
①と④は理由の説明はあまり必要ないと思います。
②は迷うところですが、画像や表などを多用しそうなのと、ワクワク感を演出するにはデザイン性が高いアプリがよいので、Microsoft PowerPointに軍配かな？
③はMicrosoft PowerPointで作る方も多いと思うのですが、実はMicrosoft Wordを使うべきだと思うんですよね。
運用が必要な業務マニュアルはMicrosoft Wordで作ろう
「運用」というのは、月日がたつごとに内容を更新するという意味です。
業務マニュアルは、ルールや手順が変われば更新しなければならないですよね。
「更新」とは、書き足したり、削除する作業です。
もしMicrosoft PowerPointで作ってしまうと、レイアウトを整える作業（ある部分がページ内に収まらないと次のページを作成して転記したり、まるっと削除されたらページを詰めたり）を人力でやらないとならないからです。
※筆者の体験談…トホホ
着手前に、立ち止まって考えよう
自分の得意なアプリで何でもかんでも作ってしまったり、なんとなくアプリを選んで作成してしまうと、業務において扱いづらいファイルを量産してしまうことに。
しかも、自分のみならず、そのファイルを共有・共同編集するメンバーや、後任者など、多くの人にも非効率を強いる（例：操作性が悪い、データが扱いづらい）ことになります。
作成前に立ち止まって考えることはもちろん、
予め各アプリの基本機能や性質を理解しておく必要があります。
2. Microsoft Wordで「DX基礎力」を鍛えよう
DX基礎力とは
以前の記事でご紹介したとおり、DX基礎力には２種類ありましたね。
これらをまるっと、Microsoft Wordを正しく使うことで、鍛えてしまおう！という試みです。
DX基礎力①：ダイエットする力
（メタボ化している業務を見つけ出し、自動化による効率UPを叶える）
DX基礎力②：コミュニケーションの力
（非同期コミュニケーションのための情報伝達力）
教えてもらえずに生きてきた
皆様、Microsoft Wordって、きちんと研修を受けたことってありますでしょうか？
筆者はですね、恥ずかしながら……なかったのです。
そしてそういう方、多いと思うんですよね。
それは、
感覚的に使い始められるし、機能を知らなくても使い続けられるから
ではないでしょうか？
そういうわけで、
知らず知らずに「メタボ業務」になりがちなアプリ（ソフト）なのです！！
DXに真っ向から挑まなければならない今こそ、Microsoft Wordを学びなおしましょう！
そして、DX基礎力を鍛えましょう！！
いかがでしたでしょうか？
ちょっと長くなりそうなので、続きは次回！
お楽しみに！！