ZOOM会議における最も大事な5つのポイント ”遠いからこそ感じる共有感”
リモートワーク(テレワーク)の活用が盛んになっている今だからこそ、いい機会だと思ったので、改めてテレビ会議の活用について整理したいと思います。ちょっと今日の会議中考えてました。。
テーマは
いかにテレビ会議の価値を上げるか
まずテレビ会議の特徴をいくつか羅列してみます。
テレビ会議では、2拠点で複数to複数のパターンもあると思うのですが、
ここでは1画面1人を想定して考えていきます。
メリットデメリットは表裏一体の内容も多いので、特徴としてあげます。
*私は普段主にZOOMを利用させていただいているので、その前提で感じていることをあげています。他のサービスなら解決できるなどあれば教えてください。
PC見ながら会話できる、画面が見やすい、内容に集中する、話す人が明確、一人ひとりが話す、話を被せにくい、余計な話が出にくい(しにくい)、音声が途切れる、使い方がわからないことがある、画面共有が一人だけしかできない チャットが使えるイエス・ノーボタンがある、etc
上記の内容は、メリットデメリット共に含む内容もあるかと思いますが、
こちらを踏まえ大事な要素を５点でまとめることが出来ました。
複数テレビ会議の大事な5つのポイント
上記5つがテレビ会議の価値を向上させるうえで非常に重要になってくるかと思います。
以下詳細説明していきます。
電波/音声の確保
“見える化”した事前準備が必要
手元に紙とペンを用意
顔を映す
一人一人の意見に集中する
電波/音声の確保
何よりもまず、皆の集中が途切れ、萎えるのが画像がフリーズすることと音声が途切れる・聞こえないことです。
会社以外の場所で仕事をする場面が多くなるので、
普段と違い電波を使うことが多くなります。十分な強さの電波がある場所で実施しましょう。
また、PCのスピーカー＆マイク設定や、イヤホン、ワイヤレスイヤホンの設定も事前にしておきましょう。
僕はAirpodsとWindowsの接続少し手間取りました。
“見える化”した事前準備が必要
これはテレビ会議に限ったことではないですが、
全員共有のスクリーンに映してすぐ隣に立って話すことが出来ないので、パワポなどのプレゼン資料だけでなく、ちょっとしたメール文面などに関しても出来るだけ画面共有で映すことが望ましいです。
また画面共有時、顔が映らないことも多いと思うのでより、その資料・画面に他者は集中しています。
プレゼンター本人よりも資料に集中されることも比較的多いため、しっかり細部まで手をかけれるのであれば準備しておくことが重要です。
*繰り返しますが、普段の会議も十分な事前準備が必要です。
手元に紙とペンを用意
基本的に、テレビ会議状態ではホワイトボードが使えません。普段のMTG部屋と違い、どうしても一人でパソコンに向き合っている状態では、アイデアを拡散させることが少なくなるかもしれません。
イヤホンなどをしていることも多いので、歩き回って考えるなど普段MTG部屋でしていることが出来ないことの影響は想像以上に大きいです。
少なくと手元に紙とペンを用意しておきたいですね。
顔を映す
顔は出来るだけ映したほうがいいです
アップで他人のパソコンに自分が映るのが恥ずかしかったり、自宅から部屋が映ったりすること苦手なことも多いかもしれませんが、
一人の人の発言に集中する形になるため、頷いたりする姿が見えないと話し手は不安です。
またいつもと違う距離感で仕事仲間の顔が見えることは非常に価値が高いのではないか、となんとなく実感しているので顔は映したほうがいいと強く主張したいです。
一人一人の意見に集中する
集中しやすいとも言えます。
こちらはシンプルなテレビ会議のメリットだと思います。
実際にやっていて感じたのは、5，6人でも20人程度の大きな会議でもテレビj会議の場では、一人が話すとその声に集中することが出来ます。
こちら普段の会議でも本来同様であるべきなのですが、広い会議室で距離感が遠かったり、他の作業をしていたりと余計なノイズが入ることも多いです。
ただテレビ会議だと被せて喋ると声がかなり聴きにくくなるため自然と一人の話し手の声に集中できますし、イヤホンなどで逆にかなり声をはっきり聴こえたりするため、より話し手に集中できる環境になります。
想定の場面だと”隣の席の人”も存在しないため、ちょっとこそこそ話す なども起こらないですね。
普段よりも話し手の言葉一言一言がより聞こえるなと感じたらテレビ会議の価値は高まっていそうです。
結論
以上5つの重要ポイントでした。
メリットデメリットしっかり把握し、
テレビ会議だからこその使い方を学び、リモートワーク促進していきたいですね。
”遠いからこそ近くに感じることもある”
のではないでしょうか。
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