7つの習慣〜採用Ver〜⑥「優先順位」

今日は「第三の習慣」である優先順位に関して。
今も昔も変わらない上司から口酸っぱく言われ続ける厄介な言葉No.1。
No.1ではないか・・。
ただ、優先順位をつけて仕事をしろとか、常に優先順位を意識しろなんて言われることは多いのではないだろうか。
正直慣れていないと難しい。
そして頭で理解していてもなかなか実践できないのがこの優先順位付けというもの。
今日はそれを解決させる方法をご紹介したい。
テーマは採用に絞るが、万物において適用できるのでぜひ参考にしていただきたい。
相変わらず少し極論的なところもあるので予めご容赦を。

結論

頭で考えない。
これに尽きる。
頭の中で優先順位を整理してそれをどんどんアップデートさせていく。
そんなこと天才にしかできない。いや、そんな人いるとは思えない。
かの有名なアインシュタインの言葉を借りるが、

「少し調べて出てくるような情報をいちいち頭に留めない。脳にそんな余裕はない。」

彼はこのように述べている。（後半部分は僕が足した）
アインシュタインでも無理なら無理だ。

ではどうすれば良いか。
頭から全部出して書き出す。

まずはTB（タスクブレイク）をしてタスクの整理をするのだが、
今日はその部分は割愛する。
タスクにどう優先順位をつけるかが問題。

方法

上の図を見ていただきたいが、
タスクを重要度×緊急度で4つの領域に分ける。
FMTは自分が使いやすいようなものでいいが、とにかくそのFMTにすべてのタスクを書き出す。
そのうえで何から手を付けるべきなのか、しなくていいことは何か、などを考える。
おそらくだが、分けてみて気づくことは第三、第四領域の多さだろう。
僕も初めはそうだった。

第一領域

まずは第一領域。
上の赤の部分だが、いわずもがな重要度も緊急度も高い領域のタスクなので何より優先すべきタスクだ。
ここはまぁ大丈夫だろう。嫌でも意識せざるを得ないタスクのはず。
重要なのはしっかりそれをスケジューリングして、且つ定期的に会議等のスケジュールも入れておくこと。そして都度アラームが勝手に鳴るよう設定しておくこと。

第二領域

続いて第二領域。
重要だが緊急性はそこまでないというタスク。
いわゆる自己投資の部分。
緊急度が高くないので、ついおろそかにしてしまいがちだが、ここへの先行投資は後々大きなリターンを生む。
継続して自分に必要なこと、必要そうなことをインプットアウトプットし続けるのだ。
ここをサボってしまうと優先順位を付けるマトリクスさえ組めなくなるので要注意。

第三領域

次に第三領域だが、緊急度は高いが、重要ではないという何とも言えない領域。
僕は、待ってもいないのに降ってくるタスクと呼んでいる。
幸いなことに地位や役職が上がっていくと、予期できない仕事というものを急に任されることが多くある。
人事経験者の方ならお分かりだろうが、よく分からない仕事は一旦とりあえず人事へ。だ。

ここのタスクの処理は本当に大事。
言ってしまえば、主体業務ではない付帯業務をどうスピーディーにこなすかということ。いかに主体業務の時間を増やせるかという大事なポイント。
僕の仕事の仕方が正しいとは言わないが、僕が実践していることは、この付帯業務をする時間を予めカレンダーに入れておくというもの。
スケジューリングをする際、そのタスクが無くてもその時間を確保しておく。

そうすることによってその時間をフルに使ってそのタスクを終わらせる。
そしてカレンダー通り、主体業務へと戻っていく。
何も降ってこなければその分主体業務の時間に充てる。
どうしようもない突発的なものや時間を要する際はチームで協力し合って完了させる。

失礼を承知で言うが、仕事ができない人はこの第三領域の仕事をずっとしている。
取りに行かずとも降ってくる仕事であるのに加え、実態として忙しいので仕事をしているという錯覚に陥ってしまう。
だからこそ気を付けてほしい。自分の主体業務は何なのか。果たすべきことは何なのかを。

第四領域

最後に第四領域。重要度も緊急度も高くないタスクだ。
はっきり言う。やってはいけない。
もちろん仕事である以上、相手がいるのでやらないという選択肢はないのだが、この領域の仕事ほど無駄なものはない。
自分である必要性が全くない。
だからいかにこの領域のタスクを振れるかどうか。そのスキルは必要。
第三領域と少し近い。
必ずしも自分である必要がない仕事は他人がやっても成果に差がないということである。
差が出るとすれば、その指揮命令系統を疑ったほうがいい。適材適所ではない。

まとめ

・頭で考えない
・重要度×緊急度のマトリクスを組む
・タスクをすべて書き込む
・第三領域、第四領域のタスクをいかにしないかにフォーカスする

補足

最後に再度言っておく。
極論に近いのでもちろん異論は多々あるだろうが、全員がこういう意識で仕事をしている組織はとてつもない成果が出る。
やりたくないからやらない、自分とは関係ないからやらない、他人任せ、擦り付け合い、そういう子供みたいなレベルの話ではない。
それぞれが自律をし、自分の軸をもって一つの目標に向かって仲間と協力をして仕事をする。

それが仕事というものであると僕は思う。