【タイムマネジメント法】仕事が出来る人の3つの時間管理テクニック
ビジネスや社会で「成功する」とは、
どういうことなのか。考えてみたい。
その意味が「富や名声を得る」ではなく、
「自分が掲げた目標を達成する」ということ
であれば、最も大切なリソースは『時間』だ。
どのような目標でも
達成するには試行錯誤が不可欠。
失敗から学び、改善、
さらに試行して経過を観察する。
これらは時間がないと、どうにもならない。
成功者と言われる偉人や経営者に倣っても
彼らが時間の使い方に注意を払っていることは
その著書にも言及されていることが多い。
成功への一歩を踏み出すためのヒントとして
時間管理の手法について考えてみよう。
「アイゼンハワーマトリクス」でタスクを分類
第34代アメリカ大統領
ドワイト・D・アイゼンハワーが
1954年に演説中に記者に答えた言葉。
「私は緊急なものと重要なもの、2 種類の問題を抱えている。緊急なものは重要ではなく、重要なものは決して緊急ではない。」
「緊急」と「重要」は似たイメージがあるが、決してイコールではない。
仕事をしているとどうしても
目の前にある「急を要するタスク」に
時間ばかりを費やしてしまい、
重要なことがおざなりになる。
その本質を捉えた、かなり深い言葉。
この緊急性と重要性を基に
タスクを分類する方法は
「アイゼンハワーマトリックス」として
知られるようになった。
4つの領域の解釈には色々あるが、
下記に記載した分類が一般的だろう。
緊急かつ重要なタスク → やる
重要だが緊急でないタスク → 予定する
緊急だが重要でないタスク → 任せる
緊急でも重要でもないタスク → 削除
このマトリクスで
一つ一つのタスクを整理してみてほしい。
自分がやるべき業務がかなり明確に絞れる。
僕がこの手法を実践していて
重要だと感じるのは
「2：重要だが緊急でないタスク」
「3：緊急だが重要でないタスク」
この2つの領域のタスクの取り扱いだ。
「任せる」「予定する」と一概に言っても
適当に任せたり、曖昧に予定すると
緊急度や重要度が上がり
「1：緊急かつ重要なタスク」に変化する。
誰にいつどのように任せるのか。
何をいつまでに完了する予定にするのか。
「任せること」「予定すること」の
精度を高く実行できれば本来の分類通り
「1：緊急かつ重要なタスク」に
しっかりと集中できる。
アイゼンハワーマトリクスで
自分がやるべきタスクを見える化することで
時間の浪費を防ぐことができる。
「2分ルール」で生産性を向上
「2分ルール」はタスク管理の手法の一つで
生産性専門家デビッド・アレンが広めた手法。
シンプルだが、かなり強力だ。
方法は至って簡単。
「2分以内に終わるタスクが
発生したらすぐにやる」。
これだけだ。
この手法考案において
背景となっているロジックは
「必要な労力と時間が最小限で済む
タスクほど未解決で放置すると
精神的な余裕を食いつぶすことが多い」
というもの。
確かに言われてみれば、
細かいタスクを先延ばしにして積み上がり
デスクが付箋だらけになっている人は多い。
「2分ルール」を取り入れれば
タスクの先延ばし癖やToDoリストが
山積みになることを未然に防げる。
タスク量が自分の許容範囲に収まっていれば
精神的余裕を保つことができる。
すると、時間を有効的かつ生産的に活用でき
さらに質の高いアウトプットが
出来るようになるだろう。
「タイムブロッキング」で集中力を最大化
最後の手法はGoogle Calenderなどの
スケジュール共有アプリを
利用している人なら実践済みと思うが
「タイムブロッキング」だ。
一日のスケジュールを細かく分割し、
特定のタスクや活動に時間を割り当てる手法。
本当かどうかは定かではないが
ビル・ゲイツやイーロン・マスクも
取り入れているとか。
自身がマネジメントする立場で
クライアントや社員との会議が続き、
自分の時間がどんどん減ってしまうのであれば
「タイムブロッキング」は極めて有効だ。
「ブロックしたら会議の時間が
なくなってしまう」と思う人も多い。
その場合は「会議の在り方」を
変更した方が良い。
要する時間や開催頻度、進行方向、
目的の再整理などを検討しよう。
経験上だが、
会議に使える時間が少なくなったとしても、
その限られた時間で
何とか出来るように工夫できるものだ。
一日の流れや優先順位を明確にし、
計画的に行動することが可能となる。
まとめ
時間は一度過ぎ去れば
戻ってこない貴重な資源だ。
それゆえ、時間を効果的に管理して、
最大の成果を出す手法を身につけることは
目標達成(=成功)に貢献すること間違いない。
アメリカ建国の父の1人として讃えられる
政治家ベンジャミン・フランクリンが
残した言葉
「Time is Money（時は金なり）」
僕は実際は
「時は金以上に価値がある」と思っている。
時は金を生み出すことが出来るが、
金は時を生み出すことが出来ないからだ
時間は二度と取り戻すことが有限なもの。
だからこそ、時間の価値を正しく理解し、
上手に管理して付きあうこと。
仕事の成否や人生の質を決める鍵となる。
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