伝わる文章には型がある。説得力を増やすための文章術【初心者必見です】

こんにちは、まさしおです！

資料作成に関わるテクニックを発信しています。

本日紹介するのは、説得力を増やすための文章術です。

文章術ですので、資料作成に限らず、あらゆる文章に適用できる汎用的なテクニックです。

ブログ作成にも効果的な型がありますので、ブログを執筆されている方も確認してみてくださいね！

型を使うのは無料ですから、絶対に使った方がよいです。

もちろん、型にとらわれすぎてもよくないとは思いますが、初心者の方は、特に型を覚えることからスタートする方がよいと思います。

今回紹介する文章術を取り入れると見違えるほど、わかりやすい文章になると思います。

それでは、早速、解説していきます。

1.説得力を増やすための文章の型とは

説得力を増やすための文章の型で、おすすめは下記4点です。

(1)逆三角形型
(2)PREP法
(3)三段型
(4)ブログ型

それぞれ解説していきます。

(1)逆三角形型

逆三角形型は、結論を先に述べる型です。

書き始めるほど重要度が低くなるため、逆三角形型と呼ばれています。

この型の基本は、結論→説明です。

できごとの流れにそって書くのではなく、一番伝えたいことを最初に書きます。

次に結論に至った経緯、理由、根拠、補足事項を説明します。

逆三角形の代表例は、ニュース記事です。

たとえばスポーツ記事なら、試合結果→試合経過の順番に書きます。

〇良い例　結論→説明
巨人が阪神に5得点で勝利した。一回に元木の内野ゴロの間に1点を先制。
四回に松井の18号3ランで加点するなど着実にリードを広げた。
槇原が8回無失点で約1カ月ぶりに5勝目をあげた。阪神は打線がつながらなかった。

結論が先に記載しているので、途中で読むのをやめても、ある程度内容がわかるようになっています。

×悪い例　説明→結論
一回に元木の内野ゴロの間に1点を先制。
四回に松井の18号3ランで加点するなど着実にリードを広げた。
槇原が8回無失点で約1カ月ぶりに5勝目をあげた。阪神は打線がつながらなかった。巨人が阪神に5得点で勝利した。

このように、試合経過を時系列で記載すると、結論がわからずにイライラしてしまいます。読み手のストレスになってしまうんですね。

(2)PREP法

PREP法は、逆三角形と同様に結論が先です。

PREP法とは、Point+Reason+Example+Pointの略です。

PREP法の4つの要素
・P(Point)=ポイント、結論
「〇〇〇〇の結論は〇〇〇です」

・R(Reason)=理由
「なぜならば、〇〇〇だからです」

・E(Example)=事例、具体例
「実際に、〇〇〇〇という事例がありました」

・P(Point)=ポイント、結論、まとめ
「したがって、〇〇〇の結論は〇〇〇になります」

ビジネス文章やプレゼンテーションだけでなく、ブログ記事を書くときにも使える便利な型です。

PREP法は、「結論を2度書く」、「根拠を明確にして主張を裏付ける」ため、逆三角形型よりも文章全体に説得力が生まれます。

PREP法の例を挙げます。
問題解決のためには、問題自体の質を向上させることが有効です。
なぜなら、問題の質が低いと、問題を解決しても効果が得られないからです。
A社でシステム障害の対策案を矢継ぎ早に打っていますが、一向にシステム障害件数が減ることがありません。
それは、システム障害の事象から、根本的な問題を抽出して対策を講じていないためです。
ですから、問題解決のためには、問題の質を向上させる、すなわち、根本的な問題をとらえて対策を打つことが有効です。

(3)三段型

ビジネス文章や実用文は結論を先に書きますが、論文やレポートは違います。

結論はあとが原則です。

論文に求められるのは、結論の正しさではなく、結論に行きつくまでの論理展開の正しさだからです。

三段型の各部分の役割は以下の通りです。

・序論・・・扱うテーマと問題点を提示
・本論・・・問題の原因を分析
・結論・・・結論(解決策)を提示

三段法の例を挙げます。
・序論
人口増加や経済成長に伴い、石油資源の枯渇が深刻な問題になっている。
いかにしてエネルギー資源を確保すべきか。
・本論
新興国のエネルギー需要が急増し、化石燃料の消費が増大している。
石油の多くは政情の不安定な中東地域に依存しているため、供給が滞るリスクがある。
アメリカや中国は、火力発電が8割以上となっている。
ヨーロッパでは電力網をつなげ、一部の国で電力が不足した場合も他国から供給するしくみを持っている。
・結論
エネルギー資源を確保するには、石油の安定供給を保つと同時に、複数のエネルギー源を組み合わせることが必要である。

大事なのは、序論で論点をひとつに絞り込むことです。
論点がひとつであれば、結論もひとつになります。

(4)ブログ型

ブログ型という明確な型が存在するわけではないですが、以下の構成で書くと比較的わかりやすいです。
PREP法を少しアレンジしたような型になっています。

・主題・・・・何について書いた文章か。伝えたいことは何なのか
・理由・・・・なぜそれを伝えたいと思ったのか。主張の根拠はなにか
・具体例・・・実際にどのようなエピソードがあったのか
・提案・・・・読者へのアドバイス、メッセージ

本記事も上記構成で書いております。

2.文章に型を使うメリット

文章の型を使うメリットは、下記6点あると思います。

(1)どの内容を、どの順番で書けばいいのか迷わない
(2)書くスピードが速くなる
(3)文章の流れがよくなる
(4)情報の過不足がなくなる
(5)論理展開が破綻しにくい
(6)結論がはっきりする

頭の中に浮かんだことを浮かんだ順番で書くより、先人が考えた型に合わせて書いた方が、伝わりやすい文章になります。

この6点のメリットがあるなら、型を使わない選択肢はないんじゃないかと思うぐらい大きなメリットですよね。

3.文章の型を使うようになったきっかけ

私が文章の型を意識するようになったのは、プレゼンの質疑でうまくこたえられなかったことがきっかけです。

若いころ、上司から以下のようなことを言われいました。

・何を言いたいのかがよくわからない
・何について話をしているのかわからない
・質問に対して、違う答えを返さないで欲しい
・質問に対して、質問をしないで欲しい

私がプレゼンの質疑でうまくこたえられなかったのは、プレゼン資料の論理構成がわかりづらいものだったからです。

当時上司だった方から、プレゼン資料の論理構成をしっかり作るようアドバイスをもらいました。

そのときに、本記事で紹介している文章の型があることを知り、使うようになりました。

文章の型を使うと、資料の論理構成がしっかりとできあがり、プレゼンの質疑もある程度こなせるようになったのです。

また、プレゼン中の質問の内容が、プレゼンの内容についての質問というよりは、提案そのものの付加価値を上げるためにはどうすればよいか？

といった質問、提案が多くなりました。レビューアーがプレゼン資料の中身を十分理解できるようになったので、前向きな質問が多くなったのです。

このように、文章の型を使うことのメリットを計り知れないと考えています。

4.文章の型を使いたい方へのアドバイス

文章の型は、すぐにでも使うことができます。

私ができるアドバイスは、とにかく実践です。

例えば、社内で利用しているメールやチャットでも文章の訓練はできると思います。とにかく、文章を書くあらゆる機会を使って、文章の型を使ってみてください。

ビジネス文書であれば、PREP法を主に使うのがよいと思います。

また、もう1点、アドバイス、というか注意点があります。

それは、文章の型を使った論理構成は、資料全体の論理構成と、資料の頁内の論理構成の2つがあることです。

以下図を参照ください。

実は私が資料作成で結果を残せるようになったのは、このことに気づいてからです。

私は、この経験を元に、社内資料の種類ごとに資料全体の論理構成と資料の頁内の論理構成の組み合わせを考えた「ロジックテンプレート」というテンプレートを考えました。

このテンプレートに沿って資料を作成すると、完璧な論理構成の資料ができあがります。(笑)

以下の記事で詳細を解説しておりますので、是非、確認してみてください。

5.まとめ

説得力を増やすための文章の型で、おすすめは下記4点です。

(1)逆三角形型
(2)PREP法
(3)三段型
(4)ブログ型

あなた書こうとしている文章の種類にによって、使い分けられると大きな効果を発揮できます。

また、文章の型は、資料全体の論理構成と、資料の頁内の論理構成の2つあることを意識できると、「読み手」が納得できる資料を作成できるようになると思います。

是非試してみてください！

最後まで、お読みいただき、ありがとうございました。

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