#541 管理職として着任したら最初にする「質問」

全く業務を知らない部署部門の管理職を任される、、なかなか試されるイベントですが、そんな時に最初にしたら良い質問について、メモ。

１、異動はいつも突然にやってくる

外資系です。おそらく転職が日系企業よりも頻繁かと思います。それは役員レベルでも発生します。
そうした場合に備えて、管理職にはサクセッションプラン、という形で、自分の次の人材を常にアップデートしておくことがルール化されています。
で、実際に転職などでいなくなると、その人が任命されるのです。

ご案内の通り、転職は空きポジションとの兼ね合いなので、通常の人事異動の時期に発生するとは限りません。とんでもないタイミングでもあり得ます。

そもそもそんな時のために混乱を最小限とするためにサクセッションプランというものがあるのですが、任命される方としては事前に言われているわけでもないので、突然です。

そして、部署や部門を跨いで発生することもあります。

なので、そんな業務知らないよー、というところをいきなり担当することもあるわけです。

外資系だけでなく日系企業でもローテーションがあるケースでは同様のことが起こるでしょう。

いずれの場合も突然だし、未経験だし、結構大変です。

２、業務内容を教えてもらうのは当然として…

さて、皆様ならそんなとき、どうされますか？

業務説明を受けて、部下であるメンバーと個別面談をして、、など色々とやるべきことはありそうです。

その際には、基本的に、こちらが知りたい情報を聞いていくスタイルになると思います。

部下も「様子見」ですから、聞かれたことには答えてくれますが、積極的にアレやコレやインプットをくれるわけではないでしょう（もちろん例外はありますが）。

ところが、「何がわからないかわからない」状態でもあるので、つまみ食い、になります。本当は押さえるべきところがごっそり抜けていることも考えられます。

では、どうするか？

実は簡単で、メンバーに「私に知っておいてほしいことってなに？」と聞いてしまうことです。

こうすることで、そもそもわかっていないこともカバーすることができます。

加えて、この質問を各メンバーにしていくことで、それぞれのメンバーの問題意識や視座の高低などを知ることもできます。

つまり、自分の業務範囲にとどまるのか、時間軸が目の前だけにとどまるのか、それとも、部門や全社、あるいは業界全体まで考えた上での答えなのか、短期、中期、長期と時間軸も整理された形の答えなのか、というようなことが把握できるのです。

３、まとめ

いかがでしたでしょうか？

管理職だからといって全てを知っているわけではない、のですから、それを前提として全体像やメンバーまで把握できる質問、として、「私に知っておいてほしいことはなに？」が良いのでは？という内容でした。

管理職として着任すると、やる気に溢れて「あれは？」「これは？」と自ら動いてしまいがちです。
でも、メンバーとしては、また仕事の手順や重視するところが変わってしまうのでは？とか、提出や報告を求められることが変わってしまうのでは？といった不安で一杯なものです。

もちろん、そんな時ほど積極的に部下の側からインプットすればいいのですが、実際にはどんな人かも分からないので、余計な動きをして藪蛇になるのを恐れて様子見、となるものです。

よくあるのが、後で重要（だと新管理職が思うこと）が発覚した場合に、「なぜ言わなかったの？」と質問する人です。

これは、個人的には最悪、だと思っています。把握できていないのは、メンバーに責任があるのではなく、管理職の方に責任があるのです。

自分だって部下だった時にはそうだったはずなのに、なぜか忘れてしまうのです。あるいは、自分がそうでなくってもその立場のメンバーがどういう行動を一般的に取るものなのか、というのは管理職たるもの、理解して行動を組み立てるべきなのです。

最後までお読みいただきありがとうございました。
例によって個人的な経験に基づくメモでしたが、どこか参考になるところがあれば嬉しいです。

なお、業務改善を担当していた際に、こういう不幸なことをたくさん見てきましたが、それを解消する手段として以下のようなメモも投稿しています。

あと、部下側からのメモ。