Googleカレンダーでとりあえず登録、私のタスク管理術

タスク管理、ようはやるべき事をどう管理するか？　これは世の中の万人に共通の課題で人それぞれ色々なやり方があると思いますが、私がかれこれ７〜８年続けている自称鉄板なやり方をご紹介します。

もともと紙にメモるのが好きな私は、タスク管理専用のノートや手帳を作ってアクション・アイテムを書きまくるという、古典的なやり方を実践していました。

それはそれで楽しいのですが、ノートの使い分けというのが私にとっては難関で、いつのまにかタスク管理ノートに打ち合わせのメモを書き込んだり、別のノートにやることリストを書き込んだりと、しばらくするとしっちゃかめっちゃかになる訳です。

あと、自分にとっての最高の一品を求めて、ノートやペンをついつい買っちゃう。結果、数ページしか使ってないノートや、使わなくなったペンなどの在庫を大量に抱えることになる。これはかなりの無駄。こういう人間が文具メーカーの売上を底支えしているのかもしれません。

じゃあ、ペーパーレス作戦だ。ということで、タスク管理アプリみたいなものを幾つか使った事もあります。最初のうちは、やっぱりアプリは分かりやすいな〜、リマインド機能とか嬉しいね〜、修正もラクだし履歴も残るしね〜、なんて楽しく使っていても、仕事がモーレツに忙しくなってくると、いつの間にかそのアプリの存在すら忘れてしまうのです。。。

これは人間性の問題かもしれません。ダメ人間の自分はどうやってもタスク管理ができないのかもしれない。これは致命的な欠陥だ。ああ無情。

そう落ち込む私に手を差し伸べてくれたのが、Googleさんでした。

そういう方多いと思いますが、私はどんなに忙しくてもGmailとGoogleカレンダーだけは必ず目を通すという生活をしてまして、ある時からGoogleカレンダーを使ってタスクを管理するようになりました。結局のところそのやり方が自分にはズバリとはまり、もう長らくの間そのスタイルを続けています。

という事で前振りがかなり長くなりましたが、Googleカレンダーを使ったタスク管理術を紹介します。

やり方は至って簡単です。まずタスク＝やることが発生したら、その場でそのやる事をいつやるのか決めてGoogleカレンダーに登録します。

やる事の重要度と緊急性を考えて登録日時を決めるのがポイントです。

割と急ぎで早めの対応が必要なタスクは数日以内に登録。そんなに重要ではないけど、いつかやらないといけないタスクはとりあえず１週間後に。という感じでとりあえずGoogleカレンダーに入力します。

もちろんタスクに期日がある場合は、期日に合わせて少し余裕をもって数日前に登録します。

登録にあたっては時間まで細かく決める必要はありませんが、たまたま同じ日に幾つかのタスクが重なった場合は、タスクの優先度を考えて対応時間を変えるというやり方もありです。

この方法でタスクを登録していくと、Googleカレンダー上にどんどんタスクが溜まっていきます。カレンダーを確認すれば、その日にやらなきゃいけないタスクが一目瞭然となり、タスクそのものを忘れるという事はまず無くなります。

タスクを登録したはいいけど、この日では対応できない。別のタスクが割り込んだ。といった場合は、登録したタスクをドラッグ＆ドロップで別の日程に移動する。タスクの登録日を簡単に変更できるのもGoogleカレンダーの良いところです。

その他にGoogleカレンダーには、アラート機能や予定の繰り返し機能、色分け機能など、便利な機能がたくさんあるので、タスクの内容によってお便利機能を組み合わせると、より効率よくタスクを管理できるでしょう。

今まで色々なやり方を試してきましたが、私にとってはGoogleカレンダーでの「とりあえず登録方式」のタスク管理が一番長続きしています。タスク管理が独立したものではなく、カレンダーの確認という日常のルーチン作業に溶け込んでいる点が長続きしている理由かと思います。

移動につぐ移動でカレンダー上をさまよい続けるタスクも結構ありますが、このやり方でタスクの抜け・漏れはほぼ無くなりました。自分に合ったタスク管理法が見つからない方は、良かったら試してみて下さい。