#42【仕事】喋らないなら会議に出るな〜効果的な会議のコツ〜
こんばんは。
「喋らないなら会議に出るな」
コンサル勤務時代に研修で叩き込まれてから、
ずっと意識して実践していることです。
今日はどこの会社や団体でも頻繁に行われているであろう「会議」について、これまで実践して効果的だったなと思う方法等を書いていきます。
○会議とは？
そもそも会議とは何か。
Wikipediaでは、以下の説明が出ています。
「会議（かいぎ）は、特定の議題に関して意見交換・審議し、合意・施策などの意思決定をすること、および構成員の集まりを意味する。」
そう、何かを「決める」ことが大事なんですね。
ところが実際の会議はいろんな種類の会議がありますよね。例えば、情報共有会、資料の確認会、意見交換等。メールじゃダメなのかな？と思うことも山ほどあります。
全てを否定するわけではないですが、
時間あたりの人件費意識の欠片もなく、
その上、着地点が不明瞭な会議がどれだけ多いことか。
仮に「決める」会議となっていても、散々議論した挙句に偉い人の鶴の一声で結論出ちゃうみたいな会議もあれば、発言者がこだわって譲らず平行線になったり、自己満発言の人がいたり、あれも良いしこれも良いとか何も言ってないに等しい人もいたりする。
参加するだけで疲れますし、不毛な時間を過ごしたということでとても損した気分になりますよね。
○決めるためのコツ
これまで私がやってきて効果的だなぁと思ったことが2つありますので紹介します。
1つ目は、会議のアジェンダとゴールを両方書き出して関係者に共有しておくこと。
例えば以下のようなイメージです。
アジェンダ
・特設HPの掲載コンテンツについて
ゴール
・年度末までの掲載する記事の内容と掲載時期が決まっていること
○○について、とかだとどうなってたら良いのか不明瞭なのでNG。会議はいろんな人が参加するので、意外と自分が思うほど認識が統一されていないものです。
議題が多い場合は、議題あたりの議論の時間を後ろに（ ）書きしておくとより良いです。
2つ目は、常に論点を明確にすること。
私は対面だとホワイトボードをつかいますが、
縦にピーッと線を引いて、そこに論点を書いちゃいます。
例えば、上記の例だと、掲載する記事は何が良いか？と書く。
そうすると参加者の視線がそこに集まり、
何を掲載するかという論点を意識して発言が出やすくなります。
ただ、それでも悲しいかな、掲載する記事の内容と掲載時期を決めたいと言ってるのに、この特設HPは見づらいからサイトを見やすくすべきだ！とか、論点と違う話題が出ることもありますよね。しかもそれが職位が高い人だったりするとそっちに話題がもっていかれがち。
そういう時は、駐車スペースを用意して、
そこに書き出してあげる。
私は枠で囲ってボードの端の方にちょろっと描きます。「確かにそれも課題ですねー」とか言いながら、それは次回以降に詰めましょう、この記事が良いという点でご意見いかがですか？とか切り返します。
無視すると発言者も気分悪いですからね。
ちゃんと貴重な意見として捉えてますよーと、
さりげなく見えるようにしてあげる。
この2つを実践するだけでも結構会議の様子が変わると思います。
○おすすめの本
会議の運営はについては以下の書籍がおすすめです。
アビームコンサルティングの斉藤 岳さんの書籍。家族会議を例にして旅行先を決めるというテーマで、ダメな会議が良い会議に変わっていく様子を通じてポイントが学べます。
私も事業会社にきて最近甘えてないかなぁと。
日々運営される会議で発言しない人が多いなぁと思ったり、ちゃんと会議が設計されてないと感じることも多かったりします。
事業会社って変な論理で意味があったとかしちゃうこともあるから（偉い人がみんなに話しをすることに意味があるとか。意味ないんですけどね。）厄介だなぁと思ったりすることもしばしばありますが。
染まらず頑張らないと！と思い、
今回の記事を書きました。
少しでも参考になれば幸いです。
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