多忙な中で自分の時間をつくる方法
仕事が忙しい日々、僕は営業をしているので、お客様からの問い合わせに追われることが多々ありました。営業の仕事をしているとはいえ、半分は事務作業です。問い合わせが特に多い日は、本来やる予定だった事務作業が一切手つかずで終わることも。これは、相当なストレスですね（笑）。
以前、仕事中に邪魔になる電話への対処法について記事を書きました。
この記事では、スマホの電源を2時間オフにする方法を提案しています。この2時間がまさに自分だけの自由な時間。「邪魔」な電話が入らないのでリラックスして集中できるので、心のリズムも良くなって効率的に事務作業が進みます。結果、クオリティの高い資料作成が可能になります。さらに、2時間あればたくさんの作業を片付けることができます。
つまり、質も量も上がるわけで、まさに一石二鳥の効果があるのです！
ただ、もう一つ問題点があります。それは、事務所に直接、僕宛てに電話がかかってくることです。お客様が僕を指名して電話をかけてくるため、僕が直接対応しなければなりません。これは、僕のスマホにかかってくるのと同じ状況です。
この問題に対する対処法は、事務員に「これから2時間、僕宛の電話があっても転送しないでください。2時間後には折り返しますと伝えてください」とお願いすることです。これで、2時間の時間を守ることができます。
2時間という時間はとても有効です。たっぷりと作業に集中でき、効率的に仕事を進めることができます。そして、仕事が進むと気分も良くなりますしね。おススメです！
忙しい職場では、事務員もこの方法を取り入れている場合があります。事務員にとっての「邪魔」は実は社内の営業マンです（笑）。営業スタッフが成立させた契約の書類処理など事務作業の量は膨大です。その上、一生懸命仕事をしている最中に営業からの質問が飛んできたり、急いで回答している事務員の姿があります。中には、「今は忙しいから話しかけないでほしい」というオーラを放ち、営業からの声掛けを避けさせている事務員もいます。営業側は回答が必要で声をかけたいけれど、事務員からの「忙しい」オーラにより声をかけにくく感じてしまいます。
この問題に対処するために、ある職場では事務員が順番に「自分の時間」を設け、その時間帯は集中して作業を進めるようにしています。聞いた話では、1時間ごとに交代しながらこの制度を実施しているそうです。
この方法により、事務員は集中して仕事を進める時間を確保でき、仕事の効率が大幅に向上したとのこと。営業スタッフも、事務員が集中している時間を理解し、その時間帯を避けて質問や連絡をするようになりました。結果として、お互いのストレスが減少し職場全体のコミュニケーションがスムーズになったとのことです。
多忙な中で自分の時間をつくる方法として、営業マンがスマホの電源を切るやり方や、事務員が自分の時間を設けて作業する制度などを語りました。これらの方法は、「邪魔」が入る心配がなくリラックスして作業に取り組むことができるため、仕事の質と量を同時に向上させることができます。
これらの工夫を取り入れて、働きやすい職場にしていきたいですね！
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