アーカイブの意味を知ったらGmail処理が爆速になった話

2021年3月1日 20:55

こんにちは、仕事を爽快にするテクニックを伝えるセミナーの講師をしているアツシです。

今回は仕事の整理術の中でも一日の半分を費やしていると言われているメールでの整理術/仕事術に関してお話します。

この記事は以下に当てはまったら、読んで得をすること間違いなしです！

・Gmailを使っている人
・メール作業にストレスを感じる人
・1日の多くの時間をメールに費やしている人
・以前はOutlookだったけどGmailに移行した人

本日の結論

・アーカイブは文書を保存するという意味
・Gmailのアーカイブは非表示になるだけで削除されるわけではない
・アーカイブしても[すべてのメール]から検索できる
・アーカイブを使えれば受信トレイがスッキリ・仕事効率UP

(この記事は1,959文字で約3分で読めます)

１、アーカイブの意味を知らないとヤバい

最近よく記事でも耳にする「アーカイブ」。ちょっと前にinstagramでもアーカイブ機能が追加されましたと話題になりました。あなたは「アーカイブ」って何ですか？って聞かれたときに説明できますか？何となくわかっていても意味が分かっていない人は多いはず。

アーカイブ (archive) とは、重要記録を保存・活用し、未来に伝達することをいう。日本では一般的に書庫や保存記録と訳されることが多いが、元来は公記録保管所、または公文書の保存所、履歴などを意味し、記録を保存しておく場所である（公文書館も参照のこと）
by wikipedia

つまりアーカイブとは、記録を保存するという意味で、もっと言うとデータそのものを安全に保存するという意味です。instagramだとアーカイブに移動すると表示はされなくなりますが保存はきちんとされますよね。

でもGmailで[アーカイブ]を選ぶと受信トレイに表示されなくなる。ってことはゴミ箱に行くってこと？

いえ、違います！ゴミ箱にはいきません！

そもそもGmailでのアーカイブは図で表すと以下のような状態です。例えば、受信トレイのメールをアーカイブすると受信トレイから非表示にはなりますが、すべてのメール上では表示される状態になります。

つまり、アーカイブをしたところでゴミ箱に行くわけでなく、不要な物を非表示にするだけなのです。みなさんの受信トレイには既に処理したメールも未処理のモノも色んなメールが混ざっていると思います。

受信トレイに不要なメールもあると必要なメールを探すのにストレスかかりませんか？そこで「アーカイブ」です。受信トレイで処理したもの、不要なものは全てアーカイブすればよいのです。

私の場合、下の図のように処理しなければいけない物だけ受信トレイに残してあとはアーカイブ。結果、処理しなければいけないメールの見える化ができ、さらにスッキリして探す時間が削減できました！これだけで業務効率がかなりUPなんです！

・アーカイブは文書を保存するという意味
・Gmailのアーカイブは非表示になるだけで削除されるわけではない
・アーカイブしても[すべてのメール]から検索できる
・アーカイブを使えれば受信トレイがスッキリ・仕事効率UP

今回はGmail仕事術 / アーカイブに関してまとめました。

現在私は、サラリーマンとして仕事をする傍ら、デスクトップ整理コンサルタントなど、爽快に仕事を進めるテクニックを伝えるセミナーを開催しています。

このnoteでは、
①気分が上がる＆効率UPにつながる仕事の整理術
②セミナー講師として学んだこと
③仕事に活用できるマーケティング知識
をみなさんの仕事に活用できる形で発信しています。

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