【ビジネス／コミュニケーション】メールのまとめ方について【起業／フリーランス】
メールでのやりとりで、最後に「返信不要です」という用語を入れることは適切なのか・不適切なのか
というニュースを読みました。
今回のニュースは、簡単にまとめると、
メール内容と相手との関係性・業種等による（シチュエーションによる）
ということが言えると思います。
と、ここで終わってしまっては「そりゃそうですよね」と、今回の記事を読むまでもなく、多くの方が分かっている結論になってしまいますので、もう少しまとめたものを下記したいと思います。
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今回の内容についてのポイントは３つです。
１．メール内容との関係
メールのやり取りを行う目的は様々あり、ただ単に連絡のように使う場合もあり、ある事案について理解・関係性を深める場合もあります。
単なる連絡事項であれば、連絡事項を伝えて相手側の了承を得れば、返信不要という文言を入れることはあり得ますが、理解を深めるため相手とのやり取りが必須な内容の場合には、この文言を入れることは非常識と言えるでしょう。
「返信不要」という文言は、初めから終わりまでのメール全体を把握して使う必要があります。
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２．相手との関係性
メールは文字で伝達するツールであるため、文字をそのままの意味で受け取り交流することが基本です。
ただ、相手との関係性が深まっていれば、
「あの人であればこういう言い回しをするだろうな」
「こういう文言だとしても考えていることは違うんだろうな」
など、文字をそのままの意味で受け取らず、言葉の裏側をくみ取るようなやり取りも出来ます。
「返信不要」という言葉をどのように受け取ってくれるか、相手のことをきちんと理解している必要があります。
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３．所属する業種
私のようなフリーランス・士業では、多くの方が、「不定期に、法改正などによるお知らせを顧客にメールする」ことが多いです。
しかし、返信不要という文言を入れてくる方に対しては、いきなりのメールは失礼かなと思ってしまうため、あまり受け取りたくない締めの言葉です。
逆に考えると、「返信不要」という文言を入れてくる方は、私からのメールをあまり喜んでいない方、というようにも受け取ることが出来ますので、受け取った以降の関係性を考え直すきっかけになるメール内容です。
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上記から、「返信不要」という文言は、使う場所・使うとき・使う人を良く考えて利用しないといけないということが分かると思います。
少なくとも、私のようなフリーランス・士業／サービス業の人間は、利用することがかなり少ない文言として理解しなくてはいけません。
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今回の画像は【まり丨めんどくさいをテクノロジーで解決したい子育て中の主婦】さんからお借りしました。ありがとうございます。
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