vol.12「仕事の性質に応じてタイムマネジメントを考える」 タイムマネジメント

人生を豊かにするため、仕事で活躍するため、実践で使えるタイムマネジメントのノウハウをご紹介していきたいと思います。

今回のテーマは「仕事の性質に応じてタイムマネジメントを考える」です。仕事の種類を4種類に分けて、処理の仕方・時間軸によって対応を変えていきましょう。今日は仕事を4つの種類に分類し、どのようなタイムマネジメントのノウハウが適用できるか紹介していきます。

考える仕事　～集中できる時間を確保する

（例） 提案書作成、企画立案　等

資料作成、企画立案など、考えてまとまった時間をとらなければできない仕事があります。集中した時間を作るにはプライムタイムの記事に記載しています。このような仕事は「集中する」ことで高い成果を短時間で実現できます。そこで自分の集中力と時間をコントロールする意識をもつことが重要です。

また集中できないときは、多くのタスクを同時進行で抱えていて、集中力が散漫している可能性もあります。この場合「今この作業は何時までに終わらせる」と自分の中でタスクをひとつに絞り、他のタスクは一度忘れることで集中力を保つことができます。

こなす仕事　

（例） 見積書作成、資料整理、会議準備　等

これらの仕事は準備と作業を交互に行い、それなりに時間がかかります。
準備時間と作業時間として連続した時間を確保することができれば、時間短縮が可能です。まとまった時間の考え方はのこぎり歯現象の記事に記載しています。

完全に時間を拘束されてしまう仕事

（例） 会議、商談　等

会議、接客など、行動が１００％相手に拘束されてしまうタイプの仕事があります。これは、相手と上手に交渉して、拘束時間を削減しましょう。そして、会議の前に「何をテーマに話しするのか」議題を決め、「ゴールをどこにもっていくのか」目標設定を行う、更に議題について事前に共有しておくことである程度まとまった考えを持って、会議に臨めるように工夫してみてください。会議の後に予定を決めておくと時間意識が高まった良い効果が得られると思います。

時間を自由に使える仕事

（例） 移動、出張　等

不自由なく仕事ができる環境ではないですが、「考える」「情報収集する」など、限られた仕事ならできる場合があります。工夫次第で、有効活用が可能です。

重要な仕事を後回しにしていませんか？

有名なパレートの法則（８０：２０の法則）の通り、全体の成果の８割は重要な２割の時間によって生み出されています。この重要な２０％の仕事を発見するためには、自分の仕事を重要度と緊急度の２軸で整理することが重要です。

この2軸はアイゼンハワーの原則です。ポイントは、「重要であるが緊急ではない」と「緊急ではあるが重要ではない」を逆にしがちな人が多いという点です。「重要であるが緊急ではない」を優先し、計画的に行うことが重要です。