vol.15「突発業務への対処方法/優先順位をつけられない場合/催促されることが多い場合」 タイムマネジメント

人生を豊かにするため、仕事で活躍するため、実践で使えるタイムマネジメントのノウハウをご紹介していきたいと思います。

本日のテーマ は「突発業務への対処方法/優先順位をつけられない場合/催促されることが多い場合」です。

突発業務への対処方法

特に顧客対応を行う部署では、その日の仕事はその日になってみないとわからないことが多いかと思います。

問合せやトラブル対応などはいつ発生するかわかりませんので、「日常的な小さな突発業務」だけに的を絞って対策を考えることが有効です。

例えば、「社内からの問合せと調整のため、毎日60分あらかじめ時間を確保しておく」などです。

つまり、いかに"イレギュラー業務"を"レギュラー業務"としてタスクに組み込めるかが重要になります。

また突発業務であったとしても「今日中にやるべきこと」と「明日以降にしても問題ないこと」に分けて考えることで、集中して目の前の業務にあたることが可能です。

毎日忙しく、１時間も余裕が作れないというのであれば、どこかで残業してでも余裕を設けることができるように、業務工程を見直す日を設け、余裕がつくれるように心掛けましょう。

優先順位をつけられない場合

アイゼンハワーの原則に則り、重要度と緊急度の２軸で課題を整理したものを上司など他人にみてもらいましょう。他人に見てもらうことで客観的な視点で重要度と緊急度を捉えることができるようになります。

なぜか催促されることが多いと感じる場合

相手を返信待ちにしている場合、催促されることが多いと考えられます。

ボールを早く相手に渡す、または、相手へ投げる予定日を事前に伝えておくことで、催促の回数を減らすことができます。

「とりあえずの即レス」が大事です。

この時、「実際に連絡できる日程に1日プラス」を目安に期限を伝えておくと余裕が生まれます。

いずれにしても自分でボールを長く持ちすぎないように心がけましょう。

締め切りには余裕をもって計画的に行動しましょう。