仕事ができる人のスケジュール管理術：時間を味方につける方法
この記事を読むべき対象者と得られるメリット
この記事は、「仕事に追われがちで、もっと効率的に時間を使いたい」「スケジュール管理を改善して、成果を上げながらプライベートも充実させたい」と考えているビジネスパーソンを対象としています。特に、プロジェクトリーダーやマネージャーなど、多忙な業務を抱える人にとって、この記事を読むことで以下のメリットが得られます：
• 効率的なスケジュール管理術の習得
• 業務の優先順位付けが上手くなる方法の理解
• 実際に成果を上げるための時間の使い方がわかる
本記事では、一般的な時間管理の理論や概念に加えて、筆者自身の経験をもとにした具体例を交えて解説します。加えて、Amazonで購入可能なおすすめ書籍も紹介しますので、さらに学びを深めるきっかけになるでしょう。
1. スケジュール管理が重要な理由
スケジュール管理は、多くのビジネスパーソンにとって重要なスキルです。時間は誰にとっても平等に与えられた資源ですが、それをどう使うかが成果の差を生むポイントです。特に、現代のビジネス環境では、複数のプロジェクトを同時進行で管理することが求められる場面が増えています。
時間管理と成果の関係
心理学者の研究によれば、時間の使い方を明確に計画することで、ストレスの軽減と生産性向上につながることが示されています（参考：Eisenhower Matrix）。「重要なことに集中する時間」を作ることで、業務の質を向上させるだけでなく、余裕のあるスケジュールが結果的に新しいアイデアの創出にも寄与します。
実例：プロジェクトリーダーとしてのスケジュール管理
筆者がプロジェクトリーダーとして部下を持ち、製造業のクライアントを相手に短期間で成果を求められる現場では、スケジュール管理が成果に直結していました。限られたリソースの中でタスクを配分し、自身の時間を最大化するための工夫が必要でした。
2. スケジュール管理の基本原則
1. 目標を明確にする
スケジュール管理の第一歩は、目標の設定です。目標が明確であれば、タスクの優先順位がつけやすくなり、無駄な時間を減らせます。
• 例：1日の終わりに「明日やるべき3つのタスク」を書き出す。
• 製造業のコンサルティングプロジェクトでは、クライアントの期待値を超える成果を出すため、週単位の目標を細分化し、日々確認していました。
2. タスクを分類する
エイゼンハワー・マトリックス（Eisenhower Matrix）は、タスクを「重要かつ緊急」「重要だが緊急でない」など4つの象限に分類する手法です。これにより、時間を割くべきタスクが明確になります。
• 重要かつ緊急: 締め切りが迫るレポート提出
• 重要だが緊急でない: 自己啓発の時間（例：UXデザインのトレーニング）
• 緊急だが重要でない: 急な依頼メールへの返信
• 緊急でも重要でもない: SNSチェック
3. 実践的なスケジュール管理の手法
1. 時間ブロック法
「時間ブロック法」は、カレンダーにあらかじめタスクをブロック状に配置し、各タスクに専用の時間を割り当てる方法です。
• メリット:
• 集中力が高まる。
• 他人からの割り込みを防ぎやすい。
• 例: 午前中の2時間を「資料作成」に割り当て、午後はクライアントミーティングに集中する。
2. バッファを設ける
1日のスケジュールに「余裕時間」を意図的に入れることで、予定外のタスクや緊急の対応にも柔軟に対応できます。
• 実例: 筆者がプロジェクトのリーダーを務めた際、クライアントからの急な依頼を想定し、毎日1時間のバッファ時間を確保していました。
3. ツールを活用する
現代では、多くの便利なツールがスケジュール管理に役立ちます。
• Google Calendar: タスクの可視化と通知機能が便利。
• Trello: プロジェクト全体の進捗管理。
• Notion: カスタマイズ性の高いタスク管理ツール。
4. 継続的な改善のために
スケジュール管理は、一度学んで終わりではなく、定期的な振り返りが重要です。たとえば、毎週金曜日に「1週間の振り返り」を行い、次週の予定を再調整する習慣を持つと、管理の精度が上がります。
改善のポイント
• 達成できなかったタスクがなぜ発生したのかを分析。
• 必要でない会議やタスクを削減する。
5. おすすめの書籍紹介
『神・時間術』（著：樺沢紫苑）
この本では、脳科学的な観点から「時間を最大限に活用する方法」が紹介されています。特に、集中力を引き出す時間帯の使い方や、効率的な休憩の取り方が参考になります。Amazonで購入可能なので、さらに深く学びたい方におすすめです。
結論
スケジュール管理は、仕事の成果を上げるための基盤です。この記事で紹介した方法を実践することで、限られた時間を最大限に活用できるようになります。スケジュールを制する者が、成果を制します。ぜひ、自分に合った方法を見つけ、日々の業務に取り入れてみてください！