「気安い要望」でボロが出る - 情報の追加 +

　今回の話題は概ね事務仕事のイメージですが、会社での賃金労働に就かれていない方でもイメージしやすく、その他の一般社会生活においても当てはめられ得る思考題材ですので、少しご覧ください🙇

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　日々、定刻に行なう、e-mailでの《受注状況報告》送信業務があります。
　その〔目的〕は、先方に対して情報を伝えるため、ですので、相手の事情・要望に沿った時刻に行ないます⏲

　運用取り決めとして、

◆①11時と②14時（の少し前）を目途にメール送信する
◆①11時の段階では、見込み数量もしくはその段階で確定している数量を伝達する意図・役割があり、所定のニュアンスで『予測値：フォーキャスト(forecast)』連絡をするルール
◆②14時にはその日の『確定数量』を伝える＝発注の締切時刻
◆こちらの段取りが済めば、②14時を待たずして確定できる日もある

見方を修正して少し縮めると、

・『確定数量』を速やかに報せる、という心得
・もし11時の段階で未定なのであれば、②14時まで猶予がある
・ただし条件として、①11時頃に一旦『見込み数量』を送信すること

という要件になりますね。

　実務仕事をする当事者にとっては前者4項のような捉え方になってしまいがち（≒他のメンバーに引き継ぐ時等の伝達ニュアンスがこれ）ですが、相互関係の本質的スマート連携を追究（追求）するなら後者のように捉えておくよう心掛けたいところです。

　”どんくさい”仕事ぶりの人が見舞われている「認識のズレ」の一例について述べましたが、今回の本題はそこではないのです…😓　また前置きが長くて・・・

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　運用実状上、①11時の予報メールと②14時前の確定メールとの2回送信する日がほとんどです。※前述した通り②は前倒しもアリ

　そして、その各メールには

①『未確定』
②『確定』

というステータス区別を、本文にて記載する（注文内容は添付ファイルで詳細明記）ことで、適確な区別をしてもらう、というルールもあり、漏れなく実行してきました。

　

　それがある日、先方より

（本文中だと、メールを開封しないとどちらなのか認識できないため）
今後はメール件名のところに区分を明記するように

とのリクエストが入りました。

　

　勘の鋭い当方は、「この展開にはちょっと…😩」
　と察したのですが、

”ツッコミどころ”に
貴方は気付けますでしょうか？

※手打ちする手間そのものは、beforeとafterと同程度で済みます

　

◆◈◆◈◆◈◆◈◆◈◆

　

　先方の目論見／上記要望の主旨とは、つまりこういうことだと解釈されます。

『確定数量』ではない『見込み数量』の通知であるならメールを開かないこともあり得る／それだけの価値しか無い

と・・・？🙄

　
　もしどちらのステータスの着信情報であれ全着信が常に〔有効〕で〔活かされる〕のであれば、目に付くところにその区分が「既に明記されている」わけなので、『いや、それをもっと目につく【件名】のところに掲げよ』とはお門違い。

『見込み数量』の通知の場合は軽視することもある

という態度が露呈していることになります。

　

あぁ、そゆこと？
こっちがせっかく手間を掛けて①を守っても無下に扱うことがあるの!?

②の『確定数量』の方が断然有意義なものだとはごもっともですが、そう言うのなら「もう①の方は免除」とならないの？

　

　という、本質思考展開で”気付き”を得られないまま「はい！承知致しました🙇」となる送信者側の腑抜け感がまた、業務非効率体制の不認知温床となっているのですね😞

　そして、業務合理化マインドの本質理解に程遠い面々が、”そもそも話”に対する思考無く、〔自動化〕だの〔DX化推進〕だの言って猛進し、アタフタと空回りすることになるのもお決まりのシナリオ🤕

　

　こんな程度のプチ事案における対応姿勢に際しても、多重的・副次的に、かつ一向に現認されないままの、「残念な振る舞い」が顕れたりするものです。

　貴方の身の回りでは同系のエピソードに見舞われていませんか？

　本稿に目を向けて頂けた方には、”気付き”力の向上の下支えとなっていることを願います🙇

　

《見直し検討例》

上記のような、日次ルーチン通知メールにおいて、

◆件名（や本文内に）、例：〇月〇日分　発注明細　

のように、当日日付の類をやたらと付けたがる／必須だと思っている　人が少なくないように見受けられますが、やめてしまうことを推奨します。もたらされる効用はほぼゼロの自己満足にすぎない…
⇒『本日分』という汎用語で済まし、テンプレート（ひな形）化を🙋
　

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